Qual área pode utilizar melhor o Business Intelligence?

A tecnologia da informação trouxe, nos últimos anos, diversas ferramentas que auxiliam muito na gestão das empresas de todos os portes. O BI (Business Intelligence) é uma delas — e tem sido cada vez mais utilizado no país.

Em momentos de turbulência como o que vivemos atualmente, conhecer a fundo a empresa para ser objetivo na tomada de decisões é um fundamental. E o Business Intelligence pode ser um grande aliado nesse sentido.

Porém, qual é a área de sua empresa que melhor pode utilizar o BI? Essa pergunta é feita, cada vez mais, no ambiente corporativo. Neste post, vamos abordar o assunto, usando vários exemplos. Confira!

Onde usar Business Intelligence?

Antes de responder a essa pergunta, cabe mostrar as diferenças entre um sistema transacional e de um sistema de apoio à tomada de decisão. No primeiro, também conhecido como ERP — Enterprise Resource Planning —, todas as transações de negócio da empresa são registradas. Estamos falando de todas as operações básicas para o funcionamento da sua atividade, como:

• compras;
• vendas;
• produção;
• contabilidade;
• custos etc.

Nos sistemas de apoio à tomada de decisão, nos quais está inserido o BI, são registrados os dados históricos necessários para a tomada de decisão estratégica. O volume de dados é constantemente alto, e nem sempre as respostas são imediatas. Gráficos e tabelas são usados para apresentar as informações e possibilitar uma rápida visão sistêmica.

Pois bem, vamos então aprofundar um pouco mais sobre o BI. Uma das grandes falhas que se pode cometer ao avaliá-lo é limitar a sua aplicação a uma determinada área da empresa. A resposta à pergunta-chave no título deste tópico é bem simples: todos os setores de sua empresa podem e devem usá-lo. Em cada setor, teremos regras de negócios específicas e adaptadas às suas características particulares.

A seguir, exemplificaremos como cada área pode utilizar o BI. Vamos imaginar, hipoteticamente, uma empresa industrial de manufatura.

BI na área comercial

O BI surgiu, primeiramente, para auxiliar a análise e o planejamento da área comercial das empresas. Englobando os setores de marketing e de vendas, a área comercial sempre solicitou informações detalhadas, que pudessem nortear o lançamento de novos produtos ou, até mesmo, a definição de campanhas específicas de marketing.

Fazer cruzamento de dados é uma das funcionalidades mais utilizadas do BI. Dessa forma, podemos obter algumas informações bem valiosas para a área comercial. Podemos saber, por exemplo, qual:

• a linha de produtos mais procurada;
• o produto de maior venda;
• o vendedor mais ativo;
• a região do país que mais adquire nossos produtos;
• a cidade com maior representatividade;
• o principal cliente;
• o ritmo de crescimento de vendas;
• a quantidade e o valor total vendido;
• o nível de fidelidade dos nossos clientes.

E há, ainda, várias outras perguntas que devem ser respondidas a partir da análise dos dados apresentados. Todas as consultas podem ser parametrizadas por período específico de pesquisa.

Normalmente, algumas regras de negócio já vêm embutidas de maneira nativa na ferramenta. Outras podem ser configuradas e implantadas.

BI na área financeira

Se a sua empresa for um banco ou uma instituição financeira, a sua área mais crítica é essa. Ou seja, seu core business é o financeiro.

Mas, vamos voltar ao nosso caso, apenas para seguir a linha de raciocínio. Veja alguns dados interessantes que podem ser obtidos:

• o valor médio de nossas vendas;
• o prazo médio de pagamento;
• o nível de inadimplência;
• o comportamento dos indicadores financeiros;
• a rentabilidade por produto vendido;
• o nível das despesas;
• o custo por produto vendido;
• a projeção do fluxo de caixa.

Esses são apenas alguns exemplos de informações financeiras que podem ser capturadas a partir de pesquisas em uma base de dados.

BI na área de Recursos Humanos

Informações sobre a folha de pagamento e sobre a gestão de recursos humanos também podem ser atendidas pelo BI.

Alguns exemplos:

• o turnover de pessoas por área;
• o nível do absenteísmo;
• o valor total pago de horas extras;
• o banco de horas por setor;
• o desempenho do time de vendas;
• o status das metas individuais e por setor;
• o valor total da folha de pagamento por setor.
• o perfil de escolaridade dos colaboradores da empresa.

BI na área de tecnologia da informação

Todas as informações sobre o atendimento de chamados para a solução de problemas relacionados à infraestrutura podem ser registradas no BI. Seguem exemplos:

• o tempo médio de reparo de equipamento;
• o número de reclamações por área atendida;
• o tempo médio de disponibilidade dos recursos.

BI na produção

Todas as informações relacionadas com a produção também podem ser analisadas e comparadas. Alguns exemplos, ainda em uma manufatura, como nos outros subtópicos:

• os índices de produção por turno;
• o percentual de peças com defeito;
• o nível da geração de refugos;
• a qualidade dos produtos.

Outro ponto importante, relativo à área produtiva, é a possibilidade de rastrear a produção. É possível, por exemplo saber de qual fornecedor veio determinado insumo — e pegar todos os dados fiscais e contábeis dele. Essa é uma alternativa viável, dependendo da linha de produção.

BI na logística e distribuição

A área de logística e distribuição tem se tornado um dos gargalos das empresas. Isso está intimamente ligado ao aumento do comércio eletrônico e à precariedade de nossa infraestrutura de transportes. Várias informações podem ser armazenadas e obtidas no BI:

• a identificação do principal transportador;
• o volume de produtos transportados;
• o percentual de entrega por estado e por região geográfica;
• o tempo médio para a entrega por estado;
• o custo do transporte por cliente.

Outras perguntas podem ser formuladas, com o objetivo de aprofundar ainda mais as informações que são disponibilizadas quando se usa uma ferramenta de BI. Esses foram alguns exemplos para ilustrar que todas as áreas das empresas podem se beneficiar com a utilização desse sistema.

Há, no mercado, empresas que fornecem soluções de BI para todos os tipos de companhias. Cabe ao gestor identificar a opção mais completa, de acordo com o perfil de sua empresa e suas necessidades.

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