A importância de se aplicar o controle de dados no setor financeiro

Manter um controle de dados ativo no departamento financeiro de uma empresa é fundamental para garantir a saúde do negócio. Esse setor é afetado e afeta diretamente todos os outros, já que oscilações financeiras podem causar transtornos em toda a empresa e analisar todos os dados que entram ou saem é imprescindível para a tomada de decisões.

Por outro lado, perde-se muito tempo coletando dados (muitas vezes imprecisos) e no final há pouco empenho do setor financeiro na análise de toda essa informação, o que acaba tirando a eficiência da estratégia. Para evitar que isso ocorra, muitas empresas têm aliado o BI (ou Inteligência Empresarial) ao controle de dados.

Os benefícios desse tipo de análise são tão amplos que dedicamos este post todo para isso. Continue a leitura e entenda como a Inteligência Empresarial potencializa o controle de dados e quais são os benefícios obtidos por empresas que utilizam essa metodologia. Boa leitura!

O que é Inteligência Empresarial

Para que o restante do texto faça sentido, é importante que o conceito de BI esteja bem claro em sua mente, por isso, este primeiro tópico tem o objetivo de explicar o que é e para que serve essa tecnologia de coleta e análise de informação.

Inteligência Empresarial nada mais é do que uma ferramenta capaz de coletar, organizar, compartilhar e monitorar informações que serão utilizadas pelo setor financeiro para traçar novas estratégias mercadológicas. Isso é possível graças à união de metodologias, processos e teorias estruturadas tecnologicamente.

As informações são apresentadas em dashboards de negócio com indicadores escolhidos pelos usuários para realizar as análises necessárias de forma rápida e com todos os dados integrados em um único local, além disso, toda a informação extraída fica contida na própria ferramenta.

A importância de manter o controle de dados no departamento financeiro de uma empresa

Garantir a saúde financeira de um negócio é uma tarefa crucial para a perenidade dele no mercado, além de alcançar bons resultados. Para que isso seja possível, deve-se realizar o controle dos dados do setor — principalmente dos que são essenciais para a estratégia empresarial.

Existe um jargão conhecido na área de administração que diz que “não se gerencia aquilo que não se mede”. Em outras palavras, é praticamente impossível para um gestor conseguir tomar decisões acertadas sem contar com uma base de dados sólida e confiável que vai gerar análises adequadas.

Isso quer dizer que fica mais fácil passar por um processo decisório efetivo quando se tem um conjunto de informações relevantes sobre os processos e seus resultados. Nesse contexto, o gestor pode planejar melhor as próximas ações (e estratégias) no que diz respeito a investimentos, financiamentos e redução de custos, por exemplo.

Como esse controle pode ser feito

Antes de pensar em controle de dados, é preciso garantir que as tarefas mais corriqueiras estão sendo executadas e controladas da forma adequada — como é o caso do fluxo de caixa. Assim, garante-se que as análises serão feitas com base em informações acertadas e confiáveis.

Com isso, é preciso definir quais dados são realmente relevantes para a estratégia. Do contrário, corre-se o risco de monitorar diversas informações que não levam a lugar algum — e só acumulam mais tarefas que não agregam valor para a área.

Outro aspecto importante, que vale a pena citar, é o uso de tecnologias e ferramentas que contribuem para otimizar esse trabalho de controle e análise dos dados. Sistemas de gestão mais inteligentes, aliados ao BI, são fundamentais para o sucesso desse trabalho.

Essas soluções contribuem para automatizar os processos, aumentar a produtividade, reduzir custos, diminuir a quantidade de erros (e a necessidade de retrabalho) e, sobretudo, a gerar relatórios gerenciais que serão fundamentais para o controle de dados e a realização de análises.

Além disso, existem algumas informações que devem ser acompanhadas para auxiliar nessas tarefas. Entre as principais:

• custos empresariais;

• endividamento;

• lucratividade;

• rentabilidade;

• previsão de demanda;

• questões internas que impactam os resultados (inflação, juros, câmbio, entre outras).

A partir daí, torna-se possível estabelecer as métricas para o setor e, com base nelas, definir os indicadores de desempenho que devem ser acompanhados (explicaremos melhor quais deles precisam ser monitorados mais adiante).

Tudo isso já contribui para criar uma cultura de gerar, controlar e analisar os dados que são gerados no dia a dia, usando isso para otimizar o processo decisório e adotar melhorias que ajudam a chegar em resultados cada vez mais satisfatórios.

A relação entre controle de dados e aumento de produtividade

Antes de a tecnologia de BI ser uma realidade nas empresas, era comum que analistas levassem horas e, talvez, dias coletando dados, para depois elaborarem relatórios gerenciais infindáveis e pouco esclarecedores. Ainda havia o fato de que uma parte desse relatório poderia estar incorreta, já que as pessoas são suscetíveis a erros e o levantamento das informações era operacional.

Com a Inteligência Empresarial, os colaboradores passaram a se dedicar mais às interpretações dos dados coletados pela ferramenta, auxiliando, por meio delas, outros setores a tomarem decisões mais efetivas em relação aos objetivos esperados. O setor financeiro, por exemplo, identifica por meio das análises quais produtos ou serviços são mais rentáveis, agregam mais valor etc. e, assim, busca o aumento de receita para a empresa.

