A governança de dados é a maneira mais eficiente de aproveitar todas as informações que circulam na empresa. Tirar proveito de todo o conteúdo produzido e transformá-lo em diferencial competitivo é, sem dúvida, a vontade maior de qualquer gestor.
Alcançar esse objetivo está cada vez mais difícil. Pelo fato de a quantidade de dados gerados ser cada vez maior, isso gera alto esforço para avaliar tudo e separar o útil do descartável, especialmente se forem usadas ferramentas limitadas, como as planilhas eletrônicas.
Se você quer um guia prático para analisar e usar os dados de forma eficiente, continue a leitura e descubra o que é governança de dados, por que usar na sua empresa, suas funções básicas e os principais erros. Confira!
O que é governança de dados?
Na era da informação, os dados gerados pelo andamento de um processo podem e devem ser aproveitados e analisados a fim de se transformarem em conteúdo útil para avaliar a gestão e conduzir melhor as rotinas administrativas.
Dados mal armazenados ou inseridos de maneira incorreta — algo comum quando se usam planilhas — são ineficazes na hora de extrair informações com excelência e atrapalham o fluxo de ações desempenhadas no dia a dia.
Para que situações desse nível fossem resolvidas, algumas empresas criaram, dentro ou externamente à área de tecnologia, departamentos responsáveis exclusivamente por cuidar dos dados da empresa e gerenciá-los. Essa estratégia de criação chama-se governança de dados.
Os protocolos funcionam basicamente para que tais conteúdos sejam recolhidos, guardados com segurança, tratados corretamente e armazenados de maneira a permitir fácil localização.
Com uma governança de dados eficiente, é possível extrair informações de variadas fontes, como CRM e ERP. Isso cria um repositório automático e combate qualquer tipo de violação de conteúdo.
Em um cenário tecnológico e competitivo, utilizar-se de meios como esse para promover melhoria contínua é a melhor forma de gerar um negócio produtivo e lucrativo. Com a governança de dados, se obtém um panorama organizado de todos os processos.
Os bons administradores podem utilizar essas informações como uma base íntegra e acertada para guiar a tomada de decisão. Ou seja: a governança de dados é um pilar da melhoria contínua e da gestão de informações para a evolução da organização.
Por que a governança de dados é vantajosa para as empresas?
Muitos gestores se sentem perdidos em meio a tantos dados e informações, o que acaba prejudicando as suas análises e retardando a tomada de decisões estratégicas.
Se a empresa percebe que está nesse tipo de dificuldade e quer garantir uma resolução que seja eficiente e traga o retorno desejado, é necessário a governança de dados.
Ao investir na governança de dados, a empresa desenvolve e facilita a tomada de decisões, melhora os seus fluxos e processos, e integra a área de TI com as demais áreas do negócio, garantindo melhores resultados.
Quais são os motivos para se preocupar em governança de dados?
Governança de dados é um assunto que está em alta e, mesmo aqueles que ouviram falar agora do conceito, já têm uma ideia do quanto essa pauta vem se tornando importante para os negócios. Porém, você sabe por que o assunto preocupa cada vez mais os executivos ao redor do mundo? Mostramos os principais motivos!
Gestão ineficiente
Boa parte das empresas está interessada em usar seus dados para gerar conhecimento que auxilie na tomada de decisão. No entanto, segundo análises da revista Harvard Business Review, a má realização de governança de dados dentro das empresas afeta os resultados obtidos com tecnologias de BI e Big Data.
Segundo a publicação, quase metade (47%) dos registros feitos por empresas têm, pelo menos, um erro altamente prejudicial às atividades de análises de dados. Documentos com informações conflituosas ou incompletas são o bastante para que uma empresa perca dinheiro, competitividade e espaço no mercado, portanto, são um risco que a maioria das organizações não querem correr.
Vantagem competitiva
Porém, ainda há dificuldades para implementar a governança de dados como parte obrigatória de todos os negócios, sejam eles digitais ou não. É que, embora o assunto seja tendência, esse não é um tema muito entendido e praticado dentro das empresas.
A maioria delas ainda está tentando entender o que isso significa e que impacto pode ter nas suas operações. Por isso, governança ainda cumpre papel de diferencial competitivo dentro das empresas que já começam a se preocupar com ela.
Hoje, apenas 3% das empresas, segundo a mesma publicação da universidade de Harvard podem ser classificadas como “aceitáveis” quando o assunto é governança de dados. Quem sai na frente acaba ganhando vantagem e têm a chance de ser pioneiro no assunto.
Legislações mais severas
Leis voltadas para o “direito de esquecimento”, como a GDPR e sua versão brasileira, a Lei Geral de Proteção de Dados são outra novidade que influência na implementação de governança de dados nas empresas.
Entes reguladores criados especificamente para lidar com como as empresas coletam, armazenam e distribuem dados de clientes estarão em atividade no Brasil a partir do ano que vem.
Como a governança de dados funciona?
O departamento de governança de dados funciona por meio de captura automatizada. O funcionamento ocorre por meio de ETL (extrair, transformar e carregar, em português).
