Self-service BI: 9 mitos e verdades

O Business Intelligence se consolidou como uma estratégia importante na obtenção e na análise de dados, ajudando as empresas a efetuarem bons negócios. Seguindo os mesmos passos, o self service BI se estabelece como a tendência da vez. Você sabe o que é esse recurso e o que o diferencia do modelo atual de BI?

O autoatendimento BI é uma ferramenta que possibilita que o usuário final realize análises e gere relatórios personalizados a qualquer momento, em qualquer lugar e sem a obrigação de um contato direto com a área de tecnologia da informação.

No modelo atual de BI o usuário precisa entrar em contato com a área de TI, informar os critérios para a análise e, somente depois desse processo, os dados filtrados se tornam disponíveis para a análise.

Por ser um assunto relativamente novo, as informações sobre o autoatendimento são tratadas de forma superficial e irresponsável. Isso contribui para que se gere uma nuvem de dúvidas sobre o tema. Com o objetivo de esclarecer o assunto, listamos alguns mitos e verdades sobre o self service BI. Acompanhe!

1. O self service BI pode confundir e atrapalhar mais do que ajudar

Mito e verdade! Se utilizada de forma desordenada e sem controle, a ferramenta pode gerar retrabalho e não ser tão eficiente quanto deveria. O self service pode produzir vários tipos de relatórios que dizem a mesma coisa, mas de maneiras diferentes.

Além disso, as informações geradas pelos relatórios acabam se perdendo entre departamentos diferentes e até dentro da mesma área. Cada usuário pode construir um relatório sobre sua própria perspectiva, e outra pessoa de um time diferente — ou até da mesma equipe — pode não entender a essência das informações.

Em contrapartida, cada funcionário e departamento pode personalizar o relatório de acordo com sua necessidade, dando mais autonomia para que as informações sejam trabalhadas de forma eficiente e não engessadas.

Para que a ferramenta de self service seja esclarecedora e auxilie a empresa na tomada de decisão, é necessário que as organizações prezem pela autossuficiência dos usuários, mas que conectem as pontas, de forma que todas as áreas consigam se comunicar, que os dados sejam retroalimentados e que as informações estratégicas sejam acessadas de qualquer lugar.

2. Self service BI pode causar perda de desempenho

Verdade! Se a organização não realizar um bom planejamento estratégico de BI, a demanda pela utilização da ferramenta de self service pode exceder o programado. A ampliação do uso dela para a geração de dados requer, na máquina de cada usuário, um poder maior de processamento e mais capacidade de armazenamento, gerando uma perda de desempenho caso a empresa não consiga prover equipamentos necessários para rodar e armazenar as informações.

Além disso, as organizações costumam utilizar a solução de self service sem integrá-la ao ambiente corporativo, criando silos de informações. Dessa forma, o conceito original do autoatendimento BI deixa de ser uma solução para identificar pontos fora da curva e de geração rápida de informação para se transformar em um repositório de relatórios que, em sua maioria, são similares entre si.

3. O self service pode aumentar o custo de BI

Verdade! Quando as diversas áreas da empresa não se organizam e conversam entre si, a possibilidade de ocorrer uma duplicidade de gastos aumenta. As áreas adquirem soluções sem considerar as outras alternativas ou mesmo as já licenciadas pela empresa.

É comum que a ferramenta de autoatendimento seja utilizada de forma individualista e imediatista. Os usuários não pensam de forma holística na hora de empregar a solução e acabam onerando a estratégia de BI.

Além da aquisição de ferramentas similares ou já licenciadas, os funcionários acabam não utilizando as facilidades do self service para entender mais sobre as características do negócio, conhecer melhor os seus clientes e vender mais.

As facilidades do autoatendimento são utilizadas, em sua maioria, para comprovar que um dado pode não ser tão insatisfatório quanto parece. O tempo e o esforço gastos para validar esse dado encarecem a solução e, muitas vezes, fazem com que ela se torne mais onerosa do que as ferramentas do modelo atual de BI.

4. Self service contribui para um processo de tomada de decisões mais embasadas

Verdade! O objetivo do self service BI é proporcionar o espaço e as ferramentas essenciais para que os usuários possam construir relatórios mais personalizados gastando menos tempo. Ao adquirir um software de autoatendimento BI, a empresa dá mais liberdade e velocidade para que seus funcionários se dediquem às informações relevantes para o setor em que atuam.

