O que é Business Process Management e como aplicá-lo na empresa

Business Process Management, BPM, ou Gestão de Processos de Negócios é um grupo de práticas que objetiva melhorar os processos de uma empresa. A ideia por trás do Business Process Management é alinhar estratégias de negócio e expectativas de clientes, e isso é feito com melhorias na gestão de processos internos.

Essa prática não é uma metodologia, estrutura de negócios ou conjunto de ferramentas de software, mas sim uma capacidade da organização. Para adquiri-la, é preciso entender alguns conceitos como mapeamento de processos, padronização e otimização.

Quer entender quais as vantagens de investir em BPM e como a sua empresa pode se beneficiar disso? No artigo de hoje tiramos todas as suas dúvidas!

Como aplicar o BPM na empresa?

Para entender melhor como funciona o BPM e o que é preciso para aplicá-lo na empresa, precisamos explorar cada um dos conceitos envolvidos. Abaixo, você entende como eles impactam uma organização e por que são utilizados na Gestão de Processos de Negócios com sucesso.

Mapeamento de processos

O mapeamento de processos é a ferramenta gerencial que dá início ao BPM. Seu objetivo é ajudar a compreender e a melhorar a execução de processos de negócios e exige que olhemos para como a empresa resolve problemas hoje e que recursos utiliza para isso.

O mapeamento deve indicar todos os detalhes sobre o funcionamento do negócio e gerar documentação sobre eles. Com as informações dessa etapa, reúne-se todo o conhecimento acumulado pela sua organização nos últimos anos e é possível perceber os principais desafios para a Gestão de Processos de Negócio, identificando suas causas e consequências.

O mapeamento funciona em etapas e deve incluir as pessoas, identificar os processos atuais e avaliar a qualidade deles, além de estabelecer prioridades de automação e monitoração da autonomia dos processos.

Padronização de processos

A outra etapa do BPM, que vem logo após o mapeamento, é a padronização. Nessa fase se organizam e formalizam os processos de negócios para que eles possam ser feitos de maneira coerente por qualquer um dos membros da equipe. Os padrões e modelos de atuação oferecem uma visão única do trabalho e a melhor maneira de executá-lo, e por isso são parte fundamental de como o Business Process Management melhora o ambiente de trabalho.

Durante o processo de padronização, o objetivo é evitar as variações de processos que impactam a qualidade e a agilidade da produção. Com processos universalizados uma empresa consegue manter um alto padrão para suas entregas e os colaboradores sabem o que é esperado deles em cada fase de trabalho.

Business Process Improvement

Embora mapeamento e padronização de processos possam ser feitos fora do contexto do Business Process Management, o Business Process Improvement (ou melhoria de processos de negócios) só pode ser adotado quando a sua empresa pensa na estratégia BPM. O papel dessa fase é reparar os processos de negócios que não apresentam eficiência máxima e, por isso, ela é muito importante para conseguir chegar aos resultados que a sua empresa espera.

Ao longo do Business Process Improvement analisamos o que aprendemos nas etapas anteriores e criamos hipóteses de como cada processo de negócios poderia ser melhorado, seja pelo uso de tecnologia ou de práticas mais alinhadas à estrutura do negócio. O resultado dessa etapa é um fluxo de trabalho que entrega alto valor agregado para o cliente.

Otimização de processos

A última etapa do BPM é contínua. Afinal, a otimização de processos de negócios é uma tarefa dos gestores que não tem data de entrega e deve ser feita todos os dias, conforme eles percebem ineficiências nas operações empresariais.

Aqui, estamos nos referindo ao conjunto de ações que têm como objetivo aumentar o desempenho de processos de negócios e não de uma tecnologia ou metodologia em particular. A etapa de otimização pode, por exemplo, incluir o uso de automação na rotina dos colaboradores ou até eliminar completamente um processo ineficiente. Isso vai variar de empresa para empresa.

Nessa fase a prioridade é melhorar o desempenho sem impactar os custos e reduzir os riscos de negócio sem perder a competitividade. Por isso, ela não tem prazo para acabar e faz parte do padrão de melhoria contínua adotado por todo o Business Process Management.

Quais os benefícios de Business Process Management?

Gostou de conhecer melhor as etapas do Business Process Management e como cada uma delas impacta os resultados da sua empresa? Quer ver que tipo de vantagens a sua empresa pode obter investindo na técnica? Confira agora mesmo alguns dos retornos do BPM.

Visibilidade dos processos

O quão transparentes são os processos da sua empresa hoje? Se você não sabe como cada equipe faz suas tarefas será muito difícil gerenciá-la. Com Business Process Management, o gestor ganha visibilidade sobre as atividades da organização e pode ver como cada um dos colaboradores desenvolve suas funções.

Produtividade das equipes

Seu time está com dificuldades para entregar bons resultados? Com Business Process Management você poderá entender o porquê e conseguirá implementar ações específicas para contornar esse problema.

A eliminação de gargalos e processos de negócios ineficientes feita utilizando os princípios do BPM vai ajudá-lo a promover melhorias na performance dos colaboradores e a evitar retrabalhos.

Automação de processos

A sua empresa ainda não utiliza a automação? O Business Process Management vai ajudar. Seguindo cada uma das etapas será possível identificar as principais possibilidades de automação no negócio e dar início ao uso de ferramentas que removerão do dia a dia dos colaboradores tarefas repetitivas e de pouco rendimento.

Redução de custos

Outra oportunidade que vem com o BPM é a de reduzir custos nas atividades da equipe. Com o mapeamento de processos você entende quais etapas são essenciais para a obtenção de resultados e quais são supérfluas e apresentam oportunidades de reduzir os gastos operacionais. Além de poupar, isso servirá para fazer com que o negócio seja mais competitivo a médio e longo prazo.

O Business Process Management pode ajudar a sua empresa a obter melhores resultados. Com esse tipo de Gestão de Processos empresas têm a oportunidade de analisar, definir, monitorar, atualizar e diferenciar os seus processos de negócios para se tornar mais competitivas e dinâmicas e obter resultados mais alinhados à expectativa do cliente.

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