O ETL eficaz e alinhado com as demais estratégias da empresa adéqua a qualidade dos dados sem a necessidade de manuseio humano, e ainda diminui os erros no momento das análises, garantindo o acesso correto às pessoas indicadas.
Quais são as funções relacionadas à gestão de dados?
Para entendermos, de fato, a importância da governança de dados, vamos pegar o guia da DAMA-DMBOK (padrão internacional para gestão de dados) e analisar a sua recomendação do conjunto de dez funções para essa administração. Veja abaixo.
1. Governança de dados
Responsável por demonstrar a função de autoridade e manutenção das estratégias, papéis, políticas e exercícios envolvidos com os dados ativos da organização.
2. Desenvolvimento de dados
Responsável pelos exercícios de modelagem e implantação das estruturas dos dados do ciclo útil do desenvolvimento de informação dos sistemas.
3. Arquitetura dos dados
Responsável por precisar as necessidades de dados, alinhando as informações com as estratégias de negócio da empresa.
4. Operações de dados
Responsável pela manutenção e armazenamento dos dados ao longo da vida útil.
5. Dados mestres e dados referências
Responsável por alinhar e controlar as atividades, assim garantindo a consistência e a disponibilidade de visões ímpares dos principais dados reaproveitados na empresa.
6. Business intelligence e data warehousing
Responsável por delimitar e controlar os processos provendo dados de suporte às decisões. Geralmente, disponibiliza os ativos em aplicações analíticas.
7. Documentação e conteúdo
Especializada em implementar, planejar e controlar exercícios para manter, proteger e acessar dados não estruturados das organizações.
8. Gerenciamento de metadados
Os metadados são os que representam os dados como significados. Os significados equivalem aos conteúdos técnicos dos dados, que por sua vez são extraídos por meio das informações. Essa extração ocorre no formato, na estrutura e no tamanho. As informações sobre restrições também são usadas como conceitos e definições.
9. Qualidade dos dados
Responsável por medir, avaliar e otimizar os dados. A gestão de qualidade, como o nome sugere, também garante a qualidade dos dados da empresa.
10. Segurança dos dados
Tem a função principal de criar e manter políticas de segurança da informação na organização.
Quais erros podem ocorrer ao implantar a governança de dados?
A governança de dados é muito eficiente e cumpre com excelência o seu trabalho no quesito armazenamento e leitura das informações. Porém, isso tudo só é possível quando a implantação dessa estratégia ocorre corretamente.
1. Motivações e objetivos mal definidos
Uma grande falha é que muitos gestores querem aplicar essa tarefa sem definir de forma sucinta as motivações, e não são claros quais os objetivos esperados com a adição da governança de dados em seu escopo de processos rotineiros.
Na maioria das vezes, a ordem da implantação vem de diretores e gerentes, mas as motivações e a necessidade para tal ordem não foram debatidas e analisadas de forma aberta e clara. Para evitar esse erro, é preciso que os objetivos e as motivações sejam muito bem esclarecidos e entendidos por todos.
2. Assessment inadequado
Um erro muito comum entre as implantações malsucedidas da governança de dados é a realização inadequada do assessment.
O assessment é essencial para que a nova estratégia funcione com excelência. A partir dele, a empresa poderá planejar as atividades prioritárias para a implantação da governança de dados. Ele deve ser feito no início e apresentar de forma clara e explícita a real situação da empresa.
Para que o assessment seja considerado válido, as seguintes atividades devem ser contempladas:
- entendimento e conhecimento das características principais da empresa;
- avaliação das atividades existentes;
- divulgação dos pontos fortes e fracos da empresa (PFOA);
- definição de um plano de ação.
Quais as melhores práticas para governança de dados?
Um dos grandes problemas que embargam o crescimento das organizações é a falta de melhoria contínua para resolver problemas. Além disso, decisões errôneas, que não consideram aspectos importantes ao serem tomadas, podem prejudicar a empresa.
Se você entende como os dados bem geridos acerca da sua produção revelam questões essenciais para entender o seu processo e assim conseguir melhor guiá-lo, provavelmente gostaria de implantar a governança de dados. Veja, a seguir, um passo a passo para conseguir executar essa implantação com sucesso na sua organização.
Engage a sua equipe
Os colaboradores mantêm a organização ativa. Desse modo, o envolvimento deles para manter os protocolos quanto às informações é de extrema importância e garantir que a governança seja de fato praticada.
Para isso, os líderes devem inserir o time nas novas diretrizes, de modo a proporcionar que todos compreendam sua importância e tenham meios adequados para praticá-las. Também ofereça treinamentos e capacitação para atender aos novos moldes.
Verifique a infraestrutura do seu negócio
A governança vai reger todos os aspectos e documentos gerados no dia a dia da organização. Cheque os sistemas atuais, como eles são produzidos, quais são os resultados esperados a partir de cada um e quais dados e documentos eles geram.
A partir dessas informações, é possível estruturar os esquemas de governança de forma que eles também se ajustem à organização. Apenas assim é possível colher resultados expressivos.
