Indústria e gestão de processos: 7 dicas para mapear processos

Indústria e gestão de processos são quase sinônimos. Não é possível criar e manter um complexo industrial sem o encadeamento adequado de uma sequência lógica de atividades que visem a produtividade, o controle de custos, entre outras necessidades de negócio.

Neste artigo vamos refletir sobre isso. Continue lendo para entender a importância do mapeamento de processos de uma organização e ver algumas dicas de como fazê-lo da melhor maneira possível!

O que é mapeamento de processos

Podemos definir o mapeamento de processos como uma ferramenta de planejamento e gerenciamento que descreve visualmente o fluxo de trabalho necessário na empresa. É o exercício de identificar todas as etapas e decisões em forma de diagrama, o que ajuda a identificar oportunidades de melhoria para elevar a eficiência das operações.

Mais especificamente, o mapeamento de processo:

• descreve o fluxo de materiais, informações e documentos;

• mostra as várias tarefas contidas no processo;

• mostra claramente que as tarefas transformam entradas em saídas;

• indica as decisões que precisam ser tomadas ao longo da cadeia;

• Demonstra as inter-relações e interdependências essenciais entre as etapas dos processos.

Isso tudo considerando que o processo é uma série de ações tomadas para alcançar um fim específico; transforma entradas em saídas. Ou seja, é a “receita” que deve ser seguida para que os objetivos da indústria sejam alcançados (fabricação dos produtos, qualidade nos serviços gerais dos departamentos, elevação da lucratividade etc.).

A relação entre indústria e gestão de processos

Um dos impulsionadores mais comuns para as indústrias mapearem e iniciarem a melhoria de seus processos é obter uma certificação de padrões, geralmente no que tange à qualidade — por exemplo, as certificações ISO.

Outros drivers comuns são:

• adesão a um modelo de melhores práticas de referência em seu ramo de atuação;

• garantia de conformidade com os requisitos e políticas de saúde, segurança e meio ambiente;

• esforços de introdução de uma consciência/cultura processual em suas equipes;

• facilitação de treinamento dos trabalhadores;

• eliminação de pontos de falha;

• ativação da transformação do modelo de negócios;

• reestruturações após uma fusão ou aquisição;

• implementação do modelo Lean ou de métodos de melhoria contínua;

• iniciativas de redução de custos;

• alinhamento entre negócios e TI;

• garantia de retenção de conhecimento;

• gerenciamento de riscos;

• esforços de reestruturação para aumentar as margens de lucro.

Em suma, a relação entre indústria e gestão de processos se dá no esforço de transformar entradas em saídas para garantir inteligência operacional, produtividade, resultados financeiros, competitividade e satisfação dos stakeholders (clientes, colaboradores, acionistas, sócios etc.).

As organizações industriais que realizam o mapeamento de seus processos periodicamente conseguem identificar o que está acontecendo na sua operação e medir a eficiência das atividades realizadas por suas equipes.

Elas também são mais eficientes na reunião de informações para tomadas inteligentes de decisão, conseguem evitar desperdícios e ineficiências, além de ter mais facilidade de desenvolver operações mais aprimoradas visando controlar a qualidade do que produzem.  

7 dicas para mapear processos na indústria

Confira, a seguir, algumas práticas que podem facilitar o mapeamento de processos nas organizações industriais.

1. Analise criticamente as atividades

O primeiro passo é realizar uma radiografia dos processos, analisando criticamente todas as atividades realizadas. Essa análise crítica deve ser feita no sentido de visualizar onde estão os gargalos ou onde há oportunidades de melhoria.

Por exemplo, ao verificar o processo de recebimento de matéria-prima, é possível verificar se as tarefas realizadas pelo pessoal encarregado são ágeis, se abrangem cuidados para não haver avarias ou perdas, entre outros quesitos.

2. Determine objetivos claros dos processos

Considerando a cadeia de valor do negócio, é importante que cada processo tenha um objetivo claro para ser realizado. Basicamente, é preciso responder aos seguintes questionamentos:

• qual a razão desse processo existir?

• o que ele tem que realizar?

• onde estão seus pontos de criticidade?

• onde estão seus riscos?

• ele precisa ser realizado seguindo normas e procedimentos regulamentares (seguindo normativas do governo, por exemplo)?

3. Identifique os inputs e outputs de cada processo

É muito comum visualizarmos as entradas e saídas (inputs e outputs) como algo físico e palpável. Na verdade, elas podem ser de várias naturezas (gráficos, dados, tomadas de decisão, aprovações etc.) e precisam ser bem identificadas.

Com isso bem mapeado, é possível avaliar a eficácia das realizações nas duas pontas, o que também facilita localizar imperfeições ou inadequações entre uma e outra.

4. Crie ou revise o fluxograma

Um fluxograma é uma representação gráfica das etapas separadas de um processo em ordem sequencial. Ele inclui sequência de ações, insumos ou atividades que entram ou saem do processo, decisões que devem ser tomadas, pessoas envolvidas, tempo envolvido em cada etapa e/ou medições do processo.

O fluxograma também pode ser bem detalhado a ponto de apontar quem são os responsáveis por cada processo (líderes) e por cada atividade dentro dele (o pessoal da operação).

5. Identifique os clientes e avalie os fornecedores dos processos

Com o fluxograma bem desenhado, é importante avaliar o desempenho dos fornecedores de cada processo, bem como saber quem são os clientes. Isso vai ajudar a entender como se dá a interação entre esses dois indivíduos — ou entre essas duas equipes.

Essa etapa também facilita na hora de montar ou reestruturar os times dentro da operação industrial, sempre visando a qualidade e a produtividade. Pode, inclusive, facilitar a avaliação de desempenho, a satisfação das pessoas com seu dia a dia laboral e potencializar negócios.

6. Use a tecnologia para conduzir e mapear processos

Uma outra dica bastante útil é inserir a tecnologia nos processos da empresa. Assim, além de integrar melhor a operação, é possível coletar dados e elevar o poder analítico na gestão de processos.

Com informações coletadas nos sistemas e equipamentos, é possível sistematizar o monitoramento dos processos, mapeá-los com mais facilidade e tomar decisões mais amparadas por informações reais em tempo hábil.

7. Crie uma hierarquia de melhorias a serem aplicadas

Ao final, com tudo devidamente mapeado e analisado chega a hora de escolher quais melhorias serão aplicadas, em que cronograma elas serão feitas e por quais pessoas. A priorização deve levar em conta o grau de impacto de cada ajuste na elevação dos níveis da cadeia de valor.

É importante ter em mente que nem tudo pode ser imediatamente melhorado, mas que a consciência pode ser o disparador de uma cultura de constante aprimoramento.

Como você viu, o mapeamento dos processos na indústria oferece muitos benefícios. Realizá-lo de tempos em tempos é o que garante bons retornos para as organizações mais inovadoras do mercado.

Você já havia pensado na relação entre indústria e gestão de processos? Gostou das nossas dicas? Deixe seu comentário!