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Como usar o BI para realizar relatórios gerenciais?

Como usar o BI para realizar relatórios gerenciais?


Nos últimos anos, o uso do Business Intelligence (BI) ou da inteligência de negócios cresceu significativamente no meio corporativo. Afinal, esse conjunto de práticas tem sido fundamental para aumentar o poder competitivo dos empreendimentos e ainda é útil na produção de relatórios gerenciais.

Como sabemos, os relatórios gerenciais são fundamentais para o gestor porque, além de ajudarem no processo de tomada de decisão, também reforçam a construção de uma cultura empresarial orientada por dados.

Nesses documentos que servem de base para análises estão as informações relevantes acerca dos pontos imprescindíveis do negócio, uma vez que neles se encontram os indicadores de performance da organização.

Quer descobrir o papel do BI nesse contexto e desfrutar os benefícios que essa junção pode trazer? Então, acompanhe este artigo até o final!

Por que os relatórios gerenciais são importantes?

A resposta pode até parecer evidente diante do pouco que já foi exposto. Mesmo assim devemos reforçar as razões que os tornam fundamentais em qualquer gestão.

Entenda que eles são os responsáveis por revelar a eficácia daquilo que foi traçado em um planejamento. Logo, as informações disponibilizadas nos dão a chance de avaliar se a estratégia, de fato, gerou resultados positivos.

Além disso, essas ferramentas ajudam a detectar oportunidades, desafios, necessidades, vantagens, prejuízos. Logo, são essenciais para os gestores administrarem todas as demandas da empresa.

É claro que a sua implementação tem uma relação direta com os objetivos e as atividades de cada organização. No entanto, eles admitem extensões, e isso é ótimo para ficarmos por dentro de um quadro empresarial mais completo — do histórico às informações atuais.

Quais são os mais importantes?

Como vimos, os relatórios gerenciais são ferramentas que agregam na gestão. A partir de tecnologias específicas, dados sobre insumos, concorrentes, fornecedores e clientes são extraídos, combinados, depurados e analisados de um jeito rápido e eficiente.

Sobre isso, você deve saber que há, pelo menos, cinco modelos importantes, independentemente do porte da empresa:

Financeiro

De forma geral, os relatórios financeiros são os mais usados no meio corporativo, por motivos óbvios. Afinal de contas, a sobrevivência do empreendimento depende de um controle orçamentário realista.

Para que você entenda a importância desse documento empresarial, nos últimos anos muitos empreendedores tiveram que decretar falência em função do impacto da crise econômica em suas atividades.

A mortalidade tomou proporções exageradas, a ponto de o número de fechamentos superar a margem de aberturas de empresas. Das 733,6 mil que nasceram, apenas 277,2 mil conseguiram completar cinco anos de vida.

É claro que os motivos do encerramento de cada negócio dependem de diferentes fatores, por isso não podemos generalizar. No entanto, as razões que levam muitas empresas a baixar as portas são:

Ausência de planejamento

A inexistência de um plano de negócios ou a inconsistência das referências coloca o negócio em situação de vulnerabilidade.

Inexperiência

Ela costuma gerar certos problemas para o empreendedor, por isso pesquisas e treinamentos são fundamentais na hora de adquirir bagagem profissional.

Omissão na divulgação

A propaganda é a alma do negócio. Portanto, a marca deve definir os canais e propagar a mensagem segundo seus valores, missão, visão e público-alvo.

Reprodução de formatos existentes

Cada negócio é único, logo as demandas não são as mesmas. Portanto, a cópia literal de modelos existentes pode levar ao fracasso.

Criação de planos incompatíveis

A elaboração de um planejamento implica conhecimento da realidade de mercado. Sendo assim, as empresas devem adequar isso ao orçamento, ao público, ao serviço ou produto e todas as esferas do negócio.

Deficiência no fluxo de caixa

As contas devem ser mantidas sob controle, a fim de que os números não prejudiquem a evolução das atividades.

Em suma, os relatórios gerenciais financeiros servem de alerta para o administrador porque, a partir deles, conseguimos visualizar a situação orçamentária e implementar planejamentos compatíveis com a realidade da companhia.

Por exemplo, o demonstrativo do resultado do exercício (DRE) permite medir a lucratividade da empresa, ampliando a percepção sobre as movimentações (entradas, saídas, contas a pagar, contas a receber) de determinado período. Assim, temos a oportunidade de projetar melhor as despesas e os investimentos.

O balanço patrimonial é outro que revela a situação do patrimônio financeiro. Inclusive, ele é obrigatório para as empresas e a sociedade como um todo, salvo se você for um empresário do meio rural. Nele são relatados os seguintes itens:

  • passivos: obrigações e exigências;

  • ativos: benefícios extras e bens da empresa;

  • patrimônio líquido: diferença entre ativos e passivos.

