Como fazer um relatório e apresentar dados de forma impactante?

Quando seu superior na empresa em que trabalha pede que uma tarefa seja feita, sempre surge aquela dúvida de como elaborar um relatório gerencial bem-feito, esquematizado de forma impactante e o mais objetivo possível, não é mesmo? 

Entregar um documento com frequências mensais, semanais ou até diárias não é algo simples ou fácil de se fazer. Exige cuidado com as informações que pretende inserir, suas fontes e o modo como as apresenta ao público. Isso reflete ainda no quão bem os executivos e colaboradores receberão aquela notícia e o seu feedback da qualidade do relatório.

O impacto que ele causa no receptor da mensagem é muito importante, pois uma análise feita de forma sólida e bem determinada é o que pode traçar o futuro do negócio. Por isso, continue a leitura e saiba mais sobre o assunto com este artigo!

Qual é a importância desse recurso para melhorar a qualidade da gestão?

O relatório gerencial é um instrumento de tomada de decisões, fornecendo dados e estatísticas que o gestor necessita, moldando o entendimento dos problemas que surgem e auxiliando na escolha do melhor jeito de solucionar a questão.

Além disso, eles também mostram as ineficiências existentes nos processos e permitem avaliar quais são suas possíveis causas — e, assim, elaborar planos de ação mais eficazes como solução.

Entretanto, para que eles realmente contribuam para aprimorar a qualidade da gestão empresarial, é preciso tomar alguns cuidados. Eles ajudam a evitar problemas, como dados desnecessários, perda de tempo com análises que não são relevantes e retrabalhos.

Entre os ps principais, podemos citar:

• identificar as informações que são relevantes para o negócio (evitando controlar dados que não levam a lugar algum);
• manter a objetividade;
• definir critérios apropriados e coerentes para a escolha dos indicadores que serão acompanhados;
• escolher os principais responsáveis pela geração dos relatórios e dos indicadores de desempenho;
• planejar a apresentação do relatório para a gestão.

O impacto dele dentro de uma organização é muito grande, visto que é com base nele que o futuro da empresa será decidido e isso envolve a realização de novos investimentos, expansão do negócio, criação de novas unidades, aumento do mix de produto, entre outras questões importantes.

Afinal, como o relatório gerencial pode ser elaborado de forma eficaz?

Já se sabe que um bom relatório é aquele que apresenta informações relevantes para o negócio, ou seja, vão contribuir para a identificação de ações de melhoria, correção de problemas e definição de estratégias mais eficazes.

Veja, a seguir, dicas de quais aspectos precisam ser levados em consideração na hora de elaborar um relatório gerencial de qualidade.

Planeje os tópicos analisados 

Ter um objetivo ou ponto base para iniciar a execução é imprescindível, podendo a lista de opções ser muito extensa dependendo do que se espera. Eles podem ser produzidos em diversas áreas, envolvendo questões como:

• orçamento previsto x realizado;
• lucratividade;
• rentabilidade;
• troca de equipamentos em TI;
• taxas de desligamento e acepção de funcionários;
• custo de frete;
• nível de serviço das transportadoras.

Independentemente do assunto, ele deve sempre ser sucinto e de fácil compreensão.

Decidido o tema, é momento de definir o conteúdo que será inserido no relatório gerencial. Portanto, ele tem de se adequar e condizer com o que o objetivo pede. Se, por exemplo, fizer um demonstrativo, todos os resultados deverão ser voltados para a mesma formatação.

O excesso de informações passadas também pode prejudicar uma boa apresentação, pois colocar dados desnecessários só fará ficar confuso e perderá a meta principal, que seria a oportunidade de uma tomada de decisão eficaz e rápida.

Pense no design dos gráficos e afins

Para entendimento de como fazer um relatório, primeiro deve saber como ele é formado. Suas noções básicas são as visualizações, caixa de texto e imagens autônomas. Entre o início e a página de resultados em si, há diversas formatações disponíveis.

Às vezes, acrescentar visuais com estatísticas impactantes é algo muito tentador, mas se não forem de acordo com o que o negócio pede, será inutilizável, podendo gerar distração e desinteresse. 

Veja o formato

É interessante estudar e analisar friamente o cliente e, assim, criar uma linguagem adequada e que se enquadre no grau de conhecimento dele, ou seja, as informações serão recebidas de forma discreta e imperceptível, como se fossem parte de seu mundo.

Se seu relatório é voltado para um CEO (Chief Executive Officer), os dados deverão ser mais completos e bem estruturados, contendo tópicos, como índices, gráficos, capítulos e conclusões. Mas, se a missão é demonstrar taxas de vendas, pode ser feita apenas uma tabela demonstrando itens básicos e simples.

Quais são os tipos de relatórios indispensáveis?

Agora mostraremos quais os tipos de relatórios gerenciais que sua empresa não pode deixar de ter. Acompanhe!

