Independentemente do cargo na carteira, todo líder que trabalha em uma empresa e se preocupa com a melhoria contínua na gestão empresarial, em algum momento, precisará tirar um tempo para entender um pouco mais sobre a gestão de processos.
Isso porque ela possibilita o aumento de resultados da organização, agiliza e também favorece um processo de tomada de decisão muito mais assertivo.
Se você ainda não está bem ambientado a respeito do assunto, veja agora algumas informações que separamos para ampliar um pouco o seu conhecimento!
O que é a gestão de processos?
Se por um lado entendemos que a gestão de projetos é a forma como se pode administrar qualquer tipo de atividade que tem início, meio e fim bem determinados, a gestão de processos, por sua vez, busca melhorar os resultados das atividades que são cíclicas dentro de uma instituição.
Toda empresa, independentemente do seu tipo de atuação e mercado, tem uma série de rotinas. São tarefas que se repetem constantemente em maior ou menor velocidade, podendo ser extremamente simples e operacionais ou complexas e lentas. Ainda assim, se elas acontecem sempre usando os mesmos tipos de recursos e tendo o foco em um mesmo resultado, podem ser entendidas como um processo.
A gestão de processo tem como principais objetivos entender exatamente o que ocorre em cada uma destas rotinas, identificar pontos de melhoria e aprimorar a rotina de maneira a torná-la cada vez mais eficiente.
Assim, a busca por economia, agilidade, produtividade, segurança e qualidade nunca termina e os ganhos conquistados devem ser sempre incorporados ao dia a dia da operação.
Qual a importância da gestão de processos?
Com base nesse raciocínio, torna-se claro o entendimento de que a gestão de processos é importante para cada organização para que cada uma possa garantir constantemente um nível de competitividade adequado para a sua sobrevivência no mercado.
Ao passo que novas tecnologias continuam surgindo e que nossos métodos são desenvolvidos, uma linha de produção nunca poderá se dar ao luxo de estagnar. As soluções encontradas hoje não garantem os níveis de resultados exigidos amanhã.
Se a gestão de processos fosse algo engessado e que não buscasse continuamente a evolução, até os dias atuais estaríamos consumindo produtos e serviços integralmente artesanais.
Na verdade, a própria base da administração moderna, como a conhecemos hoje, se mistura com a busca pelo aprimoramento de processos e rotinas.
Para entender isso melhor, basta lembrar que muitos dos nossos teóricos da administração começaram suas pesquisas e estudos na época da revolução industrial. Avaliando como era possível aprimorar rotinas, revolucionaram o funcionamento da linha de produção e conceituaram a produção em série.
A qualidade das informações
Primordial para que seja feita uma gestão de processos responsável e eficiente é a qualidade das informações referentes ao que se está avaliando.
Como esse tipo de gestão avalia atividades repetitivas, os dados que forem possíveis ser coletados são de grande importância. Afinal, quanto mais vezes se realiza a mesma tarefa, maiores são as chances de se identificar falhas e gargalos.
Contudo, se a fonte dos dados não for confiável, ou ainda, incompleta, a análise de relatórios poderá distorcer a natureza das informações levando o gestor a cometer erros perigosos. O pior de tudo, nesses casos, é que mesmo depois de tomada a decisão, os resultados ainda podem estar mostrando uma realidade equivocada.
Por isso, ao aplicar uma gestão de processos de maneira adequada e profissional é necessário garantir que os relatórios analisados para cada processo estejam em conformidade com a realidade. Para garantir que tudo esteja em perfeita sintonia, uma das práticas de mercado mais importantes é a adoção da automação.
Procedimentos integrados têm algumas vantagens sobre aqueles realizados de maneira fracionada ou manual. O primeiro benefício é que eles são muito mais rápidos, mantendo gestores constantemente atualizados.
O segundo é que eles não permitem a ocorrência de erros por interferência humana, ou seja: a chance de encontrarmos um relatório confeccionado por uma pessoa com um erro de fórmula, por exemplo, que seja por uma pequena distração, é muito maior do que constatar esse mesmo tipo de falhas quando o relatório é produzido automaticamente.
O terceiro ponto, mas não menos importante, é o retrabalho e a perda de tempo em ter que sempre estruturar os mesmos documentos. Se fosse uma solução já integrada ao seu sistema produtivo, essa pessoa poderia fazer outras atividades, contribuindo para a empresa de uma forma mais relevante.
As bases da gestão de processos
A gestão de processos segue uma lógica de funcionamento muito simples e pode ser aplicada em todo tipo de operações. São passos que, se realizados com critério e atenção, fazem os resultados aparecerem e todo o sistema ganhar mais competitividade.
Mapeamento
É a fase de levantamento das informações a respeito de como funciona tudo no momento atual. O objetivo é coletar dados que futuramente serão confrontados com outras possibilidades de configuração da mesma operação.
Modelagem
Trata-se da representação do fluxo dos processos. É o caminho que cada insumo faz dentro da rotina. Precisa-se enxergar onde as coisas começam, por onde passam e o resultado final. Cada fase, entroncamento e interferência devem ser mapeados.
Melhoria
Avaliando as duas etapas anteriores, é natural que algumas melhorias possam ser identificadas. Pontos de desperdício, por exemplo, ficam evidentes e é nessa fase que se deve buscar aprimorar a rotina.
Implantação
Tendo agora uma forma potencialmente mais produtiva de realizar o ciclo de atividades em estudo, é chegado o momento de fazer os ajustes e testar se as hipóteses estão certas. Muito importante é também a manualização dessas melhorias. Assim fica mais fácil garantir que o processo não terá chances de retroceder ao patamar anterior.
Monitoramento
Após a mudança do processo, é necessária uma checagem constante dos resultados. Caso eles estejam dentro do padrão esperado, essa verificação terá a função de um tipo de controle de qualidade. Por outro lado, se as coisas não estiverem como o esperado, é hora de voltar a rever o processo e buscar novas melhorias, retornando assim, a repetir a segunda parte desses passos.
Agora que você já consegue entender um pouco mais a respeito da gestão de processos, conte-nos como funciona em sua empresa. Vocês já têm uma rotina em andamento? Consegue ver formas de implementar melhorias nos processos realizados? Quais as suas maiores dificuldades? Comente aqui!