Nesse rol documental também podemos incluir o relatório de valor orçado x valor real, que nos dá a noção do balanço sobre a quantia projetada versus a verba disponível no caixa. Ou seja, o empreendedor pode se prevenir, inclusive, de possíveis endividamentos.

Produtividade

A gestão de pessoas também faz parte dos relatórios gerenciais porque tem a ver com otimização e manutenção na qualidade dos processos. Nesse sentido, eles são ótimos para avaliar o desempenho do grupo e também para responder a certos questionamentos:

  • quais são os gargalos da produção?
  • houve queda na produção?
  • quanto a empresa entregou no mês?
  • os funcionários contam com ferramentas automatizadas?
  • quais colaboradores se destacaram mais?
  • há uma campanha efetiva de treinamento?
  • o que pode ser melhorado no quesito agilidade?

Mas não para por aí porque, além das informações acerca do desempenho do grupo, eles ainda nos revelam se houve variação na base de clientes, na cartela de produtos, nos gastos com campanhas de marketing, no orçamento etc. A produtividade é um indicativo importante para medirmos a evolução em diferentes áreas do negócio.

Primeiramente, é importante que o gestor registre a atividade de cada colaborador porque, ao efetuar esse tipo de cadastro, consegue estabelecer indicadores e metas de desempenho individuais.

Outro ponto importante é garantir a atualização das métricas, visto que o ritmo da produção influencia consideravelmente no alinhamento das demandas.

Além disso, as ferramentas automatizadas colocam a empresa em outro patamar de competitividade, por isso a adoção delas é necessária, mesmo nas pequenas empresas.

E, para que o resultado seja satisfatório, a performance dos colaboradores deve ser informada a eles porque, com o feedback, terão a chance de melhorar a cada execução.

Vendas

O objetivo de qualquer marca é vender. Assim como nós, você deve saber que esse é o real motivo de sobrevivência do negócio. Afinal, todos os esforços são direcionados no sentido de aumentar a taxa de conversão, certo?

Logo, o relatório de vendas se torna um item fundamental na hora de avaliar os resultados da comercialização de produtos ou serviços, já que ele ajuda a determinar a efetividade das ações implementadas.

Além disso, ele nos mostra se a metas foram cumpridas e ainda destaca a participação de vários elementos (clientes, estoque, produtos, vendedores, períodos, formas de pagamento) inerentes ao processo de vendas.

Portanto, elaborar um material dessa magnitude implica filtrar as informações, a fim de localizar os dados mais relevantes para o negócio. Isso quer dizer que disciplina, precisão e meticulosidade são importantes para garantir resultados confiáveis. Então, na hora de elaborar um, inclua:

  • ticket médio das vendas;

  • produtos mais procurados e vendidos;

  • desempenho do vendedor;

  • quantidade das vendas realizadas;

  • horários e dias com volume de vendas maior;

  • montante de ligações e visitas;

  • volume de clientes pendentes;

  • custo de aquisição de clientes (CAC);

  • quantia total de vendas realizadas;

  • retorno sobre o investimento (ROI).

Perceba que os relatórios de vendas devem apresentar objetivos claros, porque isso é essencial para garantir funcionalidade e eficiência nas ações futuras. O ideal é que eles sejam implementados diariamente, mas tudo também depende da particularidade e necessidade de cada negócio.

Outra dica é não abrir mão dos softwares de gestão para administrar esse e outros relatórios, porque gerir isso manualmente numa planilha certamente potencializa as imprecisões e aumenta os retrabalhos. Nesse caso, a automação é necessária até mesmo para agilizar e facilitar a análise dos resultados.

Satisfação

Na era do cliente, a experiência do consumidor é uma forma de garantir valor competitivo. Não adianta uma marca investir tanto na aquisição de novos compradores se ela não é capaz de verificar se as ações, de fato, os retêm e fideliza.

Nesse aspecto, os relatórios de satisfação contribuem na averiguação do contentamento de clientes e colaboradores. Sim, porque a equipe também precisa se sentir parte do negócio para abraçar a causa da empresa. Ou seja, a análise do engajamento não é somente externa.

Entenda que, depois do advento da internet, as pessoas deixaram de ter intermediadores convencionais. Hoje, elas mesmas pesquisam e dão voto de confiança a quem elegerem.

No contexto atual, quase 50% dos consumidores pesquisam antes de comprar. Ou seja, um comercial bem produzido ou um tapinha nas costas já não são o suficiente para uma marca obter o reconhecimento deles, já que todo esse protagonismo os tornou ainda mais exigentes.

É aí que os relatórios gerenciais nos ajudam a entender melhor o perfil dos consumidores. Por meio de questionários e reuniões, conseguimos compreender essa dinâmica de envolvimento e aceitação, seja com os produtos, seja com serviços ou atendimento. Esse é o ponto-chave que temos para detectar os pormenores que podem ser melhorados.

