6 dicas para otimizar o processo de criação do seu relatório de dados

Quem conhece o potencial de trabalhar com análises de informações sabe que criar relatório de dados é uma tarefa muito importante para estratégias assertivas na organização.

Essa tarefa contribui para a empresa, ajuda a ter objetivos mais claros de mercado e a decidir qual o foco para que o negócio consiga se expandir e atingir as metas que deseja. Mas nem sempre parece fácil.

Por isso, preparamos neste conteúdo algumas dicas que vão te auxiliar a ter mais produtividades nessas horas! Além disso, elas trarão agilidade e assertividade para o procedimento, tornando sua rotina descomplicada. Confira mais a seguir!

Por que vale a pena focar em otimizar meu relatório de dados? 

Investir na criação de relatório de dados de maneira precisa e rápida traz benefícios ao profissional que atua com isso e para a companhia em geral.

O segmento de análise desempenha papel estratégico na organização para que ela tenha parâmetros de ação mais efetivos. É ele que também fornece condições de avaliar melhor a performance e os cenários de negócio.

Com isso, traz luz aos processos de trabalho, aumentando a eficiência de departamentos e também da gestão. Há muitos benefícios em adotar estratégias que aumentem a força desse apoio. A otimização de relatórios é uma delas, em que vale a pena focar para liberar tempo de equipes.

Entre essas vantagens está também maior rapidez para entregar às áreas de negócio informações essenciais para que elas ajam corretamente e atinjam seus objetivos dentro dos prazos necessários.

6 Dicas para não esquecer na criação de relatórios 

Na hora de criar relatório de dados, alguns passos são interessantes para que tudo saia bem e se tenha agilidade. Porém alguns analistas se esquecem deles no momento de apresentar as medidas que foram alcançadas para seus clientes e gestores.

Por isso, vale lembrar que as etapas essenciais para acerto nessa função e entrega de resultados consistem em dicas simples.

Veja a seguir quais são e não tenha mais dificuldades para realizar esse importante processo na sua rotina:

Utilize uma linguagem clara, assertiva e simples!

A primeira dica é básica, mas pode fazer toda a diferença. Por mais acostumado que você esteja a trabalhar com arquivos, tem que se lembrar de que nem sempre a pessoa que irá receber os relatórios entende disso tanto quanto você.

Portanto, a linguagem que apresenta os resultados deve ser clara e acessível para o público que o verá. Ela precisa ser a mais simples possível, sem perder a qualidade nas informações. Essa é uma maneira assertiva de assegurar um bom entendimento.

Para facilitar, busque se expressar de forma direta também durante as reuniões e momentos marcados para discuti-las. Isso torna mais descomplicado o aparecimento de ideias sobre o que se fazer com elas.

Defina o método de análise adequado para a organização

Cada startup pode se beneficiar melhor de um tipo específico de método de análise, conforme a demanda que tem.

Sendo assim, é fundamental que você veja se a análise escolhida é a melhor para a sua organização. Se estiver em dúvida sobre como fazer isso, uma conversa com as áreas de negócio ajuda a entender o que é mais relevante para elas em cada momento.

Existem métodos descritivos, que auxiliam a acompanhar o que ocorre em tempo real com a organização, essencial para o monitoramento dos setores. 

As prescritivas, contribuem para recomendações do que deve ser feito para atingir objetivos. Por essa razão, elas são ótimas para planejamentos anuais, semestrais e assim por diante. 

Já a diagnóstica pode ser essencial para detectar a causa de um problema, quando se percebe que algo não vai bem.

Tenha um storytelling chamativo

Para apresentar os dados, você também precisa saber valorizar a forma como eles chegam à gestão. Por isso não é tão simples trabalhar com Big Data. O trabalho não para em analisar.

Isso porque, por mais importante que sejam, é necessário criar um impacto positivo com eles para convencer os gestores a investir nas ideias que podem ser extraídas dali.

Mesmo com todos os avanços da ciência desse setor, ainda não é muito claro para todas as áreas e funções o quanto essa área contribui. Às vezes, a questão é outra: não é tão claro o contexto em que esses registros se apresentam.

Por isso, crie histórias baseadas em realidade para mostrar na prática, em forma de exemplos, o que essas informações querem dizer.

Apresente uma visualização clara dos dados

Ainda dentro dessa proposta de apresentar o relatório de dados de modo interessante e prático, aposte em uma visualização clara. 

Para tanto, você pode contar com gráficos e tabelas que ajudem a dispor as informações de forma mais organizada.

Esses recursos tornam simples a leitura e a localização de arquivos de acordo com interesse de cada setor. Cabe ressaltar que não é necessário que você faça isso tudo sozinho ou manualmente.

Soluções tecnológicas que atuam de forma automatizada na coleta confiável e na estruturação, bem como na catalogação e visualização, ajudam a gerar ideias mais facilmente e a torná-las atrativas. Ter uma malha de dados inteligente também é essencial.

Torne suas informações interativas

Pensando nesse aspecto, melhor ainda será se você tornar essas informações interativas. O que isso significa, afinal?

É contar com uma base de dados que não somente mostre-os. Ela permite trabalhar com projeções sobre eles.

Há soluções em forma de software que colaboram para tornar mais dinâmica essa tarefa. Assim, durante uma discussão para definir o que fazer a partir dos relatórios, é possível modificar registros em simulações. Já pensou em quanto isso enriquece os insights?

Conte com as ferramentas certas

Uma dica final e indispensável é contar com ferramentas certas, que te apoiem na construção desse procedimento. Para começar, nuvem híbrida e DaaS são opções que muitas vezes permitem condições básicas de armazenamento e controle de arquivos.

Depois, sim, vem também o processo de relatórios. Automação robótica (RPA) e soluções como iBPM (Intelligent Business Process Model), low code e Case Management são possibilidades para isso.

Ao padronizarem processos e assegurarem o fluxo de trabalho e a criação de apps e interfaces que conectam tudo de modo mais ágil, elas modificam a produtividade para melhor.

Precisa de ajuda? Conte com a Toccato!

Por fim, se você sente que precisa de ajuda na hora de gerar relatório de dados com mais rapidez e precisão, saiba que pode contar com a Toccato! 

As soluções que disponibilizamos podem te ajudar nesse procedimento, desde a coleta, até a preparação, catalogação de arquivos e organização de apontamentos que ajudam a extrair ideias e insights importantes para os gestores.

Assim, você transforma registros em informações estratégicas para maior competitividade. Nossos diferenciais estão calcados em nossa experiência de referência em Business Intelligence e tecnologias que apoiam o dia a dia.

Por meio da implementação com eficiência de ponta a ponta nas empresas, isso proporciona tomada de decisões mais assertiva e positiva para os negócios. 

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