Isso concede grande autonomia, velocidade e flexibilidade para todas as áreas da empresa. A versatilidade e a agilidade de gerar informações específicas de acordo com a percepção dos usuários contribui na fundamentação do processo de tomada de decisões.

5. O self service não demanda treinamento

Mito! Apesar de ser uma ferramenta simples e intuitiva, o processo de self service demanda treinamento por parte dos usuários. Por mais que um profissional tenha facilidade em aprender a manusear novos softwares, sem um treinamento adequado, os recursos da plataforma de autoatendimento podem acabar sendo subutilizados.

A capacitação básica de todos os usuários se faz necessária para equiparar o nível de conhecimento e permitir que todas as áreas da empresa possam realizar a análise dos dados de forma uniformizada, sem que uma equipe saia prejudicada no processo de avaliação das informações.

Dependendo da estrutura e do nível da empresa, pode ser que haja um conjunto grande de informações que precisam ser viabilizadas no BI, tornando a elaboração de relatórios muito mais complexa — particularmente no que diz respeito a filtros que devem ser empregados para que a informação retrate com precisão o que se pretende.

6. Self service BI dispensa o uso completo de uma equipe de TI

Mito! Uma ferramenta de self service BI nunca vai eliminar a necessidade de ter uma equipe completa de TI para dar suporte ao uso da tecnologia.

Para que o Business Intelligence gere os resultados que a sua empresa espera, é necessário lidar com dados limpos, bem modelados e prontos para serem analisados. Essa tarefa não pode ser feita pelos usuários finais, por isso uma equipe de tecnologia experiente é uma grande aliada.

Além disso, um time de TI ajudará você a entender aqueles relatórios mais complexos, mesmo que boa parte das análises seja feita por conta própria.

7. Uma ferramenta self service basta para obter mais sucesso na tomada de decisão

Mito! Outro dos conceitos equivocados sobre Business Intelligence é o de que o uso de uma boa ferramenta de BI, self service ou não, é o suficiente para obter, dos dados empresariais, todas as informações de que o negócio precisa para ser um sucesso.

A verdade é que, por melhor que seja um software, ele não é o único responsável pelos resultados de um projeto. Elementos fundamentais, como a qualidade e a confiabilidade dos dados, além de processos de negócios bem estabelecidos, são muito mais importantes para que o BI funcione a favor da sua empresa.

8. Self service é uma alternativa barata para a implantação do Business Intelligence

Mito! Muitos líderes acreditam que a implantação de um self service será o suficiente para poupar e, simultaneamente, obter todos os benefícios que o Business Intelligence oferece a um negócio, mas não é tão simples assim. Ainda que o self service seja menos oneroso para os negócios, ele ainda representa um investimento e não é negligível.

Fica mais fácil entender isso quando pensamos em como as ferramentas self service funcionam: elas dependem de dados para operar, e isso exige poder computacional — disponível localmente ou na nuvem. Em ambos os casos, mais memória e mais capacidade de processamento representam um custo adicional.

Embora o self service seja uma opção mais competitiva para que as empresas possam se beneficiar de todas as vantagens do uso de Business Intelligence, ele trará custos para o negócio — que devem ser colocados na ponta do lápis antes da implantação.

9. É preciso apostar na ferramenta independentemente da realidade do negócio

Por último, não poderíamos deixar de mencionar este grande mito: o de que implantar o Business Intelligence no seu negócio é sempre uma ótima opção. Quando a implantação acontece apenas porque “todas as outras empresas” estão fazendo o mesmo, ela tende a ser menos bem-sucedida do que quando é feita considerando as necessidades do negócio e todas as particularidades dele.

A tecnologia tem enorme potencial para transformar a sua rotina de trabalho e fazer com que a sua equipe seja cada vez mais eficiente, mas ela só consegue fazer isso quando está adaptada à realidade da sua empresa. Isso é válido quando falamos em self service BI e quando nos referimos, por exemplo, à compra de um novo equipamento.

É preciso entender bem como Business Intelligence funciona e avaliar se ele é a solução mais adequada para o seu empreendimento antes de gastar dinheiro com self service.

Podemos perceber com esses mitos e verdades que, quando utilizada de forma desordenada e sem planejamento, a solução de autoatendimento BI acaba atrapalhando, confundindo e gerando mais custos do que as ferramentas do modelo atual de Business Intelligence.

Também aprendemos que a sua utilização deve ser programada, de forma que a demanda não extrapole o planejado e não afete o desempenho da solução. Finalmente, vimos que o self service BI auxilia a empresa a tomar decisões embasadas em informações relevantes para o setor.

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