Descubra como a tecnologia pode auxiliar na redução de custos em uma empresa

Todo gestor tem como um dos seus maiores problemas conseguir domar os custos do seu negócio. Por mais que tudo pareça controlado, quando todas as contas são somadas o valor pode assustar um pouco.

Pensando em como você pode utilizar ferramentas de TI para conseguir uma redução de custos, melhoria da produtividade e uma mais rentabilidade para a empresa, listamos algumas boas formas de utilizar a tecnologia a seu favor.

Tenha um ERP

Não ter um bom software de gestão integrada é um erro a não ser cometido. Esse tipo de solução permite automatizar várias rotinas (e melhorar o seu BI), e com isso você pode alocar melhor os seus funcionários em tarefas que realmente precisam deles.

Nada de processos muito manuais e desconectados. Assim, é possível também diminuir consideravelmente a ocorrência de erros.

Quanto ao controle de todo o serviço, essas plataformas estão cada dia mais intuitivas e de fácil utilização. Por isso, nada mais de processos segmentados e pouco consistentes na gestão de empresas.

Compartilhe documentos

Ficar trocando várias versões de um mesmo arquivo por e-mail para que ele possa ser conferido e editado por mais de uma pessoa é um retrabalho atualmente totalmente desnecessário.

Existem boas soluções para que você e sua equipe possam ter acesso e até mesmo coeditar um mesmo documento de maneira simultânea sem problemas de identificação de versão e disponibilidade de acesso.

Se você quiser, pode até dar permissões ao cliente para que ele acompanhe tudo à distância. Os drivers virtuais estão aí para resolver este tipo de problema.

Mantenha uma parte da sua infraestrutura em nuvem

Com a evolução dos serviços de hospedagem de conteúdo e processamento de dados por meio da cloud computing, agora não é mais necessário que você compre ou alugue  aqueles servidores caros e de maior porte (e custo) para rodar o seu negócio.

Com serviços mais seguros e não sujeitos às necessidades dispendiosas e constantes de manutenção, essa solução pode ser contratada de maneira escalável, ou seja, você só paga pelo que realmente precisar.

Outra grande vantagem é não precisar parar toda a empresa na hora de ter que resolver qualquer problema de hardware.

Migre a sua telefonia

Além da infraestrutura, uma coisa que muito gestor ainda não pensou em fazer, mas devia, é considerar passar o seu serviço de telefonia também para a nuvem. Assim, é possível diminuir gastos em até impressionantes 50%.

Esse tipo de solução ainda oferece a chance de você deixar a sua central de atendimentos mais automatizada, criar números para promoções em caráter temporário e ter uma plataforma de administração da sua comunicação mais profissional utilizando um objetivo e dinâmico dashboard.

Adote uma rede social corporativa

Encontre todos os stakeholders em um só lugar de maneira profissional e direta.

As redes de relacionamento corporativas são ótimas ferramentas para que se possa compartilhar e desenvolver ideias e projetos de maneira integrada, mas sem dar margens para perder o controle da interação e dos assuntos discutidos.

Essa solução permite agilizar o serviço, mas tendo a vantagem de poder ser vigiada e configurada da maneira que você achar melhor.

Personalize softwares e outras soluções

Não é difícil hoje em dia conseguir encontrar empresas que ofereçam soluções ajustáveis às particularidades do seu tipo de negócio.

Normalmente voltados para a experiência do usuário — a sua empresa, neste caso —, estes fornecedores conseguem moldar boas opções de serviços que irão fazer com que você pague pelo que precisa exatamente, sem ter que contratar pacotes ou módulos desnecessários e ainda adequando a lógica de funcionamento da plataforma aos seus processos internos.

Ainda sobre softwares, dependendo do caso, até vale a pena fazer uma pesquisa sobre ferramentas free (gratuitas). Existem algumas muito boas no mercado.

Conheça o GED

GED é a abreviação para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, e se a sua empresa precisa de organizar muitos arquivos em processos diversos, é recomendável que você considere a contratação de um serviço desses.

Com ele, é possível criar fluxos de trabalho extremamente mais ágeis que vão, por exemplo, desde a digitalização de documentos na hora de contratar novos empregados até o momento da aprovação final pelos gestores.

Reduza o tempo de trabalho de seus funcionários e tenha processos mais organizados.

Use QR Code e códigos de barras

Os já conhecidos códigos de barra e os mais recentes QR Codes (Quick Response) são duas poderosas ferramentas para negócios que têm uma operação em cadeia.

Essas soluções são muito úteis quando o assunto é rastreabilidade no processo de logística.

Com um custo de implementação extremamente baixo, ambos conseguem elevar o controle de materiais e mercadorias para um patamar muito mais profissional. Conseguem também auxiliar na manutenção dos prazos de validade de perecíveis e na prevenção de perdas e roubos.

Contrate um gestor de vale-transporte e alimentação

Quando um funcionário recebe um vale-transporte para ir ao trabalho mas não vai, vai de carona ou por qualquer motivo que seja não utiliza o crédito daquele dia, é muito comum que ele não seja descontado no mês seguinte.

A diferença deste valor, assim como no caso do vale-alimentação, não costuma ser percebida pelo pessoal que faz a liberação dos benefícios, até porque eles têm muitas outras coisas para se preocupar.

A questão é que depois de um tempo todos esses créditos que não foram utilizados para os seus devidos fins acabam virando um tipo de fundo perdido para a empresa. E é para garantir que esse desperdício se transforme em economia que alguns fornecedores se especializaram em gerenciar todo este volume de benefícios na hora da liberação dos créditos.

Contratando uma empresa de tecnologia preparada para esse tipo de situação, é possível reverter esse quadro e diminuir essa saída de recursos do seu negócio que às vezes você nem tinha conhecimento.

Se você tem amigos e outros pares que gostariam também de saber como fazer mais economia em suas empresas aplicando boas doses de tecnologia nos lugares certos, ajude-os a conhecer essas soluções de redução de custos — compartilhe este artigo em suas redes sociais. Com certeza eles agradecerão!