Além de formulários e reuniões, você também pode usar o Net Promoter Score (NPS), que também é uma metodologia apropriada para a medição da satisfação. Com apenas uma pergunta, é possível saber se uma pessoa voltaria ou não a comprar da sua empresa, por exemplo.

No que tange ao relatório de satisfação interna, ele é ideal para identificarmos problemas e equívocos no ambiente de trabalho.

Por sinal, é o tipo de avaliação fundamental, uma vez que as insatisfações podem influenciar a produtividade. Nesse caso, para realizar levantamentos e cruzamentos de dados, faça perguntas referentes à diretoria, aos supervisores, aos colegas, ao método de trabalho, às condições ofertadas e às funções exercidas. Tente esmiuçar ao máximo essas ponderações para obter respostas mais precisas.

Crescimento

Os relatórios de crescimento podem ser usados, inclusive, para analisar a evolução dos departamentos dentro da empresa. Ou seja, além de mostrar o posicionamento dela como um todo, também dão uma visão particular de cada área.

Por meio deles, contabilizamos aspectos como vendas, clientes, produtos, patrimônios, finanças, satisfação dos clientes, entre outros.

Assim, podemos comparar, por exemplo, a quantidade de produtos disponibilizados na atualidade com a margem ofertada há um ano, a fim de verificar se houve ou não evolução nesse período determinado.

O mesmo pode ser aplicado ao fluxo de caixa, no intuito de traçar planos de investimento de curto, médio e longo prazos, porque os históricos dos valores abrem margem a previsões e criação de estratégias pontuais.

O que os relatórios gerenciais precisam ter para ser eficientes?

Por se tratar de ferramentas que influenciam nas tomadas de decisão do gestor, o primeiro passo consiste em cadastrar informações confiáveis porque, para gerar um balanço de qualidade, é importante que os indicadores estejam corretos.

Afinal, a oportunidade de eliminar erros e retrabalhos é o que torna esse tipo de material indispensável. Mas não para por aí, já que outros critérios determinam a validade deles:

Apresentação

Muitas imagens e um design chamativo podem tirar a atenção de quem os interpreta. Portanto, menos é mais. Então, no intuito de que o leitor tenha uma boa experiência, estabeleça um layout elegante, com gráficos simples.

Objetividade

A prolixidade não é um aspecto interessante nos relatórios gerenciais, pois isso só prolonga o assunto, deixando o processo de análise moroso. Nesse sentido, tente ir direto ao ponto, a fim de evitar redundâncias.

Não apenas isso, livre-se também das métricas de vaidade, que não colaboram em nada com os resultados. Ou seja, trabalhe para construir diagnósticos inteligíveis, pertinentes, sintéticos, porém completos.

Metodologia

A definição do método ainda não é um procedimento claro para boa parte das organizações. Dentre as dificuldades recorrentes está o fato de elas não saberem exatamente  o que fazer para produzir os relatórios gerenciais. E, quando sabem, não conseguem encontrar um modo de como executar isso.

Nesse caso, mesmo que não haja um parâmetro universal sobre o tema (as empresas têm particularidades diferentes), você precisa ter em mente que as ferramentas utilizadas nesse processo devem ter uma conexão entre si. Portanto, quanto mais integradas elas forem, melhor será para obter informações rápidas e completas.

Depois disso, é imprescindível que você defina os indicadores, no intuito de conhecer o ponto de partida da ação. Ou seja, estabeleça fatores que mereçam ser avaliados. Feito isso:

  • defina a melhor forma de executar;

  • eleja os responsáveis pelo levantamento de dados;

  • defina o padrão e a periodicidade;

  • observe o desempenho dos indicadores;

  • mensure e analise as informações.

 

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O que é Business Intelligence?

Trata-se de um conceito de inteligência de negócios que entrega a informação correta, no momento oportuno, à pessoa certa.

A expressão foi mencionada pela primeira vez por Richard Millar Devens, em 1865, no livro Cyclopaedia of Commercial and Business Anecdotes. A expressão serviu para ilustrar o fato de Sir Henry Firnese ter obtido informações favoráveis que lhe permitiram agir antes dos concorrentes.

A técnica, que  é constituída de um processo sistemático, oferece a chance de antever tendências e corrigir erros. Logo, é uma concepção valiosa para quem busca vantagem competitiva.

Na década de 1980, porém, a nomenclatura surgiu com força total por conta dos processos organizados contidos em Data Marts e Data Warehouses, que culminaram em informações relevantes nas tomadas de decisão gerenciais.

