O crescimento organizacional uniforme e constante é um termômetro da importância da gestão de projetos. A partir de um conjunto de técnicas metodológicas, é possível estabelecer e controlar os processos, o que, por consequência, contribui para a redução de gastos, o aumento da lucratividade e a melhora da produtividade.
Hoje, em função das novas tecnologias, muitas empresas têm preferido automatizar os procedimentos, como forma de eliminar as possibilidades de erros e retrabalhos. Isso porque, com respostas mais confiáveis, os gestores conseguem tomar decisões compatíveis com a realidade do mercado.
Nesse sentido, o conceito de Business Intelligence (BI) é altamente recomendável, por oferecer ao gestor as ferramentas necessárias para a realização de um trabalho pautado em dados reais (e não em hipóteses).
Ou seja: a depender da qualidade das informações inseridas no sistema, ele tem a chance de analisar cenários e estabelecer planejamentos futuros. O interessante desse método também está no fato de ele ser multidisciplinar, já que é aplicável em diferentes departamentos e para finalidades diversas.
Neste passo a passo, você vai ficar por dentro de algumas soluções viáveis, capazes de melhorar a gestão de projetos de curta duração. Quer ver? Continue a leitura!
O que é gestão de projetos e para que ela serve?
De acordo com o guia do Project Management Institute (PMI), denominado de Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ou Gerenciamento de Projeto de Conhecimento, a gestão de projetos é entendida como um esforço momentâneo para criar um serviço ou produto e obter um resultado exclusivo.
Isso quer dizer que existe começo, meio e fim. Logo, é diferente de uma operação rotineira, que é contínua, por exemplo.
Desse modo, o projeto serve para desenvolver um software, negociar com fornecedores, criar produtos, resolver problemas internos e implantar sistemas ou estratégias — enfim, as etapas respeitam um cronograma determinado. Além disso, o método possibilita gerenciamentos de:
- qualidade: acompanhamento e validação de normas e padrões;
- recursos humanos: controle de colaboradores e treinamentos;
- escopo: coleta de informações relevantes para tomadas de decisões em diferentes áreas;
- integração: reunião de diversas áreas de conhecimento, com a finalidade de desenvolver o ciclo de vida de um projeto;
- comunicação: todos falam a mesma língua;
- riscos: potencializa os acertos e minimiza os erros;
- aquisições: auxilia no planeamento de compra.
Qual a importância de se ter uma gerência de projetos?
Diversos questionamentos podem ser respondidos a partir de um planejamento efetivo. Nesse caso, se é interesse da empresa atingir todos os objetivos da pauta, a diretoria não deve abrir mão de um departamento especializado na gestão de projetos.
Afinal, esse tipo de gerência cuida de todas as fases do plano, aferindo os resultados, motivando a equipe e monitorando as transformações dos ambientes interno e externo. Ou seja: é o setor responsável por organizar as demandas e estabelecer soluções, a fim de potencializar as tomadas de decisões.
Tão importante quanto ter uma gerência de projetos é saber contratar o profissional com o perfil adequado, já que algumas habilidades são fundamentais. De fato, a contratação de alguém experiente demanda tempo e dinheiro, mas o custo-benefício tende a compensar, em função dos resultados gerados.
Afinal, nada substitui a vivência. Logo, é o tipo de trabalho que dispensa amadorismo. Por isso, além da formação acadêmica correspondente (Engenharia, Administração e afins), o profissional também deve reunir outras competências fundamentais, como:
Organização
Controlar diversas variáveis, simultaneamente, não é nada simples. Por isso, sua capacidade deve ir além da formação acadêmica descrita em um currículo, já que o gestor é encarregado de:
- gerir custos;
- monitorar a evolução do escopo;
- adequar a alocação de recursos;
- preparar tarefas;
- cuidar da pós-produção;
- apresentar resultados, entre outras funções.
Ou seja: ritmo e constância são palavras-chave no contexto da gestão de projetos, pois o profissional também é responsável por temas que envolvem controle de ferramentas, além da administração de tempo, pessoas e insumos. Portanto, uma boa dose de sistematização e obediência ao cronograma faz a diferença na hora de executar os procedimentos.
Liderança
Ser líder é muito diferente de ser chefe. Afinal de contas, o líder atua como agente de transformação. A ele é incumbida a missão de engajar e inspirar o time — sendo assim, o poder de persuasão está em suas mãos. Ou seja: além de trabalhar em prol dos objetivos, também é tarefa do gerente mobilizar as pessoas.
Objetividade
Nos dias atuais, a perda de tempo pode resultar em prejuízos astronômicos para as marcas, já que estamos vivendo a “era do cliente”. Isso quer dizer que as decisões precisam ser tomadas com rapidez e confiança. Desse modo, um bom gerente de projetos sabe:
- identificar o problema;
- propor soluções;
- agir oportunamente;
- liderar os envolvidos rumo ao sucesso.
