Tabulação de dados: fazer no Excel ou em um software específico?

Analisar dados é, hoje, essencial. Afinal, eles chegam de todos os lugares e são capazes de influenciar as mais diferentes estratégias em qualquer companhia. Para organizá-los, a tabulação de dados é um processo fundamental. Ela permite tornar as informações adequadas para serem compreendidas no contexto atual.

Para tornar a obtenção de insights mais precisa, a tabulação deve ser feita com o auxílio de um software. Uma das opções mais usadas nesse processo é o Microsoft Excel. Além dele, porém, há outras ferramentas específicas que otimizam a tarefa.

Quer saber mais sobre o processo de tabulação de dados com o apoio de recursos tecnológicos? Acompanhe o post e saiba mais sobre o assunto. 

O que é tabulação de dados?

Tabular é organizar. A tabulação de dados, então, é a transformação de todas as informações coletadas em material que possa ser analisado para, assim, ter potencial de se tornar um suporte importante nas tomadas de decisão.

Esse processo envolve quatro passos:

1. pesquisa de campo com base em uma técnica;
2. organização dos dados coletados para serem tabulados;
3. elaboração de relatórios;
4. análise dos relatórios.

O procedimento usado na tabulação é o que vai garantir a qualidade dos dados e evitar a necessidade de reestruturações quando chegar o momento de fazer a análise dessas informações. Por isso, é essencial fazê-lo de forma organizada.

Como fazer a tabulação de dados?

O primeiro passo é escolher o software a ser utilizado. O Excel costuma ser uma escolha óbvia, já que ele é muito comum a uma série de computadores, por já vir no sistema operacional. Tanto com ele quanto com softwares específicos, o resultado pode ser obtido.

Uma boa ideia é associar o uso dos dois softwares. Assim, vale começar fazendo a tabulação de dados no Excel (tudo em uma mesma planilha). O arquivo obtido dessa forma é fácil de ser alterado e pode ser transferido para outra aplicação quando estiver pronto — isso elimina a necessidade de criar a base diretamente nela.

Boas práticas na tabulação

É importante que cada item seja considerado como uma variável. Os nomes usados devem ser curtos (até 12 caracteres), simples, identificáveis, sem acentos ou caracteres especiais. Se não estiverem nesse formato, pode haver problemas quando os dados forem enviados para o outro software.

Deve-se, ainda, criar uma variável de identificação para numerar as unidades pesquisadas. Isso permite que os questionários permaneçam neutros. Além disso, em caso de necessidade de revisão de alguma variável, é mais fácil localizar as informações. Lembre-se, ainda, de que cada unidade pesquisada deve ocupar uma linha diferente.

Depois, é preciso criar códigos numéricos para as respostas (bem como um índice para não esquecer a correspondência). Isso facilita os cálculos quando o software específico receber a planilha vinda do Excel. Os códigos ajudam, ainda, a uniformizar a base de dados, já que o software vai considerar uma mesma palavra, escrita com maiúsculas ou minúsculas, como variáveis diferentes.

Apenas com essas ações simples já é possível criar uma base de dados útil, organizada e fácil de ser usada para a obtenção de insights. Depois, esse formato pode ser exportado e analisado em um software específico. Assim, é possível obter mais agilidade e precisão nesse processo.

Como definir a estrutura da tabulação dos dados?

Ao inserir os dados no Excel ou no software específico para a tabulação, é importante fazê-lo da maneira como as informações serão usadas na análise de dados. Ou seja, as variáveis ficam na primeira linha, uma em cada coluna, e a primeira delas é a identificação.

Se estiver comparando informações em dois ou mais momentos distintos, cada um desses tempos deve ter uma linha específica. Nesse caso, é essencial, ainda, ter uma variável que indique o tempo correspondente — isso vai evitar que haja eventuais confusões.

Uma boa prática é que duas pessoas façam a inserção dos dados e que seja usada uma função que verifique a digitação. Assim, haverá duas planilhas e uma fórmula simples pode compará-las para confirmar que os dados inseridos estão corretos. Isso minimiza erros e facilita a correção se houver dados incorretos.

Qual a importância da tabulação de dados?

A tabulação de dados é essencial nas tomadas de decisão de qualquer empresa. Afinal, o processo decisório traz consequências para a companhia, já que reflete seus valores. Por isso, os dados coletados são o ponto de partida para boas decisões empresariais, mas é a sua tabulação que vai ajudar a chegar à melhor decisão.

É essencial, portanto, garantir que os dados usados nesse processo sejam confiáveis. A tabulação dessas informações é uma tarefa delicada e que pode ser bem cansativa, já que consiste em organizar todos os dados obtidos.

