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Inside sales BI: rotinas e adaptação de processos

Inside sales BI: rotinas e adaptação de processos


Se a sua empresa quer vender mais com menor esforço, contando com o melhor da tecnologia da informação (TI), o Inside Sales BI (Inteligência de Negócio para Vendas Internas) é a solução. Essa ferramenta precisa ser disponibilizada para a sua equipe comercial.

À medida que as técnicas de gestão empresarial evoluem, mais e mais as empresas estão estruturando sua estratégia de ação com suporte em informação inteligente de negócio, gerada por softwares de Business Intelligence (BI).

Nessa onda gerencial, de maior profissionalismo, os gestores estão aplicando Business Intelligence para o direcionamento da força de vendas internas, visando otimizar o trabalho dos vendedores e, consequentemente, fidelizar clientes, aumentar o faturamento e reduzir os custos de captação de novos clientes.

O que é Inside Sales

O Inside Sales é uma estratégia de marketing que prioriza as vendas realizadas de dentro da empresa, evitando os deslocamentos e contratempos do trânsito e os eventos que provocam cancelamentos de reuniões presenciais com o cliente. Tudo isso toma boa parte do tempo da equipe de vendas.

Para viabilizar essa estratégia, a força de vendas lança mão de recursos tecnológicos como teleconferência, videoconferência, webconferências, WhatsApp, e-mail e ligações telefônicas, ou seja, todo contato com o cliente para apresentar produtos, fazer demonstrações detalhadas e conduzir as diversas etapas da venda ocorre de maneira remota.

Dessa forma, é possível utilizar a expertise de um colegiado de vendedores e outros profissionais de apoio para esclarecer dúvidas e outros questionamentos do cliente, sem necessariamente estar presencialmente com ele.

O Inside Sales pode contar ainda com o apoio de outros recursos de marketing e tecnologia da informação e comunicação (TIC), tais como: sites, newsletter, redes sociais, blogs e canais de vídeos para atrair e qualificar leads — clientes potenciais mais propensos a tomar a decisão de compra — para finalização do funil de vendas com a equipe interna de vendedores.

O que é Business Intelligence

BI é uma ferramenta de TI especializada na coleta e organização de todo o arcabouço de dados de uma empresa, de modo a categorizar e analisar esses dados e extrair informações relevantes sobre o negócio, na forma de relatórios, gráficos, tabelas dinâmicas, consultas e painéis informativos, tudo isso em tempo real.

Quando aplicado ao contexto comercial, o BI dá suporte a todo um planejamento estruturado de vendas. Essa informação qualificada contribui para fundamentar o direcionamento estratégico e tornar as ações gerenciais eficazes.

O BI se mostrou um excelente aliado tecnológico para munir a equipe de Inside Sales com todas as informações necessárias para realizar boas negociações e ter argumentos de vendas convincentes — e até mesmo personalizados — para levar a negociação a bom termo com o cliente, ou seja, a concretização do negócio.

BI para aumentar as vendas

Chega de analisar indicadores de desempenho estáticos, que refletem resultados passados e — o pior — muitas vezes tabulados em planilhas eletrônicas que compilam e consolidam dados de sistemas informatizados distintos e sem integração. Isso gera uma grande incerteza quanto à exatidão da informação, sem contar na demora para obter a informação.

Com uma boa ferramenta de BI, sua empresa ganha a possibilidade de acessar automaticamente, em tempo real, dados de múltiplas bases para obter informações com a máxima precisão. E, melhor ainda, fazer simulações de cenários, o que permite análise preditiva para embasar planos de ação de vendas para o futuro.

Dentre as informações relevantes de vendas que a ferramenta de Business Intelligence pode trazer para os gestores da sua empresa, podemos destacar:

Classificação dos clientes

Os clientes podem ser classificados por faixa etária, sexo, região, faixa de renda, profissão, produtos que consomem, frequência de compras, canal de vendas preferencial, forma de pagamento favorita, etc.

Conhecendo o perfil do cliente, fica muito mais fácil direcionar publicidade e promoções específicas para os interesses dele, aumentando significativamente as chances de que ele preste atenção e seja estimulado a comprar.

Essas ações de estímulo às compras podem ser intensificadas nos períodos em que o cliente não tem hábito de fechar negócios com a empresa.

Classificação dos produtos e serviços

A classificação de produtos e serviços pode ser feita por volume de vendas, sazonalidade de vendas, região em que se vende mais, modelo que faz mais sucesso, marca mais popular, canal de vendas em que têm maior saída, etc.