O tempo perdido anteriormente na captura de dados, agora pode ser investido na análise de informação, realização de testes comparativos e reuniões para decidir quais serão os próximos passos em relação às metas.

Além disso, com a automatização dos processos, consegue-se reduzir a maior parte do trabalho realizado manualmente — o que deixa os processos mais suscetíveis a erros e, consequentemente, geram a necessidade de retrabalhos.

Na prática, isso quer dizer que as pessoas conseguem produzir mais e melhor, com menos tempo hábil. Esse ganho de eficiência está ligado ao aumento da produtividade e a melhorias na gestão do setor, além da otimização dos resultados para a empresa como um todo.

Vantagens do controle de dados para o setor financeiro

Com o BI integrado ao controle de dados, o setor financeiro passa a ter uma posição muito mais estratégica na empresa. Ao utilizar dados integrados consistentes, relatórios gerenciais e análises extraídas diretamente da ferramenta de Inteligência Empresarial, o departamento consegue obter uma visão mais ampla em relação aos próximos passos que precisam ser tomados, podendo auxiliar inclusive outras áreas da empresa.

O melhor de tudo é que com a tecnologia de Inteligência Empresarial as informações são coletadas de forma automatizada, rápida e precisa. Não há mais a necessidade de coletar informações manualmente em diversos arquivos que não integram entre si.

A ferramenta coleta, por conta própria, os dados dos softwares de gestão e transforma tudo em conteúdo aplicável nas estratégias de expansão. Dessa forma, as chances de erros são bem menores e os dados muito mais precisos.

Além disso, o setor financeiro consegue estudar as causas de problemas do departamento mais a fundo, encontrando soluções e propondo estratégias de atuação e prevenção de adversidades futuras. As análises dos cenários orçamentários permitem a esse setor mais propriedade para tomar decisões relacionadas a investimentos e desenvolvimentos de serviços.

Empresas que controlam tudo o que acontece internamente não correm o risco de levar sustos no fim do mês. O desempenho da corporação é avaliado diariamente e as fraquezas podem ser fortalecidas sem que o período precise terminar, tudo é remediado instantaneamente.

Os indicadores avaliados por um sistema de inteligência empresarial

Ao realizar o controle de dados com base em informações obtidas por meio de uma ferramenta de BI, é possível identificar três níveis de informações: as de cunho econômico, financeiro e de investimento. Entenda um pouco melhor sobre cada uma delas.

Indicadores econômicos

São indicadores que mostram o quanto tudo o que está sendo produzido e comercializado contribui para a saúde financeira do negócio. Margem de contribuição, ticket médio e lucratividade são alguns dos dados coletados. Vale lembrar que uma plataforma de BI pode cruzar essas informações e realizar, por exemplo, o cálculo do indicador de margem de contribuição.

Indicadores financeiros

Esse indicador avalia como anda o caixa da empresa e de que forma o dinheiro entra e sai. Nessa etapa é possível avaliar faturamento, indicadores de liquidez, prazos de pagamento e recebimento, além do saldo de caixa. Os resultados apresentados no tópico anterior podem ser parecidos com o desse, mas a ótica em que estão sendo analisados é diferente.

Indicadores de investimento

São informações que podem auxiliar na tomada de decisão em relação às possibilidades de investimentos, quais devem ser priorizados e quanto a empresa deve dispor para cada um deles. Alguns exemplos de dados que podem ser obtidos por meio desses indicadores são:

• valor presente líquido;

• taxa interna de retorno;

• tempo de recuperação do investimento;

• índice de benefício do custo;

• retorno sobre o investimento.

Com toda essa informação em mãos, os profissionais do setor Financeiro poderão traçar novos planos e criar estratégias em conjunto com a liderança. O que pode ser melhorado? Quais departamentos podem contribuir para as mudanças? É hora de partir para a ação!

Como integrar o controle de dados com BI no setor Financeiro

O primeiro passo é identificar se os dados da empresa estão sendo armazenados em softwares e de que forma estão sendo inseridos. Os departamentos inserem todas as informações ou algo fica de fora? É muito importante garantir que os sistemas de BI sejam devidamente alimentados com o máximo de informações financeiras possíveis.

Para isso é importante que todo o departamento Financeiro entenda o que é Inteligência Empresarial e quais são os benefícios obtidos por ela, para que se sintam engajados a contribuir.

Por fim, a liderança deve definir quem coletará qual dado, inclusive quem serão os responsáveis pelas informações sigilosas e como será realizada a integração entre eles. A ideia é evitar que a mudança afete a rotina da empresa. Por isso, a transição deve ser realizada de forma gradativa.

Manter o controle de dados ativo é essencial para aprimorar o desempenho financeiro de uma empresa. Tudo o que acontece precisa ser analisado para que se encontre pistas sobre quais serão os próximos passos a serem tomados, mas perder muito tempo para coletar tais informações pode reduzir a eficácia da estratégia. Por isso, é importante contar com a Inteligência Empresarial a fim de potencializar a estratégia e garantir dados mais precisos e confiáveis.

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