Quando se usa uma plataforma que permita cruzá-los, a compreensão das variáveis e a consequente obtenção de insights são mais fáceis. Depois de tabulados os dados, é possível obter relatórios que vão servir para apoiar as decisões estratégicas. Além disso, esse processo vai torná-las mais ágeis.

Informações gerenciadas são relevantes

Lembre-se de sempre ter em mente que todas as informações utilizadas devem ser relevantes para o negócio. Nesse aspecto, a qualidade vale mais que a quantidade. Dessa forma, fica mais fácil e rápido entender a raiz de um problema e encontrar a solução para ele.

Como um software de tabulação pode auxiliar?

O uso de um software específico pode ser vantajoso, principalmente, se oferecer autonomia ao usuário final. Com a tabulação de dados feita de forma sistemática, é possível fazer melhor administração da empresa a partir da visualização de dados de maneira mais dinâmica.

Gerenciar todas essas informações traz ganhos estratégicos claros, mas também proporciona vantagens operacionais. Cada um dos departamentos que faz a consulta dessas informações tende a ganhar na execução de demandas.

Essas ferramentas permitem que o usuário tenha total liberdade para estruturar os dados da forma que desejar. Dessa maneira, seu trabalho de análise e desenvolvimento de relatórios acontece de modo muito mais fluído e eficiente.

O resultado dessa autonomia é o melhor: insights precisos e úteis para a empresa. Tudo isso pode ser feito em menor tempo, com menos esforços e com total transparência.

A seguir, confira as principais vantagens do uso dessas ferramentas e veja como o software se torna importante às empresas.

Índice de erros reduzido

O grande volume de dados, apesar de ser extremamente útil, também requer maiores cuidados na hora de gerenciar. Essa quantidade de informações só pode ser administrada com competência dentro de um software. Utilizar sistemas ultrapassados ou fazer a tabulação sem automatização gera riscos ao usuário.

Ao ter o suporte de uma ferramenta competente, as chances de erros reduzem consideravelmente. Isso garante que os dados disponibilizados para análises sejam os mais corretos, trazendo perspectivas concretas à empresa. Esse maior nível de precisão garante que o material disponibilizado mostra a realidade do negócio.

Produtividade aumentada

Lidar com o processo de tabulação de dados requer esforços relevantes. Organizar, classificar e categorizar essas informações não é nada fácil. A utilização do software é a única forma de obter êxito, em um bom tempo de trabalho. Caso contrário, seria difícil ter que lidar com todos os registros e ainda conseguir organizá-los.

Os softwares agregam consideravelmente em produtividade. O uso dessas ferramentas como apoio na estruturação dos dados faz muita diferença no tempo de entrega da tabulação. Do contrário, sem o uso de ferramentas automatizadas e modernas, seria muito mais complicado tornar as informações úteis para análises.

Insights mais eficazes

A grande vantagem do trabalho com dados são as mais variadas possibilidades de insights. Perceber tendências, capturar ideias e observar ocorrências gera boas ideias aos gestores. Quando a tabulação é feita com o suporte de um software competente, é natural que todas essas informações estejam ainda mais organizadas.

Com dados mais transparentes e estruturados, fica muito mais fácil fazer uma análise mais profunda sobre eles. Assim, os insights obtidos tendem a ser mais simples de identificar e muito mais valiosos. Em outros processos, os dados talvez não tenham a organização e a classificação eficientes. Com isso, não seria tão fácil observar informações relevantes e estratégicas.

Agilidade no processo de tabulação

A tabulação é um processo que envolve algumas etapas. A organização dos dados, o desenvolvimento de relatórios e suas análises levam tempo. Para resultados satisfatórios, é fundamental conduzir essa prática da maneira certa. Contudo os softwares dão suporte na otimização, ou seja, tudo isso pode ser feito mais rapidamente.

Ferramentas adequadas tornam cada etapa do trabalho mais ágil, graças aos comandos automatizados e simples de serem executados. A manipulação dessas informações tende a acontecer de maneira descomplicada e ágil. Em vez de perder tempo organizando dados, as empresas podem se dedicar a analisá-los e obter os insights mais interessantes.

Como você tem feito a tabulação de dados na sua organização? Neste conteúdo você entendeu melhor como os diferentes processos podem complementar um ao outro com eficiência. Um software especializado é indispensável e, por meio dele, você realiza a tabulação de forma simples, em menos tempo e com bons resultados.

Quer ter acesso a outros conteúdos como estes? Assine a nossa newsletter e receba mais posts diretamente no seu e-mail.