Quais os principais benefícios de usar um software de gestão na empresa?

A otimização dos processos já faz parte da realidade de muitas empresas, porque manter um negócio nos moldes das exigências contemporâneas requer conhecimento e aplicação tecnológica específica. É aí que entram em cena os benefícios do software de gestão, pois com esse tipo de tecnologia ganhamos mais tempo e perdemos menos dinheiro.

Vale dizer que o controle manual das atividades deixou de ser um método aconselhável, independente do porte do empreendimento. Hoje em dia, até mesmo os gestores das micro e pequenas empresas conseguem ter uma compreensão melhor sobre o tema, pois entendem a importância dessa ferramenta como diferencial competitivo.

Ou seja, embora o uso de planilhas (Excel) seja útil em determinados momentos, faz-se necessário repensar tal prática, a fim de que haja a evolução adequada no ambiente organizacional.

Neste artigo você fica por dentro dos principais benefícios do software de gestão, vamos lá?

Potencialize a integração dos setores com software de gestão

A incorporação de um sistema gerencial pode trazer inúmeros benefícios para a sua empresa, pois esse tipo de software reúne todos os dados da organização em um único lugar — do atendimento ao financeiro.

Isso nos permite ter uma visão panorâmica de tudo que acontece, em tempo real. Dessa forma, temos a oportunidade de fazer uma leitura completa sobre os focos de sucesso e pontos de carência.

Dessa maneira, a equipe consegue render mais, pois o sistema disponibiliza conteúdos essenciais atualizados. Assim, os diversos departamentos têm a chance de acompanhar o desenrolar de um assunto e outro, no momento oportuno.

Esse tipo de implantação reduz, consideravelmente, os desencontros na comunicação, pois a gestão deixa de ser descentralizada e passa a ser uniforme, tornando a linguagem empresarial uníssona e consistente.

Reduz os erros

Com os dados centralizados, o controle tende a ser eficiente, porque os softwares de gestão auxiliam na redução de retrabalhos. A integração dos departamentos leva à visibilidade das informações, tornando possível mensurar cada referência de forma segura e precisa.

Um documento construído no Excel, por exemplo, aumenta a possibilidade de falhas e duplicações. Afinal, quando o processo é realizado manualmente, a chance de inexatidão se torna crescente, porque as operações dependem da interferência humana para o fluxo seguir. E, na correria do dia a dia, os esquecimentos acerca de um lançamento e outro podem acontecer.

Por isso não é de se assustar quando encontramos empresas negociando aquilo que não têm no estoque. Na verdade, essa costuma ser a triste realidade dos empreendimentos que descartam esse tipo de solução.

A integração do sistema ajuda a renovar o fôlego organizacional, pois deixa a equipe ocupada com o que realmente importa. Dessa forma, todo o resto passa a ser comandado por uma série de procedimentos orquestrados.

Isso quer dizer que um produto inexistente é retirado automaticamente da vista do cliente. Não para por aí, pois, por meio desse modelo de gerenciamento, você também controla os rendimentos, as contas à pagar, compras excessivas ou insuficientes e a lucratividade geral. Enfim, toda esta autonomia é capaz de promover produtividade e rentabilidade para o seu negócio.

Proporciona segurança

Já pensou na possibilidade de o conteúdo ser corrompido ou apagado de uma hora para outra? Caso isso aconteça, você saberia como resolver?

A perda de informação representa prejuízos, pois, a depender da gravidade, gera impactos negativos dentro e fora da empresa.

No entanto, esse tipo de coisa é facilmente resolvida com a automatização das tarefas burocráticas, porquanto a proteção de dados faz parte do pacote de benefícios do software de gestão.

Ou seja, tudo fica armazenado em um único servidor ou até mesmo na nuvem, livre de acidentes, problemas de disponibilidade ou interferência humana, já que, além da atualização instantânea, também contamos com o resguardo dos backups rotineiros.

Otimiza o tempo

Nenhum empreendimento cresce gastando a energia de seus colaboradores naquilo que é mecânico e irrelevante. Principalmente nos dias de hoje, quando a tecnologia nos oferece ferramentas de gerenciamento eficientes.

Os softwares de gestão nos dão um panorama real das operações, por isso favorecem a tomada de decisão. Ou seja, não precisamos esperar a atualização de planilhas e tabelas dos departamentos para entendermos o cenário atual da empresa.

Assim, ganhamos tempo para pensar em táticas pontuais. Afinal de contas, esse tipo de implantação nos liberta de rotinas desnecessárias e nos coloca no páreo com a concorrência. Para o empreendedor, isso pode significar:

• agilidade nos processos;
• produtividade crescente;
• desenvolvimento de estratégias;
• redução na espera;
• adaptação ao mercado e legislações vigentes;
• redução da folha de pagamento;
• otimização do trabalho repetitivo;
• melhor relacionamento com o cliente;
• possibilidades de lucro.

Melhora a gestão financeira

O assunto fica sério quando falamos de dinheiro, pois o movimento positivo do fluxo de caixa está diretamente relacionado à sobrevivência da empresa no mercado.

Nesse sentido, os sistemas de administração por meio de softwares nos dão o suporte de que precisamos, pois com eles monitoramos os gastos e ainda conseguimos avaliar a necessidade de recursos de cada setor. Ou seja, isso amplia a nossa visão, no sentido de identificarmos os possíveis desperdícios financeiros.

Um programa de gestão também permite categorizar as contas à pagar e isso facilita na hora de organizar as despesas. Nesse sentido, podemos contar com informações exatas sobre entradas e saídas, a qualquer hora.

Facilita a análise de dados

Elaborar relatórios de performance é uma atividade importante para o desenvolvimento de qualquer negócio, no entanto, tudo pode se perder devido à estruturação inadequada. Ou seja, não está descartada a probabilidade de uma informação relevante se transformar em um mero rascunho sem sentido.

Um sistema informativo gerencial entrega a você um conteúdo global seguro. Nele encontramos os resultados referentes ao faturamento, as despesas, o ranking de venda de cada produto, a rotatividade do estoque, entre outros.

Enfim, esses relatórios podem ser obtidos a qualquer momento, sem o risco da falha humana. Assim, conseguimos avaliar a representatividade de cada setor, de uma forma particular e pontual.

Quando você conseguiria tanta solidez de dados com uma planilha manual? Então, com o formato de gerenciamento automatizado extraímos informações sintetizadas de um jeito mais prático e simples, porque já não precisamos nos preocupar com conteúdos pendentes ou a elaboração de gráficos para auxiliar na compreensão do desempenho.

A experiência do cliente tem sido a prioridade no planejamento estratégico das empresas, uma vez que o consumidor de hoje é mais exigente, participativo e imediatista. Portanto, não tolera erros nem atrasos. Por isso, para atender a uma demanda como essa, é preciso se adequar às regras de organização da contemporaneidade.

A sua empresa utiliza dos benefícios do software de gestão ou ainda é adepta das planilhas de Excel? Comente abaixo. A gente quer saber!