Promova uma estratégia certeira
Para guiar a governança de dados, é altamente necessário uma política bem estabelecida. A fim de que isso ocorra, uma política inteligente deve ser definida, e a ferramenta utilizada precisa ter coerência com o perfil da empresa.
Assim, ao delinear como o seu sistema de governança de dados vai discorrer, pense em todos os detalhes e garanta que ele contemple a empresa e guie os dados gerados rumo ao real objetivo visado pela gestão.
Invista em business intelligence
O Business Intelligence, o BI, promove a conversão dos dados e as informações geradas em pauta para melhor direcionar a tomada de decisão empresarial. Os relatórios revelam o andamento do negócio e, assim, esclarecem quais são as melhores estratégias a serem seguidas.
Aliar esse processo à sua governança de dados é uma ótima maneira de otimizar os resultados do sistema e conduzir a organização rumo à melhoria contínua que pode ser obtida a partir deles.
Como implementar a governança de dados?
Agora que você já conhece as melhores práticas para implementar a governança de dados na sua empresa é hora de ver o passo a passo para começar um programa de governança de dados. Com as dicas a seguir, você estará pronto para dar início ao processo. Confira!
Passo 1: escolha os encarregados para implementação
Quem decidiu implementar governança de dados na empresa precisa, o quanto antes, encontrar os especialistas que poderão lidar com essa demanda. Em geral, é possível buscar entre a equipe de TI pelo menos um agente que tenha mais familiaridade com o conceito de possa guiar sua implementação, mesmo que com a ajuda de uma consultoria.
O ideal é selecionar alguém que não trabalhe diretamente com dados para que não seja influenciado em suas decisões em relação à tarefa. Essa pessoa deve estar em contato com os líderes dos principais times da organização, já que governança de dados funciona melhor quando é implementada de cima para baixo.
Passo 2: avalie as atividades atuais
É provável que, a essa altura, a sua equipe já utilize princípios ou ações específicas comuns à governança de dados. Por isso, avaliar o que já foi implementado é uma etapa fundamental.
Coisas como “gerenciamento de informações”, por exemplo, são sinônimos de governança de dados e devem ser observados de perto. Um bom formulário de avaliação do status da governança de dados na empresa pode ajudar.
Nele devem constar perguntas e respostas sobre suporte, estrutura dos conjuntos de dados armazenados na empresa, volume e uso de dados não estruturados e iniciativas com foco na qualidade de dados, por exemplo, para que possa avaliar a complexidade do que já está presente na rotina da sua equipe.
Passo 3: explique governança para os agentes da transformação digital
São chamados de agentes da transformação digital aqueles membros da organização que conseguem influenciá-la no sentido de adotar novas tecnologias e garantir que as suas equipes as utilizem. Esses personagens devem ser trazidos para o centro do debate durante a implementação da governança de dados pelo poder que têm em influenciar as pessoas ao redor.
O primeiro passo deve ser educá-los sobre o significado de governança de dados e mostrá-los quais benefícios essa estratégia pode trazer para o negócio e como ela pode contribuir para o sucesso das iniciativas de dados da empresa. Quanto mais bem informados esses agentes estiverem sobre a governança, maiores as chances de ela ser um asset valioso para a sua organização.
Passo 4: crie um roadmap para a governança
Para que a governança de dados seja implementada com sucesso em uma empresa ela precisará de que duas etapas sejam concluídas com máximo de sucesso: a estruturação do framework de governança, documento que delineia as regras que a governança de dados deve seguir e a criação de um roadmap.
Eles serviram para, respectivamente, descrever como a governança será implementada na empresa e listar as prioridades para que tudo ocorra no tempo certo. O roadmap deve ter datas e prazos para que a implementação seja feita no tempo previsto e o framework deve estar disponível em todos os momentos para que seja seguido.
Passo 5: observe a implementação e faça ajustes
Pronto! Agora que está nos momentos finais da sua implementação de governança de dados é hora de escolher as métricas e metas que planeja observar e conquistar com ajuda dela. Fazer acompanhamento próximo dos resultados obtidos pela sua empresa com esse tipo de gestão é a melhor maneira de estar, daqui por diante, sempre um passo à frente dos seus concorrentes.
O framework da governança de dados precisa estar disponível por meio de documentação que poderá ser acessadas por outros membros da organização no futuro e os dados monitorados precisam ser arquivados para que se afira a eficácia da governança.
Mantenha, como já mencionamos no início deste artigo, a mentalidade de melhoria contínua para que a governança de dados traga frutos duradouros para o seu negócio.
Neste artigo, você descobriu o que é governança de dados, a importância de contar com essa ferramenta na empresa, as principais funções e os erros cometidos durante a sua implantação. Aplique estas dicas na sua empresa e eleve a qualidade e a produtividade do seu negócio.
Quer se aprofundar no assunto para entender os impactos dessa prática e organização? Leia o nosso artigo sobre os resultados de aliar a governança de dados à execução do processo!