As informações sobre os produtos e serviços ajuda a estruturar melhor o portfólio comercial da empresa, retirando produtos e serviços de baixo desempenho ou melhorando as ações de marketing para que se tornem conhecidos do público-alvo e ampliem suas possibilidades de vendas.

Identificar os canais que vendem mais determinados produtos é um bom meio de descobrir quais práticas e fatores interferem nesse fato, de modo a poder replicá-los para os demais canais, sempre que possível.

Análise das ocorrências de inadimplências

É possível fazer um cruzamento dos registros de inadimplência com o perfil do cliente, a forma de pagamento, a época do ano, o produto de maior incidência, etc., de modo a identificar um padrão desencadeador e poder atuar no sentido de reduzir os fatores internos que têm favorecido ocorrências desse tipo.

Conhecendo o perfil do cliente e as condições que o levaram à inadimplência, é possível oferecer condições especiais de renegociação para recuperação de crédito, que estejam mais adequadas às suas necessidades e possibilidades. Quando o cliente não tem preocupação com dívidas, fica mais propenso a novas compras.

A negociação amigável de dívidas contribui para a fidelização do cliente, que sente que a empresa se preocupa com ele mesmo nos momentos em que ele está em dificuldades.

Classificação dos canais de vendas

Hoje em dia, a maioria das empresas é omnichannel, ou seja, tem diversos canais de vendas, como: lojas físicas, lojas virtuais, telemarketing, aplicativos, vendas diretas porta a porta, distribuidores, enfim, vários meios para concretizar vendas. Com o Business Intelligence, é possível:

  • medir o desempenho de vendas de cada canal e montar um ranking;

  • monitorar quais produtos são recordistas de vendas em cada canal;

  • identificar quais clientes são multicanal e qual é o seu preferido;

  • saber quais clientes são monocanal e divulgar para eles as outras alternativas para ampliar suas chances de compra;

  • comparar a performance de cada canal com os da concorrência.

São inúmeras as possibilidades de análises com BI, bastando soltar a sua imaginação, para que os algoritmos sejam, então, desenvolvidos pela equipe de TI, e a sua verificação se torne viável.

Classificação dos vendedores

A classificação dos vendedores por quantidade de clientes, perfil da carteira de clientes, volume de vendas, produto mais vendido, média de vendas, sazonalidade de vendas, ciclo médio de fechamento de vendas etc. ajuda a entender os pontos fortes e fracos do desempenho de cada membro da equipe de vendas.

O cruzamento de informações sobre as vendas de cada vendedor pode surpreender o gestor comercial quanto ao volume de insights gerado. Por exemplo:

  • Pode haver vendedor com poucos clientes e que vende mais do que qualquer outro em volume de vendas. Qual é a estratégia de vendas que ele aplica?

  • Outro consegue fechar vendas em curtíssimo espaço de tempo. Qual é a sua técnica?

  • Há ainda aquele que passa dias e dias sem vender, mas no final do mês sempre bate a meta de vendas. O que acontece?

  • Por que determinado produto não foi vendido por nenhum vendedor? Falta de informação, ausência de meta ou comissão pouco atrativa?

  • Por que determinado vendedor só vende à vista e outro somente a prazo? Quais crenças moldam essa prática?

  • Por que a média de vendas de alguns vendedores é constante e a de outros tem picos e quedas inacreditáveis?

Viu só quantas análises preciosas podem ser obtidas a partir da aplicação do Business Intelligence? As respostas a essas perguntas podem determinar novos rumos nas estratégias de ação de vendas da sua equipe comercial.

Dá para aprender muitas lições sobre técnicas de vendas e persuasão de clientes e promover o repasse de experiências por meio de treinamentos e convenções comerciais. Assim, dá para fazer as vendas decolarem por meio da eliminação dos pontos fracos do desempenho interno.

Vantagens da combinação de Inside Sales e BI

A combinação de Inside Sales e BI potencializa sobremaneira o desempenho da sua equipe de vendas, o que faz uma grande diferença no faturamento da sua empresa. Essa parceria é tão bem-sucedida, que gera as seguintes vantagens:

Redução dos gastos

Eliminação dos gastos com deslocamentos da equipe de vendas (passagens, hospedagem, almoços de negócios, traslados, etc.).

Esses gastos têm peso muito grande nos custos totais de uma equipe de vendas externas, e você vai poder evitar ou, pelo menos, deixar para fazer essa despesa no momento decisivo do fechamento do negócio com o cliente.

Quadro de vendedores menor

A equipe de vendas internas tem custo baixo e pode ser muito menor do que o número necessário de profissionais para uma equipe de vendas externas. Quer coisa melhor do que ter uma equipe enxuta que gera alto impacto nos resultados do seu negócio?