Negociação
Na maior parte dos casos, o orçamento é apertado e os envolvidos não apresentam o mesmo desempenho.
Isso significa que ter de respeitar interesses individuais (e, ainda, extrair o melhor resultado dentro das circunstâncias apresentadas) é uma missão que exige alto poder de conciliação. Não é nada fácil convencer as pessoas a fazerem aquilo que não querem.
Comunicação
De todas as competências, essa é fundamental para a fluidez nos processos. No entanto, muitos projetos enfrentam problemas e atrasos devido à falta de transparência.
Entenda que é papel do gerente estabelecer os tipos de canais de diálogo, a fim de garantir a troca de informações no prazo certo. O profissional precisa saber lidar com pessoas, já que esse é um dos recursos administrados por ele.
De nada adianta contar com sistemas ou ferramentas de última geração se o gestor não consegue conduzir um time com confiança. Por isso, é imprescindível estabelecer uma sintonia com as pessoas.
Persistência
Uma das tarefas primordiais na gestão de projetos está relacionada à capacidade que o gerente tem de mapear e corrigir os possíveis riscos. Ter jogo de cintura é imprescindível para que ele possa se antecipar à crise, arrumar a casa e colocar tudo nos trilhos novamente.
Afinal, os desafios fazem parte da rotina empresarial. Nesse sentido, os pensamentos não devem ser fixos, mas precisam ser reiniciados, a fim de que isso favoreça as decisões estratégicas.
Quais são as etapas da gestão de projetos?
Uma administração eficaz envolve, necessariamente, pelo menos duas táticas principais: processo e documentação.
Mesmo os projetos de curta duração não estão isentos de metodologias aplicadas, pois são elas as responsáveis por garantir a organização e a agilidade do planejamento. Ou seja: há um ciclo de vida que merece atenção.
Início
Esse é o estágio de partida. Quando o conceito nasce, o termo de abertura é elaborado (e a autorização, decretada). Aqui, os envolvidos reconhecem, oficialmente, o início das atividades.
Na fase preliminar, o problema é exposto e atacado, a fim de que o gestor tenha as informações necessárias para a estruturação do projeto nas mãos. As premissas sobre restrições, custo, informações relevantes, cronograma e estimativas são registradas no começo de tudo, para que o conteúdo seja conhecido e discutido previamente.
Esse é o momento que o gerente de projetos tem para ficar por dentro de todos os pormenores da proposta. Necessariamente, isso implica obter entendimento macro acerca das influências de impacto, dos requisitos relevantes e dos possíveis riscos.
Além disso, os dados coletados são submetidos a quem é de interesse: órgãos competentes, acionistas e patrocinadores.
Planejamento
A segunda etapa é a do detalhamento. O fato de o projeto ter chegado até aqui significa que ele foi aprovado. Logo, a empresa acredita na possibilidade disso gerar resultados.
Nesse caso, é importante definir uma metodologia para escolher as estratégias e administrar melhor os objetivos e recursos mobilizados. Portanto, é imprescindível que o modelo preveja, com profundidade, pontos como:
- preparação do cronograma;
- correlação entre as atividades;
- análise de custo;
- determinação de competências;
- previsão de recursos.
Execução
Depois do planejamento, é hora de materializar as determinações acordadas. Consideramos essa etapa a mais importante do projeto, pelo simples motivo de as ideias serem colocadas em prática.
Nesse ponto, os avanços precisam ser registrados e as conclusões preliminares devem ser documentadas, a fim de que os processos sejam evidenciados e as soluções, apontadas. Qualquer deslize cometido nos estágios anteriores fica, inevitavelmente, visível durante este ciclo.
Afinal, a maior parte dos recursos, como orçamento, quadro de pessoal e força tarefa empregada, é consumida durante a efetivação. Nesse sentido, a consumação é fundamental para orientar as fases posteriores, já que isso tende a provocar mudanças significativas no escopo e nos requisitos de qualidade.
Controle
A gestão e o monitoramento ocorrem em paralelo com o cumprimento dos processos, pois, nesse ponto, o objetivo é acompanhar e controlar as execuções, de modo a sugerir medidas preventivas e convergentes em tempo hábil.
Para tanto, é importante comparar: linha de base (fase inicial) + estado atual do planejamento + status desejado, a fim de estabelecer medidas corretivas. Nesse ciclo, os documentos gerados devem levar em consideração o desempenho dos processos, já que isso é determinante nas tomadas de decisão do gerente.
Ele precisa encontrar os gráficos de controle, as medidas corretivas e preventivas e os indicadores de performance nos arquivos, além de outras métricas essenciais para a leitura compreensível do cenário.
