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 Descubra 12 ferramentas para auxiliar na tomada de decisões em sua empresa

 Descubra 12 ferramentas para auxiliar na tomada de decisões em sua empresa


Na busca por melhores resultados para a empresa vale a pena lançar mão de uma boa ferramenta de apoio a gestão. Ferramentas de apoio são métodos e técnicas que podem variar de acordo com o perfil do negócio e também da estruturação das operações. Eles ajudam a organização a tomar decisões melhores, que resultam em retornos financeiros e estratégicos para a marca.

É sempre bom ter uma caixa repleta de soluções à disposição para as horas de necessidade e contar com tantas ferramentas de apoio à gestão quanto possível. Para ajudá-lo nessa tarefa, coletamos ótimas práticas do mercado e criamos uma lista com as 7 ferramentas para auxiliar na tomada de decisões em sua empresa. Confira.

1. Pesquisa

Desde que bem-feita, com um objetivo claro e com sua metodologia definida com base no tipo de descoberta a ser feita, a pesquisa é uma das mais antigas, mas ainda bastante usadas, metodologias de estudo para tomadas de decisão.

Podendo variar entre modelos de investigação em profundidade ou teste de hipóteses, a divisão mais comum está entre metodologias quantitativa ou qualitativa.

Essa última é mais utilizada para assuntos subjetivos, como entender o comportamento do cliente, testar o impacto de uma campanha perante o mercado ou descobrir quais os tipos de benefícios que os funcionários de uma empresa preferem como recompensa.

A quantitativa, por outro lado, tem um viés mais direto e normalmente está voltada para levantamentos de dados mais “frios”, como descobrir o tamanho do seu potencial mercado de atuação, preço médio da concorrência etc.

Sendo externa ou interna, encomendada a terceiros ou desenvolvida com recursos próprios, é importante saber estruturá-la tanto quanto respeitar seus resultados.

2. Business Intelligence

Tecnologia voltada para a análise de dados, o BI depende de soluções de gestão integradas que consigam extrair todos os dados do negócio e transformá-los em informação relevante.

Nesse caso as atenções devem estar concentradas em conseguir encontrar os melhores indicadores para análise e acompanhamento.

Diante de volumes extensos de números internos e também aqueles provindos de fontes exteriores, como o Big Data, se não houver uma correta identificação do que é realmente significativo para o negócio, existe o risco de você ficar perdido tentando encontrar sentido em muitas variáveis que não vão dizer muita coisa.

Qlik: como as soluções da Toccato podem ajudar?

A plataforma de Analytics da Toccato oferece ferramentas completas de apoio à tomada de decisão baseadas no Qlik. Com nossos recursos, é possível pesquisar e explorar conjuntos vastos de dados e entender como eles estão relacionados e que impacto têm no seu negócio.

Crie visualizações completas, dashboards personalizados e aplicativos prontos para responder as perguntas mais importantes dentro do negócio e facilitar a tomada de decisão, analisando o histórico completo dos seus dados e entendendo como eles chegaram até aqui.

As ferramentas funcionam em qualquer dispositivo e conectam todos os seus dados para fazer com que tomar decisões colaborativamente seja um processo mais fácil dentro da empresa.

3. Matriz SWOT

Este tipo de análise exige um levantamento de Forças (Strength), Fraquezas (Weakness), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats).

Velha conhecida do pessoal do marketing, essa matriz pode ser aplicada a qualquer nível da organização.

Você pode avaliar o panorama de um produto ou serviço que tem oferecido ao mercado, estudar quais tipos de investimentos precisam ser priorizados dentro de um departamento e até mesmo discutir o planejamento estratégico para o futuro de toda a empresa.

4. Princípio de Pareto

Teoria advinda do contexto político, tem uma lógica que pode ser aplicada a qualquer tipo de situação dentro de uma empresa.

Conhecido também como Princípio da Escassez do Fator ou simplesmente Regra 80-20, de uma maneira bastante resumida e prática, o raciocínio de Vilvredo Pareto nos inclina a entender que 80% das consequências advêm de 20% das causas.

Sendo assim, de uma lista de 100 clientes ou fornecedores, um quinto será responsável pela movimentação de 80% da verba correspondente.

Da mesma maneira, quatro quintos dos seus lucros operacionais serão conseguidos através de apenas 20% dos produtos ou serviços que você oferece ao mercado.