Menor custo de aquisição de clientes (CAC)

CAC é a sigla de Custo de Aquisição de Clientes, que é o resultado da soma de tudo o que a empresa gasta para transformar um lead em um cliente efetivo. Os custos menores com uma equipe de vendas interna impactam positivamente na redução do custo de aquisição de novos clientes.

Aumento exponencial do número de contatos diários com clientes

O tempo que antes era gasto com deslocamentos é todo aproveitado para a realização de contatos de vendas. Em média, um vendedor externo empenha mais de 50% do tempo disponível se deslocando para reuniões e contatos pessoais com os clientes.

Quebra de barreiras geográficas

As barreiras geográficas são um fator limitante para as vendas externas, pois, quanto maior a distância, mais caras são as despesas de logística.

Já para o vendedor do time de Inside Sales, interagir com clientes que estejam em qualquer lugar do Brasil e do mundo é uma ação corriqueira e instantânea, a baixo custo.

Diminuição de contratempos

As ocorrências de imprevistos e eventos adversos que impediam as vendas externas de acontecerem são minimizadas e, caso uma reunião virtual seja cancelada, o vendedor interno pode aproveitar o tempo para outros contatos comerciais, quando antes ele perdia tempo no trânsito, regressando frustrado ao escritório.

Maior produtividade do time comercial

Com a eliminação das perdas de tempo, a sua equipe consegue vender muito mais e desempenhar muito mais tarefas diárias.

A permanência no escritório pode, no mínimo, dobrar o número de contatos diários da sua equipe comercial. Já pensou como isso aumenta muito as chances de conversão de vendas?

Melhor aproveitamento dos recursos tecnológicos disponíveis

A equipe de Inside Sales consegue explorar todos os recursos tecnológicos à sua disposição em seu potencial máximo, pois dispõe de tempo para treinamentos especializados e uso diário.

Quanto maior o domínio da tecnologia, mais ágeis são os contatos com os clientes e mais aptos estão os colaboradores a escolher o melhor recurso de TI a se utilizar para os contatos comerciais.

Mais tempo para o planejamento das ações de vendas

Contando com todas as informações, estatísticas e insights proporcionados pelo Business Intelligence, a equipe de vendas internas consegue o suporte adequado para planejar as ações e gerar valor para a empresa, além de contribuir de forma mais decisiva para engordar o caixa do negócio.

Nas vendas externas, sua equipe quase não tem tempo para planejar suas atividades, sendo que, em alguns casos, isso resulta em apresentações improvisadas para o cliente, o que prejudica a venda dos produtos.

Capacite sua equipe de Inside Sales a planejar a rotina diária para gerar resultados incríveis. Afinal de contas, o hábito do planejamento é um ponto fraco da cultura do brasileiro.

Agilização e otimização do tempo de contato com o cliente

Por meio do uso de ferramentas tecnológicas, o contato com o cliente se torna mais ágil e objetivo, e se torna possível envolver outros profissionais, além dos vendedores, para participar das reuniões esclarecendo todo e qualquer questionamento ou dúvida manifestada pelo cliente ou lead.

Quando o cliente é assessorado em alto nível, fica mais fácil vencer todas as objeções que ele tiver, além de gerar autoridade para a sua empresa.

Maior satisfação do cliente

A busca constante da satisfação do cliente é uma das metas máximas de toda empresa. O atendimento mais completo e multidisciplinar do cliente com o Inside Sales BI gera para ele mais valor e, consequentemente, maior satisfação.

Otimização dos resultados de vendas

O faturamento da empresa eleva de patamar, e a contrapartida dos custos menores faz com que os resultados alcançados sejam surpreendentes.

Aumentar o faturamento e reduzir os custos é o “sonho de consumo” de todos os gestores de negócios. Com o Inside Sales BI, é inteiramente viável realizar esse sonho, aproveitando as oportunidades de vendas, reduzindo os gastos e minimizando os riscos corporativos relativos à gestão de vendas.

Compartilhamento de informações e experiência

A equipe de Inside Sales se comunica melhor entre si e com os demais setores da empresa e compartilha de informações privilegiadas geradas pelo BI. Acima de tudo, pode aprender com as experiências dos outros membros do grupo. O Inside Sales BI favorece a gestão do conhecimento na sua organização.

Domínio da ficha técnica dos produtos

Os vendedores internos podem reservar um tempo para conhecer a fundo a ficha técnica dos produtos, a fim de poder apresentá-los com pleno domínio de suas funcionalidades e ter argumentos sobre sua praticidade e eficiência.

É decepcionante para um cliente conversar com um vendedor que não sabe responder tudo o que ele precisa saber sobre o produto.

