Como melhorar a sua gestão de projetos usando o Business Intelligence?

A gestão de projetos tem se tornado cada vez mais essencial no cotidiano das empresas. O lançamento de produtos e serviços tem exigido um esforço coletivo e muita agilidade na tomada de decisão — considerando a competitividade cada vez mais alta do mundo corporativo.

É aí que gestão de negócios e Business Intelligence (BI) entram em ação. Nesse contexto, a adaptação à mutação dos mercados é essencial. Com uma maior demanda de projetos, a necessidade de gerenciá-los de acordo com os custos de operação e de ser capaz de detectar falhas e agir de forma corretiva é inevitável.

O gerenciamento de projetos é composto por iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. Para obter os resultados esperados, é preciso administrar um volume muito grande de dados ao longo dessas fases. Quando executado de forma eficiente, esse processo leva a decisões mais assertivas.

Uma das ferramentas que podem dar suporte à tomada de decisão na gestão de projetos é o BI. Trata-se de uma solução bastante útil, que previne decisões desinformadas. Neste post, vamos falar mais sobre BI e sobre como ele pode ser útil no gerenciamento de projetos. Boa leitura!

O que é BI?

BI é uma metodologia de coleta de dados. As informações são reunidas de diversas fontes e organizadas para que se tornem compreensíveis. Ou seja, o BI auxilia na organização e no gerenciamento da informação e dos dados de projetos, contribuindo para torná-los mais eficazes e mitigar os riscos da atividade.

Como o processo é feito de forma automatizada, é possível colher mais informação mais rapidamente. Em seguida, o sistema analisa e reconhece padrões, ajuda a definir estratégias de competitividade e pode até alertar quando os indicadores estiverem em níveis críticos para evitar surpresas desagradáveis.

Em outras palavras, o BI é responsável por extrair, armazenar e transformar dados em informação relevante que possa ser usada no suporte a decisões e nas definições estratégicas. É preciso lembrar que é a gestão eficaz de projetos que leva a empresa ao sucesso.

As soluções de BI ajudam a fazer a análise de dados sob diferentes dimensões e em níveis de detalhes diversos. Assim, é possível obter tendências e outras comparações complexas de informações. E isso permite extrair avaliações estratégicas que auxiliam na otimização do trabalho da equipe e no aumento da eficácia das atividades desenvolvidas.

O BI na gestão de projetos

Capaz de influenciar diferentes áreas de uma empresa, o BI é bastante útil na gestão de projetos. Com ele, em vez de ter dados sem contexto espalhados pelos mais diferentes setores, é possível ter todas as informações em um mesmo lugar.

Fácil de atualizar, a ferramenta apresenta os dados de forma dinâmica e permite o compartilhamento de informações (como prazos, atividades realizadas e estágio de cada tarefa) entre os envolvidos no projeto. Além disso, garante mais segurança da informação, pois oferece controle sobre quem tem acesso a quais dados.

Informações unificadas

É muito mais fácil gerenciar um projeto quando um único local de referência é consultado por toda a equipe. Esse é o grande diferencial do BI: ele agrega todo o material produzido durante o projeto para tornar a eficiência da equipe cada vez melhor.

Com todas as informações em um único lugar, o gestor pode analisá-las em conjunto. Mais do que tornar as informações acessíveis, porém, o BI faz relações entre os dados para identificar padrões e tendências. Essa análise permite prever até, por exemplo, a necessidade de mais recursos em um projeto.

Qualidade

Os dados providos por uma solução de BI são realmente bastante úteis para o gestor de projetos. A qualidade da informação fica nítida a partir da sua fidelidade — algo que, apesar da utilidade de planilhas avulsas e controles dispersos, é impossível conseguir com eles.

Além disso, as planilhas estão sujeitas a erros ou invasões de hackers e isso pode comprometer todo o trabalho. Quando os dados estão dentro da ferramenta de BI, eles ficam armazenados de forma protegida e têm cópias de segurança (feitas automática e periodicamente).

Escopo

O gerenciamento do escopo de um projeto fica mais fácil com a aplicação de BI. Os dados, depois de transformados em informação relevante, ajudam a descobrir as necessidades dos interessados, bem como a reunir requisitos valiosos.

Além disso, em vez de usar hipóteses subjetivas, as respostas vêm em forma de estatísticas organizadas. Assim, as etapas de validação do escopo — um dos maiores desafios na gestão de projetos — ficam mais fáceis.

Tomada de decisões

A tomada de decisões em projetos depende de dados que possam direcionar o trabalho. Números provando fatos são a forma mais eficiente de eliminar dúvidas. É por esse motivo que o BI é essencial para a gestão de projetos: ele agiliza o processo de tomada de decisões e ainda assegura resultados mais eficazes.

Durante a execução do projeto, o plano deve ser seguido, os recursos direcionados e as despesas controladas. O BI permite saber quais são os recursos disponíveis e como estão sendo usados. Essas informações podem ajudar a definir ações afirmativas (como o reforço de políticas de economia ou a busca por mais recursos).

Eficiência

Com o BI, portanto, a gestão de projetos fica mais eficiente. Isso é possível porque os dados são organizados e transformados em informação relevante para que o gestor de projetos e sua equipe cumpram suas funções com mais agilidade e de modo a evitar desperdícios.

Riscos

O mapeamento de riscos ajuda a definir uma estratégia que possa eliminar ou reduzir a probabilidade de que algo atrapalhe o andamento do projeto. Com o auxílio das ferramentas de BI, esse processo ajuda a entender as incertezas e as oportunidades que surgem na fase de execução.

Como escolher

Escolher a melhor solução de BI requer analisar algumas características que ajudem na escolha. Venha conhecer algumas delas:

• facilidade de uso: determina a curva de aprendizado necessária;
• painel de controle: deve permitir a demonstração prática de resultados, com facilidade de análise e conclusões;
• controle de acesso: garante a segurança da informação, pois permite determinar níveis de acesso;
• análise: permite a tomada de decisões estratégica, de acordo com as prioridades;
• usabilidade: facilidade de uso em qualquer dispositivo;
• suporte: é fundamental ter o apoio do suporte do fornecedor durante o período de adaptação da equipe;
• segurança: o sistema precisa ser sólido e seguro.

Em resumo, a gestão de projetos administra um volume cada vez maior de informações ao longo do ciclo de vida de um trabalho. Assim, o monitoramento e a análise são um desafio para o gerente. Com uma ferramenta de BI, os dados viram uma base de conhecimento para toda a equipe e guiam a tomada de decisões estratégicas.

Já está preparado para adicionar o BI à sua gestão de projetos? Entre em contato com a gente e saiba como podemos ajudá-lo nessa tarefa.