Utilizado ainda na gestão de estoques através da Curva ABC, que considera uma proporção de 20, 30 e 50%, como uma variação do seu raciocínio original, essa técnica é muito útil para priorizar esforços e investimentos.

5. Gráficos

Muito utilizados por grande parte dos gestores, ainda são pouco aprofundados em suas funções específicas.

Não basta transformar dados de uma tabela em uma interface mais amistosa. Para se conseguir extrair os reais benefícios de bons gráficos é muito importante saber qual o perfil de cada um e quando devem ser adotados.

Além dos tradicionais modelos de linhas, colunas, circulares, barras e área, existe um que ainda é pouco utilizado, mas que deveria ser um mais considerado em reuniões que avaliam cenários complexos: o gráfico de dispersão.

Podendo evidenciar situações mais amplas, ele traz uma inteligência visual que consegue identificar claramente as distorções de impacto e magnitude sobre uma estrutura matricial mais aprofundada que a maioria dos outros baseados em linhas X e Y.

Saiba utilizar gráficos e terá respostas mais claras diante dos seus olhos.

6. Diagramas

São uma excelente forma de entender a dinâmica de um determinado processo.

Podem ser simples e intuitivos, mas também bastante extensos e detalhados. De toda forma, só o exercício de estruturar um diagrama completo do objeto a ser estudado já traz um bom conhecimento do cenário.

Ao identificar cada recurso, atividade e resultado proporcionado, falhas e situações de falta de controle se tornam mais óbvias.

Um diagrama que merece uma atenção especial como uma das ferramentas para tomada de decisão mais utilizadas no controle de qualidade é o Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Espinha de Peixe, de Causa e Efeito ou ainda 6M.

Ele tem uma ótima aplicação voltada para análise e definição de ações corretivas em processos.

Para confeccionar um diagrama de maneira mais profissional existem algumas ferramentas bem práticas no mercado, mas se por acaso você não tiver muita fluidez com esses aplicativos, pode se aventurar a traçar tudo à mão livre.

Pode ser que demore um pouco mais, mas o importante é conseguir resolver o seu problema.

7. Fluxogramas

Um pouco diferente dos diagramas, os fluxogramas são voltados para mapeamento e otimização de processos. Tudo isso a partir da identificação de gargalos.

Se você ainda não sabe como, quanto e onde investir no seu processo produtivo, comercial, de logística ou qualquer outro, tente traduzir essa rotina de trabalho em um fluxograma bem detalhado.

Para uma linha mais longa de produção a ser analisada, separe as fases por etapas até mapear todo o processo. Utilizando números reais para cada parte, vai ficar evidente onde o ritmo diminui e é neste ponto (gargalo) que você deve dedicar mais atenção.

Depois de fazer alguns ajustes, teste novamente e vá refinando o procedimento até chegar a um nível que seja satisfatório para os seus padrões.

8. FCA

Fato, Causa e Ação, ou FCA, é uma das ferramentas de gestão mais relevantes para os negócios. Essa metodologia é focada na resolução de problemas e trabalhar sobre os pilares mencionados, com o objetivo de entender porque os principais indicadores de performance do negócio não estão se comportando conforme previsto na etapa de estratégia.

A ferramenta de análise foca em uma causa raiz, ou seja, em um motivo principal capaz de determinar porque um negócio não está indo tão bem em uma determinada KPI. Por este motivo, ela é uma ferramenta de tomada de decisão de fácil aplicação, já que consiste em cinco perguntas que podem ser adaptadas para explicar uma porção de desafios.

Para que a ferramenta FCA funcione, é preciso identificar o que, por que, quem, quando e como em cada problema, a fim de identificar qual é a melhor solução para superá-lo.

O FCA não tem prazo mínimo e pode ser utilizado até semanalmente para verificar a performance dos indicadores do negócio e identificar os desafios para se chegar a uma meta. Por isso, é uma ferramenta de auxílio à tomada de decisão bastante versátil.

9. Matriz GUT

A Matriz GUT é outra ferramenta de apoio à tomada de decisão que não pode faltar no arsenal de um bom gestor. Essa ferramenta, ao contrário da FCA, não se concentra na resolução de problema ou na causa raiz da queda de métricas.

O que ela faz é ajudá-lo a determinar quais são os principais desafios do negócio e a ordená-los por prioridade, para que a sua equipe consiga encará-los no momento certo.

