Metodologias de distribuição de informações

Vivemos atualmente a era da informação — ou seja, os dados são a base de todos os sistemas necessários para o funcionamento da organização: tanto os eletrônicos (textos e planilhas, dentre outros) quanto os físicos (contratos, documentos fiscais e afins). É preciso, portanto, ter uma metodologias de distribuição de informações para lidar com ela.

Embora seja pouco tangível, a informação se tornou um ativo tão ou mais importante que outros ativos físicos. Como as empresas têm enorme dependência dela, em geral, é preciso ter uma gestão específica que cuide do assunto. Se os dados não forem mantidos e controlados adequadamente, o prejuízo para a companhia é certo.

Já faz tempo que o simples armazenamento e a geração de dados deixaram de ser suficientes. A empresa precisa oferecer mais opções ao gestor para que ele possa elaborar seu plano de ação. Ou seja, ser capaz de obter, organizar, analisar e interpretar dados (internos ou externos) é fundamental para sobreviver no mercado.

Gestão da informação

A gestão da informação é uma metodologia que envolve as técnicas e os conhecimentos usados em coleta, processamento, armazenamento e distribuição de dados. A organização desse fluxo nas organizações fornece material para decisões estratégicas e subsídios para inovações tecnológicas.

Dar conta do grande volume de informações de que um empreendimento depende não é fácil. Por isso, é comum cometer erros. Um dos maiores deles é centralizar sua gestão em uma pessoa. Quando isso ocorre, existe o risco de uma visão distorcida e de uma interpretação inadequada dos dados.

É preciso lembrar, ainda, que pessoas falham, se cansam, se estressam, têm problemas pessoais e tudo isso influencia negativamente o cotidiano corporativo. Para evitar essa armadilha, a melhor opção é compartilhar a informação e ter uma política de capacitação e formação de sucessores, que estimule o pensamento gerencial.

Tecnologia

Investir em pessoas é fundamental, mas é necessário ter suporte tecnológico. Da mesma forma que, quando gerenciados adequadamente, os dados servem de base para as decisões empresariais e a definição de estratégias, a falta de gestão adequada pode causar prejuízos financeiros e perda de vantagem competitiva.

Com o avanço tecnológico, as exigências dos clientes aumentaram — eles têm hoje muito acesso à informação e podem escolher empresas mais alinhadas a seu perfil e suas necessidades. A gestão de informação ajuda a organização a atender a essas expectativas.

Isso é possível porque a tecnologia faz todos os sistemas, que antes eram individuais e atendiam a demandas específicas de cada área, conversarem entre si (com a transferência de informação, o cruzamento de dados e a apresentação de estatísticas e informações gerenciais).

Fica claro, portanto, que a Tecnologia da Informação (TI) tem papel essencial na gestão da informação. Ela é responsável por desenvolver procedimentos e rotinas para otimizar a criação, o fluxo, a aprendizagem, a proteção e o compartilhamento do conhecimento em qualquer organização.

Benefícios

A gestão da informação aumenta a capacidade de aprender com o ambiente e incorporar conhecimentos aos processos. Os benefícios de uma gestão de informação eficiente incluem:

Racionalização de processos

Informações organizadas (e acessíveis) e dados estatísticos objetivos ajudam o gestor a conhecer a cadeia de valor dos processos organizacionais de ponta a ponta. Isso torna possível investir em ações de melhoria de fluxos de trabalho.

A partir dessa visão, é fácil identificar as ações de melhoria necessárias para os fluxos de trabalho, já que os gargalos do processo ficam destacados. Assim, eliminam-se etapas desnecessárias, padronizam-se os processos repetíveis, reduzem-se os riscos operacionais e tem-se maior controle dos processos.

Otimização da comunicação interna

O principal item do processo de comunicação é a informação. No ambiente corporativo, a comunicação interna é estratégica e deve ser priorizada. Em geral, quando percebem o compartilhamento de informações, os colaboradores se sentem parte do processo e, consequentemente, se engajam mais.

Maior eficiência

Com a melhoria da fluidez dos fluxos de comunicação e de trabalho operacional, há ganho de eficiência na gestão: faz-se mais com menos se houver melhor direcionamento de recursos financeiros, além de haver redução de custos com fluxos de trabalho racionalizados e eliminação de desperdícios.

Mais produtividade

Quando se conhece todo o processo de produção da empresa, é possível alocar os recursos humanos e tecnológicos de forma otimizada para evitar gargalos ou sobrecarga. Além disso, se há uma base de conhecimentos acessível, a cultura de correção, responsabilidade e qualidade é incentivada.

Aprimoramento da gestão

A base do aprimoramento é a inteligência dessas tecnologias. Elas permitem, entre outros, a geração automática (mais rápida, confiável e completa) de relatórios, o acesso seguro a informações estratégicas, o uso de indicadores consistentes de desempenho e o acesso a dados para definição de estratégias e tomadas de decisão.

Satisfação do cliente

Satisfazer o consumidor é um dos principais objetivos de qualquer empresa. A gestão da informação ajuda a cumprir prazos, dar respostas mais ágeis, fidelizar o cliente (e ganhar em divulgação boca a boca) e, consequentemente, ampliar a participação de mercado.

Solução adequada

Cada empreendimento tem suas especificidades. O mesmo ocorre com as soluções disponíveis no mercado. É provável que uma dessas opções, mesmo que não se encaixe completamente na realidade da empresa, possa ser personalizada para ela.

Em geral, são ferramentas de Enterprise Resource Planning (ERP) — que abordam a companhia de forma holística. Assim, apresentam, em tempo real, um diagnóstico de todas as áreas e todos os processos, bem como oferecem respostas estratégicas para diferentes áreas.

Algumas delas têm inteligência e proatividade. Ou seja, conseguem, a partir das informações coletadas, monitoradas e tratadas, identificar, por exemplo, que um cliente deixou de comprar um determinado produto (que antes consumia com frequência) e alertar a equipe, além de analisar os dados, compreender os hábitos de cada cliente e ajudar a estruturar estratégias.

Gestor mais estratégico

O papel do gestor é ser estratégico. Para fazer um gerenciamento eficiente, precisa de pessoas e tecnologia. Por esse motivo, ele deve buscar os recursos necessários para que a organização responda com agilidade às evoluções do mercado, esteja preparada para enfrentar riscos e pronta para aproveitar as oportunidades.

Essa transformação passa inevitavelmente pela gestão de informação e é bastante provável que os frutos colhidos incluam melhores resultados, clientes fiéis e condições de se manter competitiva.

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