Qual a importância da boa gestão de projetos e como alcançá-la?

A rapidez do mundo dos negócios é cada vez maior. Com isso, a competitividade é acirrada, as margens de lucro são apertadas e os clientes estão muito mais exigentes. Para administrar todas essas variáveis, é essencial ter uma gestão de projetos eficiente.

Toda organização que busca o sucesso deve ter muita atenção em relação a essa área — mesmo as melhores ideias precisam ser aliadas a um gerenciamento de projeto detalhado. Para isso, a metodologia deve incluir todos os níveis operacionais da organização, em todos os setores.

Afinal, uma boa gestão de projetos traz diversos benefícios aos negócios, como maior controle dos processos e dos prazos finais de entrega, embasamento mais apurado para a tomada de decisões corporativas e adequação do produto conforme as demandas de mercado.

É essencial, portanto, ter em execução as melhores práticas do mercado para obter os resultados esperados. Neste post, compilamos algumas dicas sobre a gestão de projeto. Venha conhecê-las! Boa leitura!

Objetivo da gestão de projeto

Segundo o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), projeto é “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo”. Ou seja, diferentemente de uma operação, que é contínua, um projeto tem começo, meio e fim.

Esse processo pode ser o desenvolvimento de um software, a criação de um equipamento, a implantação de um novo serviço, e assim por diante. Para isso, ele precisa ser planejado, executado e controlado por uma equipe de profissionais.

Assim, esse é o papel da gestão de projetos: aplicar técnicas, conhecimento e habilidades para que o trabalho seja bem-sucedido. Geralmente, essa é uma atividade desenvolvida em etapas, que tem evolução progressiva e conta com recursos limitados.

Ciclo de vida 

Todo projeto tem fases que compõem seu ciclo de vida. O processo começa com a iniciação, quando são definidas as informações essenciais e as restrições de qualidade, tempo e custo. Em seguida, vem o planejamento, com detalhamento aprofundado do projeto para que um plano consistente seja desenvolvido.

A próxima fase é a execução. Nesse momento, as atividades devem ser executadas de acordo com o planejamento. Podem haver alterações no escopo, mas é essencial que a preocupação com a qualidade esteja em primeiro lugar — melhorando continuamente, de acordo com os padrões estabelecidos.

Paralelamente à execução, devem ser feitos o monitoramento e o controle do processo. É assim que os avanços podem ser validados e os desvios, corrigidos. Por fim, existe o encerramento, que deve documentar as lições aprendidas, para que sirvam como contribuição para outros projetos no futuro.

Ao envolver todas essas etapas, a gestão de projeto é uma metodologia que ajuda as empresas a sobreviverem à crescente competitividade do mercado. Ela pode ser um importante diferencial competitivo ao tornar as companhias mais ágeis, dinâmicas e prontas para a entrega de resultados aos clientes.

Vantagens de bons projetos nas empresas

Quando o ciclo de vida de um projeto é respeitado, é possível ter controle sobre o que acontece nesse processo. Afinal, todos sabem o que e como fazer durante esse trabalho. Isso traz alguns benefícios claros. Conheça, a seguir, alguns deles!

Melhor controle de prazos

O gerenciamento de projetos tem ferramentas que permitem antever, minimizar e evitar atrasos. Na pior das hipóteses, caso não seja possível terminar na data prevista, é possível saber com antecedência que um determinado prazo não será cumprido ou que o custo do projeto será extrapolado.

Flexibilidade

Alterações em projetos são comuns. É essencial, porém, ter em mente que é preciso avaliar e discutir seus impactos no trabalho. Ferramentas de controle de mudanças permitem fazer esse processo de forma segura para que os pedidos de alteração não sejam problemáticos.

Maior retorno sobre o investimento (ROI)

Controlar a lucratividade dessa atividade é mais fácil quando se sabe o custo de cada etapa. Dessa forma, são evitadas despesas desnecessárias e a empresa passa a ter mais segurança sobre a lucratividade e o ROI do projeto. Além do mais, fica mais fácil negociar com fornecedores, antecipar receitas e adiar despesas.

Tomada de decisão facilitada

Quando se sabe quais são os riscos do projeto — e o que pode dar errado nele — a tomada de decisão para evitar que problemas aconteçam é mais fácil. A empresa, então, fica mais eficiente e, com isso, pode melhorar a qualidade e a quantidade de trabalhos que desenvolve.

Percepção de valor

A gestão de projeto leva em consideração as expectativas do cliente. Com isso, sua percepção de valor e sua satisfação aumentam, já que seus desejos estão sendo ouvidos, analisados e atendidos. Isso porque os fluxos operacionais, administrativos e de venda são moldados à medida que essas demandas mercadológicas oscilam ou se renovam.

Boas práticas metodológicas

Como visto, são muitas as vantagens obtidas com a aplicação de uma boa gestão de projetos. Para isso, existem algumas medidas que podem ser incorporadas nos fluxos de trabalho a fim de que os objetivos sejam alcançados dentro do período estabelecido. Confira, na sequência, algumas delas!

