Dia a dia do TI: como ter uma reunião produtiva?

A reunião é uma atividade que pode ser cansativa no cotidiano corporativo. A maior parte dos profissionais consegue se lembrar de muitas reuniões longas, sem propósito claro, que não deram em nada e para as quais eles sentem que não deveriam ter sido convidados.

Uma reunião produtiva é fundamental para a saúde da equipe e da empresa, por permitir alinhar expectativas, captar e refinar as melhores ideias, distribuir tarefas da forma mais eficiente e identificar maneiras de medir os resultados. Confira, neste artigo, algumas dicas para sempre fazer uma reunião produtiva com a sua equipe.

Verifique se a reunião é necessária

Muitas reuniões poderiam ser evitadas com um simples e-mail. Algumas delas têm mero caráter informativo, quando o chefe de uma equipe quer comunicar alguma coisa aos funcionários da equipe dele ou ao resto da empresa, por exemplo.

Além do e-mail, outras ferramentas de trabalho muito comuns hoje em dia também auxiliam na redução das reuniões. Serviços de tarefas na nuvem, como Slack, Trello, Google Drive etc., mantêm a equipe em constante comunicação (e ainda têm o bônus de evitar as intermináveis correntes de e-mails com anexos). Eles aumentam a produtividade durante o trabalho regular e ainda ajudam a equipe a não desperdiçar tempo com reuniões meramente informativas.

Para garantir de vez a necessidade da reunião, faça uma lista de objetivos, iniciados com verbos no presente do indicativo, por exemplo:

• DECIDIR se a empresa deve ou não abrir uma filial na cidade X;

• DEFINIR A DATA da celebração da independência do país de origem de nossa multinacional.

Se, em vez de verbos como “definir” e “decidir”, os objetivos da reunião são “informar”, “celebrar” ou simplesmente “reunir”, a reunião certamente não será produtiva.

Escolha bem o elenco

O ideal é que só compareçam à reunião os funcionários que têm poder de decisão ou que, no mínimo, possam contribuir com ideias e sugestões que mudem o rumo do que será decidido. Todos os outros estarão ali apenas como espectadores e, portanto, podem ser informados por e-mail (conforme nossa dica número 1).

Alguns funcionários, especialmente os com menos tempo de empresa, podem se sentir intimidados pelo clima da reunião e não contribuir. A pessoa responsável por presidir a reunião deve garantir que todos sejam ouvidos, fazendo perguntas: “então, Renata, o que acha dessa proposta?” e incentivando a discussão das ideias propostas.

Defina a pauta da reunião

Assim como em um condomínio ou no Congresso, toda reunião produtiva na empresa exige uma pauta bem definida, que deve ser distribuída com antecedência aos participantes. Isso permite que eles se preparem, estudando os assuntos que serão discutidos e até a viabilidade de suas sugestões.

Imagine que a reunião envolva a decisão de a empresa entrar ou não em determinado segmento. Quem tomou conhecimento previamente da pauta pode se informar sobre a quantidade e tamanho dos clientes potenciais naquela área, os concorrentes, os recursos de que a empresa vai precisar e assim por diante.

A reunião produtiva exige que os participantes tenham informação de qualidade sobre o assunto, e para isso é imprescindível que saibam a pauta antes. Também é importante que ela seja seguida rigorosamente.

Se surgir um assunto novo, pode ser ideal marcar outra reunião, para dar uma oportunidade para que os funcionários se informem. Também pode ser o caso de que os participantes da nova reunião não sejam os mesmos (conforme a dica 2).

Planeje o tempo da reunião

Toda reunião produtiva tem horário para começar e também para acabar. Isso é imprescindível, porque saber a duração ou prazo de uma tarefa é necessário para tomar decisões de como agir, o que vale também para reuniões.

Com uma duração predeterminada, o assunto mais urgente, importante ou difícil deve ser o primeiro item da pauta. Se a discussão sobre ele tomar quase todo o tempo, os demais tópicos ficam para depois, mas pelo menos ele terá sido resolvido.

O gestor ou quem presidir a reunião deve dar o exemplo e ser rigorosamente pontual, talvez chegando à sala de reunião 5 minutos antes. Se ele for pontual uma única vez, todos os outros funcionários também passarão a ser, e a empresa nunca mais vai perder tempo com atrasos.

Crie um ambiente de respeito ao tempo

A reunião é um dos maiores investimentos do tempo e dinheiro da empresa. Isso porque requer tirar os funcionários dos seus locais de trabalho habituais e removê-los por um tempo do acesso aos telefones da empresa, cortando qualquer contato com clientes, fornecedores e outros parceiros. É como se aqueles funcionários estivessem offline, talvez por várias horas.

Por isso, a reunião produtiva é aquela que cria um ambiente de máximo respeito ao tempo. Os funcionários devem evitar fazer interrupções ou piadas quando alguém estiver falando, a menos que se trate de uma colocação realmente pertinente.

Se alguém for fazer uma apresentação e, por algum motivo, a tecnologia não ajudar (por exemplo, o PowerPoint não abriu), deve dizer o que preparou normalmente e deixar o slideshow para outra ocasião, em vez de manter todos esperando. Mostrando assim o compromisso com o tempo definido para aquela atividade.

Encerrar a reunião rigorosamente no horário também é fundamental. Os funcionários podem ter marcado compromissos profissionais para logo depois da reunião, e é importante observá-los.

Faça uma documentação da reunião

Como saber se foi mesmo um encontro produtivo? A melhor pista é a documentação. Em qualquer reunião, uma pessoa deve ser responsável pela ata, que registra o que foi discutido. Ela pode começar pré-preenchida com a pauta estabelecida para a reunião. Dessa forma, quem redige a ata pode informar com clareza se a reunião cumpriu o propósito estabelecido ou não.

Esse documento deve registrar as decisões tomadas durante a reunião, as tarefas, as pessoas responsáveis por essas tarefas e os prazos. Por exemplo: “Renata — vai consultar pelo menos três fornecedores para levantar orçamentos para o projeto X e dar um retorno até dia 30”. Na reunião seguinte, a ata pode ser consultada, e as tarefas, verificadas.

Com todas essas dicas juntas, sua empresa logo estará craque em reuniões produtivas. Gostou de nossas dicas? Então, assine a nossa newsletter e fique atualizado em relação às melhores estratégias de gestão!