Encerramento
Como o próprio termo sugere, esse é o momento da entrega dos resultados. Mas isso não significa que os esforços e as preocupações terminaram, porque os modelos de projetos também devem focar no registro do aprendizado e no termo de aceite do cliente. Tais vertentes são consideradas indispensáveis.
É importante que haja um certificado que valide o término e a entrega de todos os itens do escopo, de forma a isentar a empresa de responsabilidades futuras. Se o projeto fosse a criação de um aplicativo, por exemplo, poderíamos vincular os seguintes serviços:
- definição do sistema operacional (iOS, Android ou Windows Phone);
- criação do protótipo;
- escolha da estrutura de navegação;
- estado do aplicativo nos modos on-line e off-line;
- determinação do design da interface;
- levantamento de questões sobre acessibilidade;
- utilização de padrões conhecidos, entre outros.
A entrega precisa ser avaliada e aceita pelo cliente ou responsável que prosseguirá com o trabalho. Por isso, é necessário dedicar um tempo para refletir sobre os resultados, pois cada uma dessas fases serve para detectar e corrigir erros, que arriscam o sucesso do que foi empregado — até porque, nem sempre a sequência dos ciclos é seguida à risca.
Lembre-se de que isso é determinante para a continuidade do projeto, pois as falhas diagnosticadas poderão representar, inclusive, uma inviabilidade completa das atividades em curso. Nesse caso, é recomendável que o gerente convoque uma reunião final para apresentar os relatórios e expor as informações gerais.
Erro: Formulário de contato não encontrado.
Como gerenciar e monitorar projetos?
Os problemas detectados ao longo do caminho devem ser resolvidos conforme o que está previsto no gerenciamento de riscos. E é aí que entra a capacidade de comunicação efetiva do gerente, já que ele deve assegurar o funcionamento pleno dos procedimentos. Isso implica garantir:
A escolha da metodologia
O método define quais regras serão usadas para administrar e conduzir os recursos do projeto. Por isso, trata-se de um dos primeiros pontos que o gerente estabelece.
Nesse sentido, conceito de BI é um bom exemplo de sistema eficiente. Por meio dele, é possível coletar, organizar e analisar os dados de um jeito prático e confiável. Além disso, o gestor tem a chance de monitorar e compartilhar as informações com os outros membros da equipe.
Se a qualidade dos dados for relevante, ele terá a oportunidade de analisar indicadores corretos e reais, o que torna as ações do planejamento extremamente positivas em termos de vantagem competitiva.
A identificação de talentos
Na hora de formar a equipe, a decisão do gerente não deve se basear apenas nas competências técnicas, uma vez que outras habilidades precisam ser consideradas. Isso também envolve clientes, patrocinadores e fornecedores.
A experiência profissional, aliada a um perfil diversificado, pode contribuir no sentido de promover desempenho e aprendizado.
O estabelecimento de critérios
A transparência é um dos pontos-chave na gestão de projetos, pois, sem uma comunicação objetiva, é praticamente impossível obter sucesso. Logo, a falta de conversa pode levar a retrabalhos, além de boatos e ruídos.
Então, a fim de evitar esses contratempos, tire um tempo para avaliar os detalhes que deverão ser comunicados. Mas não só isso: defina, também, quem deve ficar a par do assunto e estabeleça o meio pelo qual o conteúdo será transmitido.
A determinação do cronograma
O escopo traz todos os elementos do projeto, incluindo produtos, pessoas, recursos e meios de comunicação. Enfim, trata-se de um documento extremamente necessário para conduzir as atividades e, sendo assim, ele deve conter apenas as informações essenciais e executáveis.
O excesso de dados pode dificultar a compreensão e atrasar os procedimentos — por isso, tente reter apenas os assuntos necessários para a empresa e os clientes. Outro ponto importante nesse passo tem a ver com a definição dos indicadores de desempenho. Sobre isso, considere os KPIs que realmente geram impacto no negócio.
Quer uma dica? Desenvolva uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP) e, depois, estabeleça a construção dos itens do escopo.
A prevenção de riscos
Após planejar e delegar as demandas, é importante refletir sobre o que pode dar errado. Isso não tem nada a ver com querer jogar contra, mas consiste em uma medida preventiva. Cercando-se de todas as possibilidades, fica mais fácil prever erros e elaborar planos de ação efetivos.
Não é raro, por exemplo, os projetos extrapolarem o orçamento quando estão na fase de execução. Quando o gestor detecta os imprevistos, tem a oportunidade de ajustar o escopo de acordo com as necessidades vigentes.
Mas, independentemente dos motivos, é certo que alguns questionamentos não devem passar despercebidos:
- “qual é o impacto que isso pode gerar?”;
- “como contornar?”;
- “qual é a chance da ocorrência de erros?”;
- “qual é o status dos riscos e como enfrentá-los?”.