Contrate gestores qualificados com experiência no mercado

Aqui, é necessário que o profissional tenha preparo e ampla experiência para buscar incrementar as oportunidades e diminuir as ameaças. Não por acaso, decisões corretas são vitais para o sucesso da atividade que está sendo desenvolvida.

No entanto, para ser capaz de escolher o melhor caminho, o gestor também deve conhecer seu projeto a fundo — ou seja, seu escopo, custos, prazos e parâmetros de qualidade. Quando têm como base os dados corretos, as decisões tomadas têm mais chances de levar a resultados positivos.

Isso porque, embora apostar apenas no “feeling” não seja uma atitude recomendável no mundo corporativo, a experiência do profissional e sua vivência em projetos podem ser aliadas aos dados e à gestão de projetos para facilitar a tomada de decisões. Isso ajuda a garantir os melhores resultados possíveis.

Tenha as metas bem definidas

A definição mensurável dos objetivos é outra medida primordial para o sucesso de qualquer projeto. Por isso, primeiramente, é preciso elaborar e propor às equipes quais os resultados esperados para que, enfim, sejam traçados os caminhos mais favoráveis para que isso ocorra.

Assim, por exemplo, suponha-se que uma universidade tenha como meta a ampliação em 23% do seu número de matrículas semestrais dentro de dois anos. Assim, cientes dessas metas quantificáveis, os gestores e colaboradores são orientados minimamente para que consigam iniciar e executar as etapas que permitam à instituição de ensino ir ao encontro desses números.

Estipule prazos e crie cronogramas

Geralmente, os projetos já se iniciam com prazos bastante apertados de entrega. Isso porque, diante da importância de se manter a adequação técnica dos trabalhos, os detalhes de cada etapa do projeto são sutilezas essenciais no projeto — que, no entanto, demandam muito tempo dos colaboradores.

Por isso, os gestores, como verdadeiros mediadores dessa balança “tempo versus qualidade”, precisam estipular prazos razoáveis de testagem e entrega final pelas equipes a fim de que seus clientes fiquem satisfeitos com os resultados. A utilização diária de cronogramas auxilia consideravelmente as equipes a se manterem sempre dentro dos prazos estipulados.

Monitore as fases do projeto

Outro aspecto fundamental está nos monitoramentos feitos pelos gestores dos projetos. Afinal, a presença desses colaboradores faz toda a diferença nos resultados, na medida em que garante a correção e/ou prevenção de falhas ou inequações técnicas durante todo o ciclo de vida do projeto. 

Dessa forma, tenha a certeza de que os trabalhos estão sendo diariamente monitorados, com avaliações precisas sobre custos, prazos e rendimentos das equipes. Assim, por meio de relatórios gerenciais, a identificação de gargalos e erros consegue ser realizada a tempo, sem influenciar negativamente os faturamentos das empresas.

Mantenha uma comunicação clara e objetiva entre as equipes

Dados do Project Management Institute (PMI) indicam que a comunicação pode ser responsável pelo fracasso de projetos. Dessa forma, todo projeto requer um esforço de comunicação — que deve ser uma das qualidades do gestor de projeto — para evitar distorção da informação.

Por esse motivo, a comunicação entre setores nas empresas precisa ser constantemente monitorada, a fim de que nenhuma falha na troca dessas informações ocorra.

Nesse sentido, a clareza, profissionalismo, objetividade e adequação linguística são os pilares básicos dessa interação corporativa, independentemente de qual seja o principal canal comunicativo adotado.

Fundamente as decisões em fatos e históricos registrados

A tomada de decisão é um fator crítico na gestão de projetos. É nesse momento que o gestor decide o que deve ou não ser feito. Não se trata, portanto, de sorte, mas de planejamento, cálculo de riscos e análise. É importante que a decisão seja precisa e fundamentada — e que também suporte e reflita os objetivos do trabalho.

Fazer uma lista das vantagens e desvantagens de cada possibilidade facilita esse processo decisório. Para tanto, podem ser analisados dados e características específicos de cada uma das alternativas em busca de situações parecidas em outros projetos.

Invista em um software especializado

Os softwares de gestão de projetos ajudam a obter resultados ainda melhores. Em geral, essas ferramentas permitem obter informações da evolução das atividades e da produtividade da equipe — tudo isso em tempo real, o que torna a tomada de decisões mais acertada.

Esses programas ajudam ainda na otimização do tempo: com todos os dados no mesmo lugar, o acesso à informação é facilitado. Tomar decisões corretas depende, portanto, de uma série de fatores que estão intimamente ligados ao projeto.

Tendo isso em vista, qualquer que seja o segmento ou porte empresarial, o sucesso dos projetos corporativos condiciona-se à forma como a gestão desses trabalhos é dirigida e aplicada. Para isso, a presença de gestores qualificados com participação ativa em todo o ciclo e vida dos projetos pode definir uma satisfação mais positiva dos clientes.

O monitoramento diário, a estipulação de prazos bem definidos, a preservação de uma boa comunicação entre as equipes e o investimento em um software especializado em gestão podem, em conjunto, aprimorar a qualidade dos projetos bem como reduzir o tempo despendido de entrega.

Gostou deste artigo? Então, fique conosco e saiba também como melhorar a gestão de projetos usando o Business Intelligence.