Saiba como fazer a gestão de ativos em TI com eficiência

Como a sua empresa faz a gestão de ativos em TI? Nos últimos anos a transformação digital proporcionou enormes mudanças nas organizações e na maneira como elas fazem negócios. As empresas são hoje mais digitais e dependem diretamente de tecnologia para conseguir entregar valor para os seus clientes.

Nada mais natural do que querer que os investimentos da empresa em TI tragam resultados e sejam duradouros. Por isso é tão importante fazer a manutenção dos ativos desse setor.

Mas quais são os ativos da TI, por que eles são importantes para o sucesso do negócio e como garantir que eles funcionarão bem? Confira as dicas!

O que é gestão de ativos em TI?

Para entender melhor como funciona a gestão de ativos em TI é uma boa ideia começar entendendo quais são eles e como contribuem com o sucesso financeiro do negócio. Na administração de empresas existem dois tipos de recursos financeiros: os ativos e os passivos.

São chamados de ativos todos aqueles recursos que podem ser capitalizados pelo negócio, e de passivos aqueles que não o fazem.

Os ativos podem ser bens, posses e até membros da equipe que colaboram ativamente para trazer rendimentos para a empresa. Por outro lado, os passivos geram gastos ou se categorizam como custos de manutenção.

Na TI temos tanto ativos quanto passivos. Um servidor, por exemplo, que exige manutenção e perde valor com o passar do tempo, tornando-se obsoleto é um passivo. Já um recurso como computação em nuvem, mantido pela empresa para poder rodar as aplicações de que as operações do negócio dependem, é um ativo.

Por que a gestão de ativos em TI é importante?

Quanto mais ativos e menos passivos uma organização tiver, melhor. Ao reduzir dívidas, custos operacionais e de manutenção e aumentar o volume de tecnologia e bens que podem ser capitalizados em curto prazo a saúde financeira do negócio é maior.

A gestão de ativos no setor de TI é importante por outros motivos também. É ela que mostra ao gestor que tipo de investimentos ele deve priorizar, quais áreas do departamento de Tecnologia da Informação são mais críticas e quantas delas sustentam processos de negócios dos quais a empresa precisa para manter o caixa.

Uma gestão de ativos em TI deve também cuidar dos componentes tecnológicos físicos e virtuais da empresa para garantir que eles não estejam drenando recursos do negócio. Por isso, um bom gestor de TI saberá quando é hora de trocar o seu provedor de serviços para cortar custos e quando é o momento de apostar em novas tecnologias para tornar a organização mais eficiente.

Como otimizar a gestão de ativos?

Há muito o que se ganhar com uma boa gestão de ativos, portanto, aprender a fazer isso é fundamental. Nos tópicos a seguir conferiremos algumas dicas para melhorar a gestão de ativos na empresa. Fique atento!

Considere todo o ambiente de tecnologia

Para ter sucesso com a gestão de ativos em TI é preciso ter um panorama de toda a tecnologia que é utilizada pelo negócio hoje. Por isso, faça uma lista que contenha os itens de tecnologia da informação, incluindo:

• hardware (inclusive switches, firewalls, roteadores etc);
• software (licenças de serviços e sistemas, backup etc); e
• consumo/insumos (manutenção, segurança, energia etc).

Com essa lista em mãos você terá muito mais facilidade em entender a TI do negócio e o que pode ser melhorado a médio e longo prazo. O inventário deve incluir, além dos equipamentos que estão em uso, tudo o que estiver armazenado no estoque da empresa e qualquer peça de substituição que tenha guardado.

Sempre que possível inclua dados adicionais no seu inventário, como a data de compra do item e o certificado de garantia. Isso vai ajudá-lo no momento da substituição de um ativo.

Mapeie os ativos da sua empresa

Embora o inventário ajude a entender os equipamentos e tecnologia que estão à sua disposição, uma boa ideia é criar também um mapeamento dos ativos da empresa.

Considere que componentes trabalham juntos, como eles estão organizados no seu ambiente de TI e quantos deles são interdependentes. A correlação entre os ativos dará uma visão gerencial da infraestrutura de TI fundamental para o sucesso da gestão de ativos.

Fique atento para o ciclo de vida

O ciclo de vida de um ativo é também fator relevante na tomada de decisão, por isso gestores devem fazer o controle do software e hardware que utilizam sempre.

Faça uma anotação quando um ativo mudar de estágio no seu inventário de ativos e, se possível, liste motivo, data, hora e o nome do usuário que fez a mudança ou a autorizou. Assim, qualquer problema no futuro poderá ser resolvido com transparência e agilidade.

Crie alertas automáticos

Muitos softwares de manutenção e monitoramento podem ajudá-lo a fazer uma gestão de ativos em TI ainda melhor. Eles funcionam mais ou menos como um despertador que, ao notar qualquer alteração ou comportamento suspeito nos sistemas, envia uma notificação para o administrador. Essas notificações podem poupar muito tempo no dia a dia e garantir manutenções corretivas eficazes e descomplicadas.

Toda correção de falha feita antes de uma pane no sistema poupa tempo e recursos para a empresa, portanto, configurar alertas automatizados que contemplem inclusive a atualização de licenças de uso fará uma grande diferença nos resultados da gestão.

A tecnologia pode ser uma grande aliada da gestão de ativos em TI na sua empresa. Quando bem utilizados, os dados do negócio podem indicar quais são as melhores alternativas para diversas áreas do negócio, inclusive o setor de TI.

Por isso é importante ficar de olho nas KPIs, métricas e objetivos do seu negócio e averiguar periodicamente como a tecnologia utilizada na empresa está contribuindo para o sucesso da organização. Assim, você terá muito mais facilidade na hora de tomar decisões em relação aos ativos de TI.

E aí, pronto para usar estas dicas para fazer a gestão de ativos em TI com eficiência? Assine a newsletter e receba as principais atualizações aqui do blog na sua caixa de e-mail!