Nesse caso, você pode utilizar a análise preditiva, que ajuda a determinar as probabilidades de antecipações e atrasos no projeto.
O acompanhamento do plano
Depois de colocar todas as medidas anteriores em prática, é hora de dar a largada para o início da execução das tarefas. O gerente deve manter-se atento ao andamento das atividades, acompanhando pontualmente cada métrica definida no escopo.
O monitoramento é necessário, pois permite verificar a produtividade da equipe e o desempenho do planejamento como um todo. Então, se o objetivo é evitar dores de cabeça na fase de encerramento, não abra mão de observar a rotina e verificar os indicadores.
Crie relatórios e faça comparativos diários ou semanais, a fim de analisar a evolução dos números e manter o projeto devidamente nos trilhos.
Os feedbacks atualizados
A equipe envolvida precisa ficar a par dos resultados, até mesmo para melhorar a performance e o envolvimento. Por isso, é papel do gerente comunicar as observações.
E esse retorno pode ser diferenciado por meio de feedback em tempo real. Resumindo: informe, em tempo hábil, as considerações e evite comunicar apenas quando a situação já não puder ser mais contornada. Observe, ainda, pontos como:
- orientação: execução com foco na conclusão do projeto;
- realização: balanço das exigências de qualidade, a fim de garantir a aplicação de conceitos e padrões operacionais;
- mobilização: provisão de recursos necessários para a equipe;
- aquisições: validação de contratos, triagem de fornecedores, procedimentos logísticos e quaisquer outras atividades relacionadas à provisão de recursos.
Quais são as ferramentas para a gestão de projetos?
A gestão de projetos abre vantagem competitiva para a empresa crescer com segurança. Por isso, as ferramentas automatizadas são indicadas nessa condução, já que ajudam na otimização dos processos, no ganho de produtividade, na redução dos custos e no aumento dos lucros.
Como adiantamos, o Business Intelligence está entre as que auxiliam no gerenciamento empresarial, por oferecer funcionalidades imprescindíveis ao processo analítico administrativo. Ou seja: a metodologia ajuda a maximizar os resultados, levando a tomadas de decisão assertivas. Além dela, você pode contar com as seguintes:
Runrun.it
A empresa foi fundada em 2013 e já está entre as mais inovadoras do país, segundo o anuário do jornal Valor Econômico.
O software brasileiro é essencial para administrar projetos e monitorar fluxos de trabalho. A partir dele, você obtém relatórios acerca de custos, prazos e desempenho dos profissionais de forma simplificada.
Outra grande vantagem é o baixo custo, pois não é necessário baixar nenhum programa específico. Além disso, o suporte é em português, a ferramenta passa por evoluções contínuas, o design é intuitivo e é possível fazer tudo de maneira rápida, simples e automática.
Trello
Trata-se de outro jeito de garantir a produtividade a todo vapor. Assim como a anterior, essa ferramenta é bastante intuitiva.
A interface pode ser acessada de vários navegadores e é ideal para trabalhar com equipes remotas, o que simplifica a organização e o acesso às tarefas. O recurso, que foi lançado em 2011, é um método japonês de gestão.
As tarefas são organizadas em cartões e o apelo visual é bem forte. A estruturação permite a ideia de progresso real das atividades de curto, médio e longo prazo.
Asana
O diferencial dessa plataforma está no fato de ela unir gestão e funcionalidades de comunicação. Ela pode ser usada tanto por meio de dispositivos móveis quanto no desktop.
Os recursos são muito úteis para agências, porque a empresa oferece chat colaborativo, lista de tarefas e, ainda, permite criar os times de acordo os objetivos. Ela não chega a ser tão simples quanto as outras, mas os recursos básicos são gratuitos.
Basecamp
Outra estrutura recomendada na gestão de projetos é a do Basecamp. Por meio dela, é possível definir os objetivos, traçar as responsabilidades, criar as equipes e delimitar os prazos.
Outras vantagens têm, certamente, a ver com o fato de você poder acompanhar o histórico de cada membro, numa espécie de linha do tempo. Além de funcional, a plataforma permite realizar upload em diversos formatos (PDF, XML, PPT) e, ainda, possibilita a inclusão de comentários. A versão gratuita, porém, é disponibilizada apenas para testes.
Bônus: dicas finais para um gerenciamento de projetos eficiente
Uma decisão errada pode mudar o rumo da organização no mercado. Por isso, a gestão de projetos é necessária para fiscalizar e manter o padrão de qualidade das ações implementadas.
Além disso, trata-se de uma forma que a empresa tem de manter os dados confiáveis. Lembre-se de que a formatação manual no Excel, por exemplo, tende a comprometer severamente a segurança da informação.
Viu só como a decisão correta otimiza os processos? A gestão de projetos é um assunto interessante para sua empresa? Então, entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar você!
