Como fazer uma tabulação de dados eficiente?

Para nós, que vivemos na sociedade da informação, os dados se tornaram um recurso imprescindível na gestão dos negócios. A inteligência de mercado é uma das principais tendências de tecnologia a serem adotadas nos próximos anos, mas requer várias mudanças. Uma delas envolve a tabulação de dados. 

Antigamente feita em tabelas no Excel, hoje essa etapa do processo de análise dos dados já conta com alternativas mais eficientes e seguras. Como resultado, é possível obter informações muito relevantes para a estratégia da empresa.

Se você quer descobrir como aumentar a eficácia e a agilidade desse tratamento de dados, basta ler todo o nosso artigo. A seguir, separamos os principais insights sobre o assunto. Boa leitura!

O que é a tabulação de dados?

Dados podem ser coletados de diversas formas, em diferentes situações e a partir de variadas ferramentas. Desde um painel de satisfação sobre o atendimento no ponto de vendas até um sofisticado algoritmo para calcular a taxa de conversão de determinado site: os resultados gerados em ambos serão dados.

Mas claramente essas informações serão entregues de forma caótica, impedindo qualquer tipo de análise ou elaboração sobre elas. Nesse momento, entra a tabulação (que, em outras palavras, significa organização).

É simples assim: tabular dados quer dizer organizá-los de maneira que façam sentido e possam ser lidos por alguém que vá fazer uso deles. Portanto, sem essa etapa todo o esforço para coletá-los não faz sentido nenhum.

O processo pode ser dividido em quatro etapas básicas:

• pesquisa em campo e coleta de informações;
• preparação para a tabulação (implica na organização em parâmetros iguais);
• elaboração de relatórios;
• análise dos relatórios.

Como realizar esse trabalho?

A ferramenta mais usada para a tabulação ainda é o bom e velho Excel. O software foi uma das primeiras soluções digitais que permitiu a realização desse trabalho e permanece amplamente adotado — tanto porque é compatível com a maioria dos sistemas operacionais quanto por ser o mais conhecido pelos analistas.

Mas a tecnologia já evoluiu nesse campo também, sendo que atualmente existem softwares específicos para a tabulação. Uma boa alternativa é combinar o Excel com um programa mais especializado. A base pode ser criada na planilha e exportada para o outro recurso na hora em que for preciso trabalhá-la.

O primeiro cuidado a ser tomado é com a padronização da linguagem. Os nomes das variáveis devem ser curtos, sem acentuação ou caracteres especiais, simples e de fácil identificação. Isso vai evitar problemas com a migração das informações e até mesmo na detecção das variáveis.

Depois, cada item deve ser considerado como uma variável diferente, de forma a isolar os diversos fatores que influenciam no cenário global. O analista ainda precisa criar uma variável de identificação e, com ela, numerar as unidades de pesquisa. Isso facilita o processo caso seja necessário rever alguns dos parâmetros.

O analista também é responsável por pensar em códigos numéricos para cada possibilidade de resposta e em um índice de correspondência. Assim, quando for feita a migração dos dados do Excel para o software específico, os cálculos ficarão mais fáceis.

Além disso, os códigos numéricos ajudam a garantir cálculos corretos quando houver alguma falha na padronização da linguagem. O software vai considerar como variáveis diferentes uma mesma palavra escrita com letra maiúscula e minúscula, por exemplo.

Por que é vantajoso aderir a um software específico?

O software específico para tabulação é um grande aliado no trabalho com dados, pois torna mais fácil a manipulação das variáveis e melhora  a visualização dos resultados para a elaboração do relatório. A seguir, veja algumas funcionalidades apesentadas por esse tipo de sistema que são capazes de trazer vantagens para a sua empresa.

Análise interativa

O software como o Qlik Sense permite que o analista explore seus dados fazendo seleções interativas. As análises são carregadas instantaneamente, o que facilita a mudança da linha de raciocínio à medida que as várias exibições vão levando a novos insights.

Visualização responsiva

Quem já tentou usar o Excel no celular sabe que pode ser bem frustrante. A tela pequena não favorece a visualização de planilhas muito grandes e, se você precisar fazer alguma alteração nos dados, a experiência pode ser ainda pior.

Alguns softwares específicos resolvem esse problema, pois apresentam design responsivo a diferentes tamanhos ou formatos de tela, além da interação por toque. Isso permite que você consulte os dados em qualquer lugar, podendo confirmar informações ou até ter novos insights enquanto está fora da sua estação de trabalho, em uma reunião.

Criação de equipes de análise

Costumam dizer que duas cabeças pensam melhor do que uma — e essa afirmação é particularmente verdadeira quando se trabalha com dados. Uma visão diferente é capaz de produzir novos insights para os quais você não havia atinado. Mas o compartilhamento das informações com outras pessoas pode ser muito complicado no Excel.

No software, você tem meios para compartilhar aplicativos analíticos, modelos de dados, análises e visualizações com uma equipe, evitando o risco de alguém causar um erro sem querer na planilha. Além disso, a ferramenta salva as alterações e as disponibiliza para todos os membros da equipe, facilitando o trabalho coletivo.

Diferentes níveis de segurança

Para quem lida com dados, a segurança das informações é sempre uma grande preocupação. Por um lado, as pessoas precisam ter acesso aos conteúdos para realizar o trabalho e dar novas contribuições. Por outro, isso aumenta o risco de erros humanos e a chance de que materiais altamente estratégicos (ou até sigilosos) sejam acidentalmente enviados para pessoas alheias ao projeto.

Mas o software específico permite controlar esses níveis de acesso. Ao mesmo tempo em que tem uma segurança robusta, que impede o vazamento de informações e diminui bastante as chances de erros, o programa permite que várias pessoas acessem os dados de modo controlado. Isso leva à personalização dos acessos e das diretrizes de privacidade para cada membro da equipe ou departamento da empresa.

A tabulação de dados é fundamental para as organizações que desejam se manter na vanguarda das práticas mais inovadoras do mercado. Para que ela seja feita de forma eficiente, é necessário combinar ferramentas já consagradas com outras moderníssimas. Também não se pode esquecer do olhar treinado do especialista, que vai fazer toda a análise, obter os insights e propor ações pertinentes para a realidade da empresa.

Se você deseja levar a empresa para o próximo nível com a análise de dados, entre em contato conosco! Somos especialistas no assunto e teremos prazer em encontrar a melhor solução para suas necessidades.