Com ela podemos analisar gravidade, urgência e tendência (ou GUT) de cada problema em mãos, e determinar quais deles são fundamentais para a continuidade dos negócios e quais podem ser endereçados no futuro.

A matriz GUT analisa, primeiro, qual é o impacto que um problema tem nos indivíduos envolvidos nele. Esses indivíduos podem ser os colaboradores da empresa ou até mesmo processos e tarefas, ou entidades.

Após aferir o impacto, a matriz GUT exige que o gestor olhe para a urgência de cada problema ou quanto tempo há disponível para solucioná-lo. Os problemas de maior urgência são priorizados em relação aos de menor urgência, e o gestor consegue finalmente determinar se o desafio que tem em mãos é algo que pode ou não esperar.

Por último, a matriz GUT exige que olhemos para a tendência, ou seja, o potencial de um problema se aprofundar com o passar do tempo caso não seja endereçado. Se a evolução do problema é rápida ou de alto impacto no negócio, ele também ganha pontos e sobe na lista de prioridade.

Além de ser utilizada para enfrentar os desafios do negócio, a matriz GUT pode ser aplicada no planejamento da empresa, determinando aqueles que são investimentos prioritários para os stakeholders.

10. Matriz de Eisenhower

Outra ferramenta de apoio à tomada de decisão importante é a Matriz de Eisenhower, uma solução que ajuda a lidar com o desafio de priorizar tarefas, seja individualmente ou dentro de uma equipe.

A Matriz de Eisenhower funciona da seguinte maneira: utilizando 4 quadrantes, que designam a importância e a urgência de uma tarefa, é dado um número de 1 a 4 para cada tarefa, a fim de determinar a ordem em que elas devem ser priorizadas.

O criador desse modelo, Dwight Eisenhower, o cunhou para que fosse possível ter visíveis todas as tarefas que se deseja ver executadas a fim de facilitar o processo de tomada de decisão.

11. Matriz de Decisão

Ter em mãos a ferramenta certa para lidar com os problemas de tomada de decisão é uma mão na roda. Por isso, nunca é demais contar com tantas delas quanto possível. Isso ajudará você a identificar, por exemplo, qual é a melhor equipada para enfrentar um problema específico.

A Matriz de Decisão é uma ferramenta simples e popular para fundamentar escolhas feitas dentro das empresas. Essa ferramenta de apoio ajuda gestores iniciantes e experientes a determinar critérios relevantes em cada decisão e comparar as alternativas.

Montar uma Matriz de Decisão é fácil. Basta colocar, na primeira linha, os critérios de decisão. Em seguida, criar colunas com cada uma das alternativas disponíveis para a escolha.

Uma simples planilha do Excel o ajudará a construir uma tabela cruzando tais dados. Então, basta determinar uma escala de avaliação e, se possível, estabelecer pesos para cada critério, a fim de encontrar a alternativa com melhor custo-benefício.

12. Diagrama de Árvore

Por último, não poderíamos deixar de mencionar uma das mais tradicionais ferramentas de apoio à tomada de decisão, o Diagrama de Árvore.

Os diagramas de árvore são chamados assim pelo seu formato. Eles são montados para exibir, com clareza, a estrutura de um problema ou projeto, e por isso as informações são distribuídas como as frutas no tronco de uma árvore.

Esses diagramas ajudam a pensar a lógica por trás de uma decisão, deixando claras as várias alternativas para um problema. Eles são especialmente úteis quando utilizados para conduzir trabalhos em grupo ou na hora de convencer uma equipe de uma determinada decisão.

Todo bom gestor possui, através de sua experiência e sensibilidade ao mundo dos negócios, um feelling de quais podem ser os melhores caminhos e isso é individual.

Juntando seu conhecimento de mercado com essas ferramentas para tomada de decisão, com certeza poderá potencializar muito os resultados que busca para a sua empresa.

Tem alguma nessa lista que você já utiliza na sua empresa? Esperamos que o que aprendeu aqui possa ser colocado em prática e traga excelentes resultados para o seu negócio.

Agora que já você tem uma boa lista de soluções, é hora de consultar um especialista e determinar qual delas melhor se encaixa à realidade do seu negócio. Visite o nosso site e conheça melhor as ferramentas de apoio à tomada de decisão da Toccato.

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