Qualidade de vida em alta

A qualidade de vida da equipe de vendedores melhora significativamente, com a eliminação dos deslocamentos, sempre tão desgastantes e estressantes.

Qualidade de vida no trabalho é uma meta das melhores empresas do mercado — e você não vai deixar sua empresa de fora dessa boa prática.

Redução do ciclo de fechamento de vendas

O Inside Sales não requer incansáveis encontros por várias semanas ou até meses para fechar uma venda. Os contatos mais objetivos e a completude das informações passadas aos clientes encurtam significativamente o ciclo de fechamento de vendas.

Rotinas e adaptação de processos

Para ser bem-sucedido com o Inside Sales BI, as rotinas de trabalho precisam estar bem estruturadas e padronizadas, e os processos de trabalho, racionalizados, objetivos e bem adaptados à realidade da sua equipe. Para tanto, é preciso tomar as seguintes ações:

Documente o processo de vendas

Tenha claro qual é o fluxo do processo de vendas, quantas etapas tem, quais formulários manuais ou eletrônicos serão utilizados, quais sistemas informatizados e outros recursos tecnológicos serão aplicados, quem autoriza promoções e descontos, quem elabora e atualiza os scripts de venda, quem monitora o desempenho da equipe etc.

Com o processo bem definido, sua equipe entenderá a trilha a seguir, adquirirá boas práticas, ganhará tempo e saberá quem ou qual recurso acionar para cada situação de vendas.

Determine os papéis do seu time de vendas

Ter claras as atribuições pessoais e as de todos os outros membros da equipe de vendas é fundamental para o bom fluxo de vendas, informações e comunicações.

Determine quem vai supervisionar a equipe, identifique o vendedor com maior talento para captação de novos clientes, escolha a pessoa que vai se dedicar à retenção de clientes e ao upselling, dentre outras atribuições que o gestor precisa delegar a um responsável.

Estabeleça uma rotina de treinamentos

Capacite os vendedores de Inside Sales em técnicas de persuasão e negociação, superação de objeções, conhecimento dos produtos e serviços, operação dos softwares e recursos tecnológicos disponíveis para o seu trabalho, dentre outras possibilidades específicas do seu negócio.

Uma equipe bem treinada tem maior autoconfiança para agir, o que faz a diferença no alcance das metas de vendas.

Vale lembrar que o seu colaborador deve ser treinado desde o momento em que iniciar sua trajetória na empresa, para somente depois de capacitado entrar em contato com os leads e clientes. É a imagem da sua empresa que está em jogo. E a reciclagem de conhecimentos deve ser uma prática periódica frequente.

Conclusão

Inside Sales BI é uma combinação de ferramentas de marketing, recursos tecnológicos (TIC) e talento de vendas para captar mais leads e converter maior número de vendas, reduzindo custos e eventos adversos e aumentando o faturamento da empresa.

Para migrar das vendas externas para o Inside Sales BI, sua empresa precisa ter a seu dispor um bom software de Business Intelligence, contar com infraestrutura adequada de TIC — celulares corporativos, internet rápida, rede de computadores com processamento ágil, aplicativos para acesso remoto (vídeo, tele e webconferência, por exemplo) e um bom sistema de gestão integrada.

Sua equipe terá que ser preparada em treinamentos iniciais e periódicos para saber como abordar o cliente sem que haja rejeição, como vencer toda e qualquer objeção ao produto ou às condições de pagamento, como expor os produtos e serviços por meio de um discurso objetivo e atraente, dentre outras necessidades específicas da sua organização.

O Business Intelligence trará uma nova dinâmica para o Inside Sales, evidenciando informações valiosas sobre o desempenho individual e coletivo do seu time de vendas, gerando insights que abrirão um horizonte amplo de novas oportunidades de negócios com clientes e leads e que ajudarão a evitar desperdícios de recursos financeiros e do tão precioso tempo da força de vendas interna.

As vantagens do Inside Sales BI são inúmeras e devem ser aproveitadas pela sua organização para ganhar em produtividade, competitividade e participação de mercado. Afinal de contas, não é todo dia que uma mudança nas ações de marketing da empresa — do processo de vendas externas para vendas internas — gera tão bons resultados.

E não se trata de sorte de principiante. O Inside Sales BI é uma estratégia consistente, bem fundamentada e inteiramente profissional, que é consagrada na área de marketing. Montar uma equipe de Inside Sales é uma sacada de mestre para alavancar as vendas exponencialmente, e aliar toda essa versatilidade ao Business Intelligence só pode resultar em sucesso absoluto.

Quer saber mais sobre o Inside Sales BI? Então entre em contato com a Toccato, teremos prazer em atendê-lo!

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