Apesar disso, a conceituação definitiva do termo só foi possível nos anos 1990, quando o Grupo Gartner o definiu como sendo um processo que transforma informações em dados pertinentes.

Qual é a utilidade do BI?

O propósito do Business Intelligence é dar a você a chance de decidir da forma mais assertiva possível, sem achismos ou hipóteses.

Por meio dele coletamos, organizamos, elaboramos, acompanhamos e obtemos atualizações em tempo real. A partir de uma tela conseguimos ter nas mãos o conteúdo de que precisamos para tomar as melhores decisões.

Esse conceito, aliado à tecnologia, contribui sobremaneira com os objetivos estratégicos do empreendimento. E não importa se estamos falando do lançamento de um produto ou de uma tendência importante para o segmento, porque ele, sem sombra de dúvida, ajuda o gestor a ter uma percepção mais apurada do contexto que almeja atingir.

Para que você tenha uma ideia da importância desse tipo de recurso, a Gartner, empresa de consultoria especializada no desenvolvimento de soluções tecnológicas, informou que os gastos com softwares corporativos movimentarão o mercado de tecnologia da informação (TI).

As estimativas apontam para um faturamento global de US$ 3,7 trilhões ainda em 2018, representando um crescimento de 9,5% para o setor. Ou seja, com as demandas que temos hoje, esses sistemas de gestão são essenciais, pois nos livram das demandas corriqueiras e nos colocam à disposição dos assuntos de core business da empresa.

Como usar o BI para a realização de relatórios gerenciais?

Se os relatórios gerenciais são fundamentais para o gestor ter o controle das atividades nas mãos, o BI é a forma que ele tem para organizar tudo isso em um só lugar e obter os dados de um jeito prático, rápido e otimizado. Até porque ele pode customizar os inúmeros relatórios com mais facilidade.

Lembre-se de que os dados são transformados em informações pertinentes para você gerir o seu negócio da forma mais otimizada possível.

Em vez de perder tempo na elaboração de planilhas, esse sistema organiza tudo e entrega as referências essenciais para as estratégias. Ele potencializa os ganhos, aumenta sua vantagem competitiva no mercado e contribui no processo de tomada de decisão.

Como funciona a análise de dados?

Na prática, as informações coletadas são organizadas e comparadas com outras  inseridas na base de dados. E o cruzamento desses itens revela a situação real da empresa em diferentes aspectos.

Com isso, o administrador consegue visualizar o contexto factual  e traçar planos realistas, livres de hipóteses ou métricas de vaidade.

Ou seja, o conteúdo é atualizado em tempo real, e isso diminui consideravelmente o período de reação, uma vez que as informações pontuais contribuem para a implementação de estratégias compatíveis com as necessidades e desejos dos clientes, o que é ótimo para estreitar o relacionamento com eles.

No fim, você evita estagnação e desvantagens porque, ao responder ao público com mais rapidez e qualidade, a empresa passa a ser reconhecida, e isso fortalece sua reputação frente à concorrência.

Outro ponto que não podemos deixar de mencionar tem a ver com o desperdício de dados, que é, por sinal, um problema enfrentado por boa parte das empresas, sobretudo com o advento da internet. Afinal, não é nada simples filtrar tantos dados simultaneamente com eficiência, praticidade e rapidez.

Ou seja, os relatórios gerenciais, aliados ao Business Intelligence, dão a você a oportunidade de se antecipar às tendências, corrigir os erros e criar novas receitas, a partir dos produtos e serviços ofertados.

Além disso, os processos automatizados deixam o gestor e a equipe livres para trabalhar temas-chave da corporação, porque o fato de as informações serem analisadas sem a necessidade de intervenção humana corrobora em termos de produtividade.

Do ponto de vista financeiro, isso significa menos tempo na coleta e produção de dados para o relatório. Não só isso — a performance dos indicadores é analisada diariamente, o que evita problemas e surpresas no final do mês.

Além do mais, a interpretação feita por meio de um painel é simples. Portanto, elimina os conflitos na hora da leitura do conteúdo. E com os dados precisos e organizados, você também evita dores de cabeça durante uma auditoria, situação em que os controles e relatórios financeiros devem ser adequados.

No mundo de hoje, controlar tantos dados por métodos tradicionais é uma forma de aumentar os erros e retrabalhos. Afinal, sem as ferramentas de automação, o risco de as análises se tornarem imprecisas só cresce.

Por isso, o Business Intelligence é fundamental na elaboração e mensuração dos relatórios gerenciais, uma vez que agiliza, controla e ainda fornece o conteúdo que precisamos para avançar nos negócios.

Este conteúdo ajudou você a compreender a importância do BI na implementação dos relatórios gerenciais? Quer descobrir como ele pode ser útil aí, na sua empresa? Entre em contato com a gente agora mesmo e fique por dentro de todas as vantagens!

 

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