Self-service BI: 5 mitos e verdades

O Business Intelligence se consolidou como uma estratégia importante na obtenção e análise de dados, ajudando as empresas a efetuarem bons negócios. Seguindo os mesmos passos, o self-service BI se estabelece como a tendência da vez. Contudo, o que é esse recurso e o que o diferencia do modelo atual de BI?

O autoatendimento BI é uma ferramenta que possibilita o usuário final realizar análises e gerar relatórios personalizados a qualquer momento, em qualquer lugar e sem a obrigação de um contato direto com a área de tecnologia da informação. No modelo atual de BI o usuário precisa entrar em contato com a área de TI, informar os critérios para a análise e somente depois desse processo os dados filtrados ficam disponíveis para a análise.

Por ser um assunto relativamente novo, as informações sobre o autoatendimento são tratadas de forma superficial e irresponsável. Isso contribui para que se gere uma nuvem de dúvidas sobre a temática. Com o objetivo de esclarecer sobre o assunto, trazemos, no artigo de hoje, uma lista com alguns mitos e verdades sobre o self-service BI.

1. O self-service BI pode confundir e atrapalhar mais do que ajudar

Mito e verdade! Se utilizado de forma desordenada e sem controle, a ferramenta pode gerar retrabalho e não ser tão eficiente quanto deveria. O self-service pode produzir vários tipos de relatórios que dizem a mesma coisa, mas de maneiras diferentes.

Além disso, as informações geradas pelos relatórios acabam se perdendo entre departamentos diferentes e até mesmo dentro da mesma área. Cada usuário pode construir um relatório sobre sua própria perspectiva, e outra pessoa de um time diferente, ou até da mesma equipe pode não entender a essência das informações.

Em contrapartida, cada funcionário e departamento pode personalizar o relatório de acordo com sua necessidade. Dando mais autonomia para que as informações sejam trabalhadas de forma eficiente e não engessadas.

Para que a ferramenta de self-service seja esclarecedora e auxilie a empresa na tomada de decisão é necessário que as organizações deem autossuficiência aos usuários, mas que conectem as pontas de forma que todas as áreas consigam se comunicar, que os dados sejam retroalimentados e que possibilitem que as informações estratégicas sejam acessadas de qualquer lugar.

2. Self-service pode causar perda de desempenho

Verdade! Se a organização não realizar um bom planejamento estratégico de BI a demanda pela utilização da ferramenta de self-service pode exceder o programado. A ampliação do uso dela para a geração de dados requer, na máquina de cada usuário, um maior poder de processamento e uma maior capacidade de armazenamento, gerando uma perda de desempenho caso a empresa não consiga prover equipamentos necessários para rodar e armazenar as informações.

Além disso, as organizações costumam utilizar a solução de self-service sem integrá-la ao ambiente corporativo, criando silos de informações. Dessa forma o conceito original do autoatendimento BI deixa de ser uma solução para identificar pontos fora da curva e de geração rápida de informação para se transformar em um repositório de relatórios que, em sua maioria, são similares entre si.

3. O self-service pode aumentar o custo de BI

Verdade! Quando as diversas áreas da empresa não se organizam e conversam entre si, a possibilidade de ocorrer uma duplicidade de gastos aumenta. As áreas adquirem soluções sem considerar as outras alternativas ou mesmo as já licenciadas pela empresa.

É comum que a ferramenta de autoatendimento seja utilizada de forma individualista e imediatista, os usuários não pensam de forma holística na hora de empregar a solução e acabam onerando a estratégia de BI.

Além da aquisição de ferramentas similares ou já licenciadas, os funcionários acabam não utilizando as facilidades do self-service para entender mais sobre as características do negócio, conhecer melhor os seus clientes e vender.

As facilidades do autoatendimento são utilizadas, em sua maioria, para comprovar que um dado pode não ser tão insatisfatório quanto parece. O tempo e esforço gastos para validar esse dado encarecem a solução e, muitas vezes, faz com que ela se torne mais onerosa do que as ferramentas do modelo atual de BI.

4. Self-service contribui para um processo de tomadas de decisões mais embasadas

Verdade! O objetivo do self-service BI é proporcionar o espaço e as ferramentas essenciais para que os usuários possam construir relatórios mais personalizados gastando menos tempo. Ao adquirir um software de autoatendimento BI a empresa dá mais liberdade e velocidade para que seus funcionários se dediquem às informações relevantes para o setor que atuam.

Isso concede grande autonomia, velocidade e flexibilidade para todas as áreas da empresa. A versatilidade e agilidade de gerar informações específicas de acordo com a percepção dos usuários contribui na fundamentação do processo de tomada de decisões.

5. O self-service não demanda treinamento

Mito! Apesar de ser uma ferramenta simples e intuitiva, o processo de self-service demanda treinamento por parte dos usuários. Por mais que um profissional possua facilidade em aprender a manusear novos softwares, sem um treinamento adequado, os recursos da plataforma de autoatendimento podem acabar sendo subutilizados.

A capacitação básica de todos os usuários se faz necessária para equiparar o nível de conhecimento e permitir que todas as áreas da empresa possam realizar a análise dos dados de forma uniformizada, sem que uma equipe saia prejudicada no processo de avaliação das informações.

Dependendo da estrutura e nível da empresa, pode ser que haja um conjunto grande de informações que precisam ser viabilizadas no BI, tornando a elaboração de relatórios muito mais complexa — particularmente no que diz respeito a filtros que devem ser empregues para que a informação retrate com precisão o que se pretende.

Podemos perceber com esses mitos e verdades que, quando utilizada de forma desordenada e sem planejamento, a solução de autoatendimento BI acaba atrapalhando, confundindo e gerando mais custos do que as ferramentas do modelo atual de business intelligence.

Também aprendemos que a sua utilização deve ser programada de forma que a sua demanda não extrapole o planejado e não afete o desempenho da solução. E, finalmente, que o self-service BI auxilia a empresa a tomar decisões embasadas em informações relevantes para o setor.

Agora que você leu sobre os 5 mitos e verdades do self-service BI, aproveite para conhecer as melhores soluções para o seu negócio! Entre em contato com a gente.