Fluxo de caixa

Este apresenta toda quantia que foi recebida e retirada da companhia em determinado período que o profissional desejar analisar.

Tem o objetivo principal de orientação dos colaboradores em tomar atitudes de investimentos ou arrecadação de fundos. Pode acontecer de precisar de um empréstimo, moldar estratégias e, caso tiver alguma sobra no caixa, promover treinamentos para a equipe.

Financeiro

É necessário e usado para que se analise a situação que realmente a corporação se encontra, trazendo dados e informações do balanço patrimonial, fluxo de caixa em alguns casos, entre outros. Analisa a empresa como um todo, desde obrigações básicas até investimentos e impostos que foram quitados.

Para maior eficiência nesses demonstrativos, recomenda-se a utilização de indicadores de desempenho, como ROI (Retorno sobre Investimentos), nível de endividamento, ticket médio e até DRE (Demonstração do Resultado do Exercício). Isso tornará tudo muito mais nítido para a percepção dos gestores.

Vendas

Independentemente da empresa que estiver inserido, ela sobrevive de vendas, seja de um produto ou de um serviço. Em termos gerais, isso possibilita aos responsáveis o acompanhamento e questões como:

• o desempenho dos colaboradores/vendedores;
• os padrões de comportamento da clientela;
• a validação do processo de vendas (ou seja, aquelas que não têm devoluções ou reclamações e atendem ao exato desejo do consumidor).

Produtividade

Se faz necessário quando se precisa saber a ocorrência de qualquer queda na produção, mesmo mínima. Por isso, pode ser avaliada a quantidade de demanda que foi entregue no mês, destaque de funcionários e, não menos importante, as lacunas a serem consertadas.

Tem a função acessória de incentivo aos colaboradores da companhia a se destacarem e também trabalha no intuito de saber o tempo certo de aplicar treinamentos ou pesquisas internas para capacitação e harmonia da equipe.

Contabilidade

Já de início, esse tipo de relatório evita que a empresa tenha problemas com o fisco da Receita Federal, independentemente se optarem pelo Simples Nacional ou não. Eles apresentam demonstrativos contábeis, informações úteis no que diz respeito à administração financeira e verificam se os impostos foram pagos da maneira certa.

Geralmente, esse relatório é feito juntamente ao setor financeiro, mesmo contendo dados diferentes, pois fica mais prático e fácil de entender e tomar as decisões corretas.

Quais ferramentas podem ser utilizadas para executar essa tarefa?

Existem diversas tecnologias disponíveis que, além de ajudar a automatizar rotinas importantes na empresa, permitem criar relatórios gerenciais e melhorar a tomada de decisão. Confira as principais delas nos próximos tópicos.

ERP

O Enterprise Resource Planning — ou Planejamento de Recursos Empresariais, em português — é um sistema de gestão integrada que automatiza e permite o controle de diversas áreas do negócio em apenas uma ferramenta.

Isso quer dizer que você passa a ter informações financeiras, contábeis, de logística, recursos humanos, entre outras, em um só lugar. O mesmo serve para os relatórios dos desempenhos dos processos, que podem ser gerados no software.

CRM

O Customer Relationship Management — ou Gestão do Relacionamento com o Cliente, em português — é um software mais voltado para as áreas comercial e de marketing.

Por meio dele, é possível criar e identificar os perfis dos clientes e elaborar ações mais eficazes, entendendo melhor quais são as necessidades e expectativas dos consumidores. Nesse sentido, é o relatório que indica a situação atual e qual é o melhor caminho a ser percorrido.

BI

O Business Intelligence — ou Inteligência de Negócios — é muito mais do que uma ferramenta, como muitas pessoas imaginam. Ele depende de softwares para entregar o valor prometido, mas se trata de uma série de processos que visam entregar as informações adequada, para as pessoas certas, no momento oportuno.

Usar a inteligência de negócios é apostar em processos como:

• coleta de dados;
• organização;
• análise;
• ação e monitoramento para tomar melhores decisões e saber se os investimentos feitos estão trazendo bons resultados.

Isso quer dizer que ele contribui para a correta organização e análise dos dados, além da elaboração de planos de ação e monitoramento dos resultados — apontando para a necessidade de redirecionar a estratégia, se necessário.

Como pudemos perceber, o relatório gerencial leva ao destinatário um conjunto grandioso de informações essenciais e fundamentais para a organização, sob diversos aspectos. Então, é imprescindível que sejam feitos corretamente, garantindo uma tomada de decisão e criação de estratégias embasadas em dados sólidos e confiáveis.

Gostou de saber como fazer um relatório gerencial? Quer saber melhor como o BI pode auxiliar no crescimento do seu negócio? Então entre em contato conosco agora mesmo, fale com um de nossos especialistas e tire todas as suas dúvidas!