Todo gestor já vivenciou a frustração de somente conseguir obter os indicadores de desempenho financeiro da empresa 10 ou 15 dias após o fechamento do mês. Nesse ponto, já não há mais nada a fazer para melhorar os resultados. A ferramenta de BI fez dessa situação — e de mais algumas outras — uma história do passado, de como as coisas eram feitas antes de incorporarmos as tecnologias à gestão de negócios.
Poder acessar indicadores financeiros atualizados a qualquer momento é uma das vantagens de utilizar-se da Inteligência de Negócios na gestão financeira da empresa. Mas uma ferramenta de BI tem o potencial de fazer a diferença nos resultados do negócio. Continue lendo este post e você vai entender o porquê!
O que é BI e para que serve essa ferramenta?
Para qualquer porte de empresa, existem soluções de TI que suportam a execução de todos os processos. Esses sistemas, softwares e aplicativos geram uma massa de dados que estão disponíveis, mas que, por diversas razões, não podem ser facilmente acessados. Eles se encontram em diversos bancos de dados, tabelas e campos que requerem um bom conhecimento dos processos de data mining e elaboração de queries para serem disponibilizados.
A Inteligência de Negócios — ou Business Intelligence (BI), em inglês — é o conjunto de metodologias, processos, arquiteturas de TI, ferramentas e aplicativos que integram um sistema capaz de acessar os dados gerados pela empresa ou mesmo por fontes externas.
Esses dados são estruturados de forma a gerar informações que serão utilizadas pelos gestores para a avaliação do desempenho do negócio e para suportar as tomadas de decisões. Essas informações estarão sempre atualizadas, pois os dados existentes podem ser acessados a qualquer momento.
De que forma a ferramenta de BI pode melhorar a gestão financeira da empresa?
Os sistemas de BI beneficiam todos os setores da empresa, e é exatamente neste ponto que se encontra a grande vantagem para a gestão financeira do negócio. Como sabemos, todas as transações e processos realizados nas demais áreas, de uma forma ou de outra, terão uma consequência nos resultados financeiros da empresa.
A ferramenta de BI permite o monitoramento de todos os processos que impactam o resultado da empresa. Isso possibilita que as intervenções corretivas sejam realizadas rapidamente, uma vez que as mudanças no desempenho podem ser identificadas ou mesmo antecipadas.
Relacionamos abaixo as vantagens das ferramentas de BI que acreditamos ser as mais relevantes para a gestão financeira da empresa.
Disponibilidade de métricas estratégicas
Qualquer negócio, para ser bem gerido, requer que métricas estratégicas sejam regularmente acompanhadas pelos administradores. O sistema de Inteligência de Negócios disponibiliza o acesso em qualquer momento às métricas previamente definidas, atualizadas e confiáveis, condizentes com o nível de atuação do gestor.
Integração de dados
A ferramenta de BI proporciona acesso a todas as informações existentes nos sistemas da empresa, tenham sido elas inseridas num processo de venda, de contratação de pessoas ou de compras de insumos.
Imagine a atividade de gestão do fluxo de caixa. Se os gestores tiverem acesso aos prazos de pagamento que estão sendo negociados pelos compradores e alimentados no sistema de compras, poderão fazer um melhor planejamento de caixa, sem precisar esperar pelo cadastramento da nota fiscal no sistema contábil.
Disponibilidade de dados em tempo real
O tempo necessário para se processarem todas as informações e gerar os resultados financeiros tornava a administração de uma empresa um exercício de adivinhação. Quando os indicadores ficavam finalmente disponíveis, já não havia muito a fazer.
A possibilidade de acessar dados em tempo real permite que os administradores possam atuar prontamente. Um bom exemplo é a situação em que é necessário fazer uma redução dos custos. Se os gerentes puderem acompanhar diariamente a evolução das principais contas, saberão quais estão saindo do controle e requerem maior atenção.
Segurança e facilidade de geração de relatórios
O processo de buscar dados em diversos sistemas diferentes, seja utilizando queries, downloads de relatórios ou mesmo digitando-os em planilhas do Excel, é muito trabalhoso, suscetível a erros e requer pessoas com competências específicas.
Era normal a empresa ficar em voo cego quando uma dessas pessoas adoecia ou se desligava da companhia. No sistema de Inteligência de Negócios, uma vez criada a estrutura do relatório ou do dashboard, esses são atualizados com um simples comando.
Capacidade de fazer simulações
Essa é uma aplicação poderosa da ferramenta de BI. É muito mais seguro tomar uma decisão tendo como apoio várias simulações e a compreensão de seus impactos. É possível, por exemplo, prever qual a variação na necessidade de capital de giro se o forte crescimento de vendas esperado pela área comercial vier a ocorrer.
Elaboração de análises preditivas
Os sistemas de Inteligência de Negócios possibilitam a realização de análises preditivas, em que são identificadas as tendências do negócio a partir do comportamento de um conjunto de dados. Como exemplo, vejamos a situação em que o volume de geração de leads no funil de vendas caia consideravelmente.
Essa situação, provavelmente, resultará na redução de vendas e de faturamento nos próximos meses. Se os gerentes forem alertados previamente quanto a isso e quanto ao impacto nos resultados da empresa, poderão exercer uma gestão dinâmica, tomando as ações corretivas e se preparando para administrar a situação.
Agora que você já sabe quais são as principais vantagens do sistema de Inteligência de Negócios, deve estar imaginando de que forma a ferramenta de BI seria incorporada ao dia a dia da gestão financeira, certo?
Como utilizar a ferramenta de BI no dia a dia da gestão financeira?
A aplicação da ferramenta de BI no monitoramento dos indicadores estratégicos do negócio é quase instintiva. No entanto, essa funcionalidade de monitoramento pode ser utilizada no acompanhamento do desempenho de cada um dos diversos produtos e serviços comercializados, do resultado de cada loja ou filial e mesmo de cada segmento de negócio. Assim, essa funcionalidade tem o potencial de provocar mudanças na cultura de uma empresa, alavancando a prática de gestão por resultados.
Uma outra aplicação da ferramenta de BI é na elaboração de orçamentos e previsões. Com a análise estatística dos dados, é possível prever com precisão quais seriam os resultados futuros para uma determinada situação. A elaboração do orçamento para o próximo exercício se torna mais simples e confiável.
A controladoria também é uma grande beneficiária da utilização da ferramenta de BI. A atividade do controller de monitorar a aderência das transações, pessoas e áreas de atividade ao cumprimento das normas, instruções e processos da empresa é muito facilitada com o uso da ferramenta de BI.
Um benefício intangível da utilização da ferramenta de BI é o aprendizado corporativo que ela proporciona. Na medida em que os gestores vão tendo acesso às informações, monitoram resultados, analisam estaticamente os dados e fazem simulações, eles vão entendendo cada vez mais as particularidades do negócio. Esse conhecimento é um ativo com potencial para mudar a história de uma empresa.
Este conteúdo ajudou você a compreender a importância da ferramenta de BI? Consegue ver como o BI pode mudar o seu papel dentro da empresa? Entre em contato com a gente agora mesmo e fique por dentro de todas as vantagens da ferramenta de BI na gestão financeira!
